Assistent/in (Office Management) - Hochbau

Tätigkeiten

• Als Assistenz und Office-Leitung der Hochbauabteilung verwalten Sie Angebote und Aufträge in administrativer Hinsicht. Dazu zählen unter anderem Kostenstellenmeldungen sowie das Anlegen und Archivieren der Angebotsunterlagen für die Kalkulation.
• Sie übernehmen die professionelle, sichere und verlässliche Korrespondenz mit allen Projektbeteiligten, darunter Planer, Ausschreiber, Auftragnehmer, Behörden, Subunternehmer und Lieferanten. Sie sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss im Rahmen der Angebotsbearbeitung.
• Zu Ihren Aufgaben gehört das Abrufen von Ausschreibungen über Vergabeplattformen, die Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Referenzen für die Angebotsabgabe, die digitale oder persönliche Einreichung der Angebote sowie die Führung einer Statistik über Angebotsergebnisse.
• Die administrative Verwaltung des Personals, einschließlich An- und Abmeldungen, der Meldung von Bauarbeiten an Behörden sowie der Entsendung von Personal ins Ausland, zählt ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich. Zudem erstellen Sie BUAK-Meldungen und Baustellenmeldungen an öffentliche Stellen.
• Sie kümmern sich um die organisatorische und administrative Unterstützung der Gruppen- und Bauleitungen, die Erstellung von Besprechungsprotokollen sowie die Koordination von Terminen und die Organisation von Jour-Fixe-Terminen und Veranstaltungen.
• Sie übernehmen die digitale Rechnungsprüfung anhand von Lieferscheinen und Rahmenvereinbarungen.
• Zudem unterstützen Sie bei der Erstellung von Aufträgen für Subunternehmer und Lieferanten.

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder AHS Matura von Vorteil
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und genaue Arbeitsweise
• Resilienz und ein gesundes Maß an Selbstorganisation
• Kommunikative Persönlichkeit

WIR BIETEN

Das KV-Mindestbruttogehalt für diese Position beträgt € 2.716,- (auf Vollzeitbasis). Ihr tatsächliches Gehalt hängt von Ihren Qualifikationen und Ihrer Berufserfahrung ab und kann darüber liegen.

SWIETELSKY schätzt Vielfalt, mehr dazu hier.