Executive Assistant

مستشفى دار الشفاء - Dar Alshefa Hospital; Riyadh; On-site; SAR 150,000 - 200,000; Full time

Job summary

يبحث مستشفى رائد في الرياض عن مساعد تنفيذي لتقديم دعم إداري رفيع المستوى للمديرين التنفيذيين، وضمان العمليات السلسة وإدارة الوقت بكفاءة. يتطلب المرشح المثالي مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على التعامل مع معلومات حساسة. يتولى المرشح مسؤوليات متعددة تشمل إعداد الوثائق، تنظيم الاجتماعات، وإدارة المراسلات.

Qualifications

• مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة.

Responsibilities

• تجهيز وتحرير المراسلات والتقارير والعروض.
• تنظيم وصيانة الملفات والسجلات وقواعد البيانات.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والمعنيين.

Job description

The executive assistant provides high-level administrative support to senior executives, ensuring smooth operations and efficient time management. This role requires exceptional organizational skills, discretion, and the ability to handle confidential information. The ideal candidate will be proactive, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

• Prepare and edit correspondence, reports, and presentations.
• Organize and maintain files, records, and databases.
• Serve as the primary point of contact between executives and internal/external stakeholders.
• Screen and direct phone calls, emails, and other communications.
• Draft and proofread business documents, memos, and emails.
• Arrange and prepare materials for meetings, including agendas and minutes.
• Coordinate logistics for executive meetings, conferences, and corporate events.
• Assist in special projects, research, and data analysis as needed.
• Track deadlines, follow up on action items, and ensure timely completion of tasks.
• Handle sensitive information with professionalism and confidentiality.
• Maintain a high level of integrity in all interactions.
• Manage executives’ calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.