Senior Document Controller

SETS International; Medina; On-site; SAR 150,000 - 200,000; Full time

Job summary

Ein innovatives Unternehmen sucht einen erfahrenen Senior Document Controller, der die Verantwortung für die Entwicklung und Pflege von Dokumentationssystemen übernimmt. In dieser Schlüsselrolle sind Sie für die Erstellung von Klassifizierungsrichtlinien, das Management von Dokumenten und die Gewährleistung der Einhaltung von Verfahren verantwortlich. Sie werden eng mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um die Genauigkeit und Zugänglichkeit aller projektbezogenen Dokumente sicherzustellen. Wenn Sie eine Leidenschaft für Dokumentenmanagement und eine ausgeprägte Detailgenauigkeit haben, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.

Qualifications

• 5-10 Jahre Erfahrung in der Dokumentenverwaltung und Informationssystemen.
• Microsoft Office Specialist-Zertifizierung erforderlich.

Responsibilities

• Entwicklung und Pflege einer spezialisierten Datenbank für Dokumente.
• Überwachung der Verfahren zur Dokumentenbewahrung und -wiederherstellung.

Skills

Document Management

Information Systems

Arabic Language Proficiency

English Language Proficiency

Education

Bachelor's Degree

Tools

Microsoft Office

Document Management Systems

Job description

SETS is on the look for a Senior Document Controller to join its Center of Excellence Department in Madinah. The jobholder reports to the Document Management Department Head.

Responsibilities:

1. Prepares and develops manuals for classifying documents and manuscripts based on content, and participates in classification and coding procedures.
2. Develops and maintains a specialized database for documents and manuscripts, ensuring it is user-friendly and regularly updated.
3. Prepares reports and documents, offers recommendations, and ensures proper storage in compliance with policies.
4. Monitors the procedures for document preservation and restoration.
5. Develops and oversees a system for lending and using documents, continuously improving it.
6. Manages the document control system to ensure accuracy, completeness, and accessibility.
7. Ensures proper filing and tracking of all project-related documents, including contracts and reports, and coordinates timely submission across departments.
8. Implements document control procedures and conducts audits to ensure compliance and address discrepancies.
9. Manages the archiving and retrieval of historical documents and assists with project audit documentation.

Minimum Requirements:

1. Bachelor's degree from an accredited university.
2. Minimum of 5 to 10 years of experience in document management/information systems.
3. Microsoft Office Specialist (MOS) from Microsoft.
4. Document Management Systems.
5. Proficiency in spoken and written Arabic.
6. Proficiency in spoken and written English.