Administrative Assistant

Shanshi Shandu alBahr alAhmar For Manufacturing Company; Jeddah; On-site; SAR 120,000 - 150,000; Full time

Job summary

تبحث شركة تصنيع متخصصة في الأبواب الخشبية وخزائن المطابخ عن مساعد إداري موثوق لدعم العمليات الإدارية. سيعمل المتقدم السعودي على تنسيق الاجتماعات، تنظيم الوثائق، وتقديم الدعم للأقسام المختلفة مع استخدام مهاراته في اللغة الإنجليزية.

Qualifications

• خبرة سابقة كمساعد إداري أو دور مشابه مفضل.
• المتقدم سعودي الجنسية.
• المستوى الأساسي إلى المتوسط في اللغة الإنجليزية.

Responsibilities

• القيام بأعمال إدارية وكتابية عامة.
• تنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات.
• دعم قسم الموارد البشرية في سجلات الموظفين.

Skills

إجادة اللغة الإنجليزية

مهارات تنظيمية قوية

القدرة على العمل ضمن فريق

Tools

مايكروسوفت أوفيس

Job description

Job Title: Administrative Assistant

المسمى الوظيفي: مساعد إداري

Location: Jeddah, Saudi Arabia

الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية

Department: Administration / Office Management

القسم: الإدارة / إدارة المكتب

Reports To: Office Manager / General Manager

التبعية: مدير المكتب / المدير العام

Nationality Requirement: Saudi National (Male/Female)

متطلب الجنسية: سعودي الجنسية (ذكر / أنثى)

Job Summary

ملخص الوظيفة

We are a manufacturing company specializing in wooden doors, kitchen cabinets, and bricks, seeking a reliable and detail-oriented Administrative Assistant to support our daily office operations.

نحن شركة تصنيع متخصصة في الأبواب الخشبية، خزائن المطابخ والطوب، نبحث عن مساعد إداري موثوق ومنظم لدعم العمليات الإدارية اليومية في المكتب.

The ideal candidate will be a Saudi national with good English communication skills and a proactive approach to administrative work.

يجب أن يكون المتقدم سعودي الجنسية، ويجيد اللغة الإنجليزية بشكل جيد، ولديه أسلوب عملي ومبادر في أداء المهام الإدارية.

Key Responsibilities

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• Perform general administrative and clerical duties (filing, typing, copying, scanning, etc.)
• القيام بالأعمال الإدارية والكتابية العامة (مثل الأرشفة، الطباعة، النسخ، المسح الضوئي، إلخ)
• Answer phone calls and handle email correspondence in a professional manner
• الرد على المكالمات الهاتفية ومعالجة المراسلات البريدية بشكل احترافي
• Coordinate schedules, meetings, and travel arrangements when needed
• تنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات وترتيبات السفر عند الحاجة
• Assist with document preparation, including purchase orders, invoices, and delivery notes
• المساعدة في إعداد الوثائق مثل أوامر الشراء، والفواتير، وسندات التسليم
• Maintain office supplies and coordinate with suppliers for replenishment
• متابعة مخزون مستلزمات المكتب والتنسيق مع الموردين لتجديدها
• Organize and maintain filing systems for production, HR, and logistics documents
• تنظيم وحفظ ملفات الإنتاج والموارد البشرية واللوجستيات
• Assist HR with employee records and basic onboarding procedures
• دعم قسم الموارد البشرية في سجلات الموظفين وإجراءات التوظيف الأولية
• Provide administrative support to factory and sales departments when necessary
• تقديم الدعم الإداري لأقسام المصنع والمبيعات عند الحاجة

Skills

Requirements

المتطلبات

• Saudi National (mandatory)
• سعودي الجنسية (شرط أساسي)
• Basic to intermediate proficiency in spoken and written English
• إجادة اللغة الإنجليزية (مستوى أساسي إلى متوسط) تحدثاً وكتابة
• Previous experience as an administrative assistant or similar role preferred
• يفضل وجود خبرة سابقة في وظيفة مساعد إداري أو وظيفة مشابهة
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، أوتلوك)
• Strong organizational and multitasking skills
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على أداء مهام متعددة
• Ability to work independently and as part of a team
• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق
• Honest, dependable, and able to handle confidential information responsibly
• الصدق والانضباط والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية

Preferred Qualifications

المؤهلات المفضلة

• Prior experience in a manufacturing or industrial environment
• خبرة سابقة في بيئة تصنيع أو صناعية
• Familiarity with basic accounting or HR processes is a plus
• الإلمام بالمحاسبة الأساسية أو عمليات الموارد البشرية يعتبر ميزة إضافية
• Ability to communicate in Arabic and English with international staff and clients
• القدرة على التواصل باللغتين العربية والإنجليزية مع الموظفين والعملاء الدوليين