Global Administrative & Project Coordinator (w/m/x)

Unser Klient ist ein eigentümergeführtes, pharmazeutisches Unternehmen, das weltweit verschreibungspflichtige Originalpräparate für Fachärzt*innen anbietet, weiterentwickelt und über strategische Zukäufe stetig wächst. Über seine Zentrale in Wien wird sein etabliertes Netzwerk zur Herstellung und zum Vertrieb seiner Produkte gesteuert. Das Unternehmen wird von seinen zwei Gründern und einem Team von erfahrenen Expert*innen geführt. Diese haben sich das Ziel gesetzt, die langfristige Verfügbarkeit seiner Produkte sicherzustellen, diese zum Wohle von heutigen und zukünftigen Patient*innen weiterzuentwickeln und weltweit zu liefern.

Aufgrund der außerordentlichen Dynamik und des fortlaufenden Wachstums unseres Klienten suchen wir ab sofort zur proaktiven und eigenständig koordinierenden Unterstützung des Vice Presidents-Teams / ausgewählter Vice Presidents eine fokussierte, engagierte und positionsrelevant erfahrene Verstärkung im Headquarter-Team als

Vollzeit

• Eigenständige Unterstützung der definierten Vice Presidents (VPs) / des Headquarter (HQ)-Managements in allen organisatorischen, administrativen und fachlichen Belangen
• Kommunikationsschnittstelle der VPs / des HQ-Managements zu den jeweiligen internen und externen Stakeholdern
• Eigenständiges und proaktives Management und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen mit globalem Outreach
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von (Management-) Präsentationen, Protokollen & Reports (v.a. auf Englisch)
• Wahrnehmung von Koordinations- und Informationsaufgaben (Recherche, Sammlung und Aufbereitung relevanter geschäftsbezogener Informationen)
• Vorbereitung der Lohnverrechnung / Rechnungsbelege-Management für eine definierte Personengruppe inklusive Eingabe in SAP
• Selbstständige Definition und Betreuung interner administrativer Abläufe sowie Abwicklung / Initiierung und Koordinierung von definierten / ausgewählten Projekten und Events
• Mitarbeit und Unterstützung bei positionsrelevanten Tätigkeiten wie internen Schulungen
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den definierten Abteilungen (u.a. mit dem Quality-RA-PV- sowie dem Supply Chain Team)
• Mindestens Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem global tätigen Life Science- / Pharma-Unternehmen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, FH, Uni, etc.)
• Ausgeprägte Zahlenaffinität gepaart mit unternehmerischem Denken
• Vorausschauendes Organisationstalent mit Blick fürs Ganze sowie Freude, eigeninitiativ und eigenständig arbeiten zu dürfen und zu müssen
• Hohes Maß an zeitlicher Flexibilität sowie sehr hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft
• Englisch und Deutsch mit hohem Sprachgefühl auf muttersprachlichem Niveau
• Sehr hohe IT-Affinität / -Kompetenz und sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (u.a. MS Word, Excel, Power Point) ; SAP-Know-how wünschenswert
• Loyalität, Eigenverantwortung und -Engagement, Korrektheit sowie exakte, strukturierte Arbeitsweise und Sensibilität beim Umgang mit vertraulichen Informationen zeichnen Sie aus
• Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit mit langem Atem und sorgfältiger, umsichtiger sowie eigenständiger und ergebnisorientierter Arbeitsweise
• Als Teamplayer*in haben Sie darüber hinaus einen ausgeprägten Wunsch nach einem dynamischen Arbeitsumfeld und kultureller Diversität
• Und bei aller Seriosität: Sie lachen liebend gerne!
• Ihre Position ist eine neugeschaffene: vielseitig, abwechslungsreich, eigen-verantwortungsvoll; mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten und Gestaltungsspielraum
• Sie arbeiten Seite an Seite mit den Eigentümern in einer dynamischen, pragmatischen Unternehmenskultur mit Zukunftsperspektive, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen; Sie haben die Möglichkeit, gemeinsam zu wachsen und am Erfolg (u.a. individueller Jahresbonus als variabler Gehaltsbestandteil) teilzuhaben
• Ihr Arbeitgeber ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit vielversprechenden Projekten
• Darüber hinaus sind Sie laufend in Kontakt mit Expert*innen auf weltweiter Ebene
• Unser Klient mit Start Up-Dynamik bietet für diese unternehmens- und erfolgsrelevante Position mit Einstufung auf „Manager“-Level eine kompetitive Bezahlung von rund EUR . (Jahresbruttogehalt) - abhängig von Ihrer positionsrelevanten Qualifikation und Erfahrung
• Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen (u.a. Tage Urlaub, Vertrauensarbeitszeit, Büro- und Smart Working, Essensgutscheine u.a.)
• Sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung im Herzen von Wien
• Ein motivierendes Arbeitsklima in einem globalen Team: ein ausgeprägtes Teamgefühl mit hoher Wertschätzung und gelebtem Miteinander warten auf Sie / auf dich!

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Ihre Ansprechpartnerin, Mag. Birgit Wandrak - , wird sich nach Erhalt der Unterlagen sehr gerne mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir bitten Sie, uns bei einer DSGVO-konformen Bearbeitung Ihrer Dokumente zu unterstützen und von einer E-Mail-Bewerbung abzusehen.