ADMINISTRATIVE ASSISTANT (m/w/d) - Unterstützung des Back und Front Office Teams

ADMINISTRATIVE ASSISTANT (m/w/d) - Unterstützung des Back und Front Office Teams, Vienna

Der weltweite Import chemischer Rohstoffe und deren qualifizierte Vermarktung an Industriekunden in ganz Europa ist das Kerngeschäft unserer privat geführten Unternehmensgruppe. Wir wachsen eigenständig und nachhaltig. Unser internationales Team - mit Zentrale in Wien und aktuell an 15 Standorten in Europa und Asien tätig – zählt zu den leistungsstärksten Vertriebsorganisationen für unsere multinationalen und lokalen Kunden. Wir bauen unser Team weiter aus und bieten attraktive Karrieremöglichkeiten an verschiedenen europäischen Standorten.

Aufgaben

Ihr Aufgabenbereich und Ihre Verantwortung

• Administrative Unterstützung: Sie unterstützen das Team in verschiedenen Aufgabenbereichen, pflegen die Datenbank unseres ERP/CRM-Systems, bearbeiten die tägliche Korrespondenz (E-Mails, Post) und kümmern sich um das Dokumentenmanagement. Hier achten Sie stets auf effiziente Abläufe und legen höchsten Wert auf Ordnung und Genauigkeit.
• Organisation & Koordination: Sie verwalten das gesamte Travel Management und verhelfen den Kollegen zu einem reibungslosen Reiseablauf. Bei der Planung interner und externer Meetings und Veranstaltungen behalten Sie stets den Überblick und helfen tatkräftig mit.
• Office Management: Sie verwalten das Büro- und Werbematerial sowie sonstige Vorräte und sorgen dafür, dass unsere Arbeitsmittel immer verfügbar sind. Zudem betreuen Sie interne Tools (z.B. digitale Ablagen oder unsere E-Library) und behalten den Überblick über Bestellungen und Rechnungen. Unterlagen und Kostenaufstellungen werden von Ihnen übersichtlich aufbereitet.
• Empfang & erste Anlaufstelle: Sie empfangen Gäste und Kollegen am Front Desk und am Telefon. Unser Unternehmen wird durch Ihr professionelles und zuvorkommendes Auftreten bestens repräsentiert.

Ihr Profil und Ihre Stärken

Sie suchen eine neue Herausforderung in einem internationalen Team und möchten Teil eines Unternehmens sein, das Leistung, Eigeninitiative, Teamspirit und Loyalität zu schätzen weiß.

• Gepflegtes, freundliches und zuvorkommendes Auftreten ist für Sie selbstverständlich.
• Ihre akkurate und proaktive Arbeitsweise wissen Sie zur Unterstützung des Teams bestens einzusetzen.
• Sie verstehen Zusammenhänge, achten auf Details und arbeiten genau, strukturiert, verlässlich und eigenständig.
• Unerwartete Herausforderungen gehen Sie lösungsorientiert an.
• Das Erlernen von Neuem fällt Ihnen leicht, Sie haben solide MS-Office Kenntnisse (Word, Excel).
• Ihr Kommunikationsfähigkeiten sind exzellent und Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Lehre, HASCH) und idealerweise Erfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich.

Benefits

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle Position mit der Chance, sich in einem abwechslungsreichen und dynamischen Arbeitsumfeld weiterzuentwickeln.
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem international erfolgreichen Unternehmen mit multikulturellem und offenem Team.
• Ein modernes und großzügiges Büro im Urban Garden MyHive am Wienerberg mit hervorragender Infrastruktur, Restaurants und Geschäften in der Nähe.
• Zusätzliche Benefits wie z.B. Essenszuschuss und Teilnahme an Firmenevents.

Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!