Kaufmännische Administration - Backoffice Mitarbeiter/in

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Position: Kaufmännische Administration - Backoffice Mitarbeiter/in

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Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent:innen auf eine internationale Karriere in öffentlichen Dienst, Wirtschaft und in Führungspositionen bei internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die Ausbildungsinhalte umfassen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europarecht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.

Die Akademie sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen:

MITARBEITER/IN IN DER KAUFMÄNNISCHEN ADMINISTRATION - BACKOFFICE (VOLLZEIT)

Aufgaben

• Tätigkeiten im Bereich der kaufmännischen Administration und Backoffice
• Assistenz bei administrativen Tätigkeiten im Gebäude-Management
• Terminkoordination für Wartungsverträge
• Verwaltung von Verbrauchsmaterial, Wareneinsatz und Rechnungskontrolle
• Abwicklung von Versicherungsfällen
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Berichten
• Unterstützung bei Optimierungen im Facility Management, Sicherheit und Verpflegung
• Vertretungsweise: Verwaltung der Studentenzimmer, Bearbeitung von Reservierungen, Anfragen sowie Koordination und Abwicklung von Ein- und Auszügen (in englischer Sprache)

Profil

• Abgeschlossene betriebswirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung auf Matura-Niveau
• Berufserfahrung in der Administration
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Level C)
• Strukturierte, exakte Arbeitsweise, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit

Wir bieten

• Familiäres Betriebsklima
• Flache Hierarchien und offene Kommunikation
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln (U1-Station Taubstummengasse)

Gehalt: Das monatliche Bruttogehalt bei 40 Stunden/Woche beträgt € 3.167,25.

Wichtiger Hinweis: Für Nicht-EU-Bürger ist eine gültige Arbeitserlaubnis für Österreich erforderlich. Bewerbungen ohne gültige Arbeitserlaubnis und ausreichende Deutschkenntnisse werden möglicherweise nicht berücksichtigt.