Document Controller

Transit petroleum services company; Riyadh; On-site; SAR 150,000 - 200,000; Full time

Job summary

شركة خدمات لوجستية في الرياض تبحث عن مسؤول توثيق المستندات لإدارة وأرشفة الملفات والمستندات. يجب أن يتمتع المتقدم بخبرة لا تقل عن عامين في إدارة الوثائق، وأن يكون ملماً بأنظمة إدارة الوثائق ومهارات التواصل. توفر الشركة بيئة عمل احترافية لتسهيل الوصول إلى المعلومات وحماية الملفات الحساسة.

Qualifications

• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال إدارة الوثائق أو الأرشفة.
• إجادة استخدام أنظمة إدارة الوثائق والبرامج المكتبية.
• معرفة جيدة بسياسات وإجراءات الأرشفة وحماية المعلومات.

Responsibilities

• حفظ وأرشفة جميع العقود والمستندات.
• إدخال وتسجيل الوثائق في النظام الرقمي وتصنيفها.
• مراجعة وتحديث الملفات بشكل دوري.

Skills

مهارات تنظيمية ممتازة

مهارات تواصل جيدة

قدرة على العمل تحت الضغط

Education

شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة

Tools

نظم إدارة الوثائق (DMS)

برامج MS Office

Job description

مسؤول توثيق المستندات (Document Controller)

وصف الوظيفة:

نبحث عن مسؤول توثيق المستندات (Document Controller)

يتمتع بمهارات عالية في إدارة وأرشفة الملفات والمستندات، ويكون مسؤولاً عن حفظ العقود والوثائق والملفات السرية الخاصة بالشركة، سواءً بنسخها الورقية أو الرقمية، بما يضمن سهولة الوصول إليها وسريتها التامة.

سيكون المرشح المثالي هو الشخص الذي يملك القدرة على تنظيم الملفات بدقة، والعمل وفق سياسات وإجراءات واضحة، وضمان حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به.

المسؤوليات الرئيسية:

• حفظ وأرشفة جميع العقود والمستندات الرسمية والسرية الخاصة بالشركة.
• إدخال وتسجيل الوثائق في النظام الرقمي المعتمد وتصنيفها وفق معايير واضحة.
• حفظ النسخ الورقية في أماكن مؤمنة ومراقبة الوصول إليها.
• مراجعة وتحديث الملفات بشكل دوري وإزالة الملفات المنتهية الصلاحية وفق سياسات الشركة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة للحصول على نسخ أصلية من المستندات وضمان حفظها.
• إعداد تقارير دورية عن حالة الأرشيف والوثائق.
• ضمان الالتزام التام بإجراءات السرية والحوكمة.

المؤهلات المطلوبة:

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة، نظم المعلومات، أو تخصص مشابه.
• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال إدارة الوثائق أو الأرشفة.
• إجادة استخدام أنظمة إدارة الوثائق (DMS) والبرامج المكتبية مثل MS Office.
• معرفة جيدة بسياسات وإجراءات الأرشفة وحماية المعلومات.
• قدرة عالية على التعامل مع المستندات السرية والحفاظ على سريتها.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية ممتازة ودقة عالية في العمل.
• الالتزام بالمواعيد النهائية والعمل تحت الضغط.
• مهارات تواصل جيدة مع مختلف الأقسام.
• النزاهة والالتزام التام بالسرية.
• الإلمام بإجراءات النسخ الاحتياطي الرقمي وحفظ الملفات الآمن.

مكان العمل: المقر الرئيسي – [الرياض]

Document Controller

Job Description:

We are looking for a Document Controller with strong skills in managing and archiving files and documents. The role involves maintaining the company’s contracts, official documents, and confidential files—both in physical and digital formats—ensuring easy accessibility and complete confidentiality.

The ideal candidate will be highly organized, follow clear policies and procedures, and ensure sensitive information is protected from unauthorized access.

Key Responsibilities:

• Store and archive all company contracts, official documents, and confidential records.
• Enter and register documents in the approved digital system and classify them according to clear standards.
• Secure physical copies in protected storage with controlled access.
• Review and update files regularly, removing expired documents according to company policies.
• Coordinate with departments to obtain and archive original copies of documents.
• Prepare periodic reports on the archive and document status.
• Ensure full compliance with confidentiality and governance procedures.

Qualifications:

• Diploma or Bachelor’s degree in Administration, Information Systems, or a related field.
• Minimum 2 years of experience in document control or archiving.
• Proficiency in Document Management Systems (DMS) and MS Office applications.
• Good knowledge of archiving procedures and information protection policies.
• Strong ability to handle confidential documents.

Required Skills:

• Excellent organizational skills and high attention to detail.
• Ability to meet deadlines and work under pressure.
• Good communication skills across departments.
• Integrity and full commitment to confidentiality.
• Knowledge of digital backup and secure file storage procedures.

Projects Assistant - Document Controller