Program Assistant

كلية البترجي للعلوم الطبية والتكنولوجيا; معهد تدريب المديرية العامة للسجون بالمنطقة الشرقية; On-site; SAR 120,000 - 150,000; Full time

Job summary

تبحث كلية البترجي للعلوم الطبية والتكنولوجيا عن مساعد برنامج للمساعدة في برنامج ممارسة الطب العام. المسؤوليات تشمل التنسيق الإداري والتواصل مع الطلاب والجهات الخارجية، مع التركيز على ضمان سير العمليات اليومية بشكل سلس. المتطلبات تشمل درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة الصحة، بالإضافة إلى مهارات تواصل وإدارة قوية.

Qualifications

• درجة البكاليوس من جامعة معترف بها.
• مهارات اتصالات قوية.
• إدارة جيدة للمهام مع اهتمام بالتفاصيل.

Responsibilities

• تنسيق الأنشطة وتسهيل التواصل بين الطاقم والطلاب.
• إدارة الوثائق والتأكد من دقتها.
• التعامل مع الطلبات الشرائية والتنسيق مع القسم المعني.

Skills

إدارة المهام الإدارية

التواصل الكتابي والشفوي

التنوع والشمولية

مهارات بناء العلاقات

التنظيم وإدارة الوقت

حل المشكلات

إتقان مجموعة Microsoft Office

التحدث بالإنجليزية والعربية

Education

درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة الصحة

Job description

The Program Assistant will support the General Medicine Practice program by providing comprehensive administrative and logistical assistance. This role includes coordinating program activities, facilitating communication between faculty and students, managing documentation, and ensuring smooth day-to-day operations of the program.

Key Responsibilities:

• Ensure all required approvals are obtained for program-related requests as directed by the Head of Program.
  

• Maintain accurate and up-to-date records of program activities and ensure timely data entry into relevant systems.
  

• Manage purchasing requests for the program and coordinate with the Purchasing Department accordingly.
  

• Receive and handle all answered exam sheets for quizzes, final exams, and re-sit exams, ensuring proper tracking and confidentiality.
  

• Uphold security and integrity across all program practices and assessments.
  

• Monitor departmental correspondence, receive and respond to emails, and direct communications to relevant parties.
  

• Coordinate logistics and communication with training sites and external stakeholders.
  

• Act as the primary point of contact for program students, addressing inquiries and processing their requests.
  

• Initiate and maintain contact with external entities for potential collaboration opportunities.
  

• Collaborate and coordinate with internal departments and college units to support program operations.
  

  
  
  
  

Requirements

Education:

• Bachelor's degree in Business Administration, Health Administration, or a related field from a recognized university.
  

Skills and Competencies:

• Proven ability to manage administrative tasks efficiently and with attention to detail.
  

• Strong verbal and written communication skills.
  

• Demonstrated commitment to diversity and inclusion.
  

• Excellent interpersonal and relationship-building skills.
  

• High level of organization and time management.
  

• Strong problem-solving and troubleshooting abilities.
  

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  

• Fluency in both English and Arabic is preferred.