Facility Management Assistenz (m/w/d)

Wien, Austria

Stellenbeschreibung

Näher am Menschen. Näher bei mir.

Mit über 5.000 Mitarbeiter:innen sind wir der größte private Arbeitgeber im Pflege- und Gesundheitsbereich in Österreich. Im 2. Wiener Bezirk, in unmittelbarerer U-Bahn Nähe gelegen, befindet sich unsere Firmenzentrale. Von hier aus steuern und unterstützen wir unsere Gesellschaften in Österreich, Schweiz, Tschechien, Slowenien und Kroatien. Vielfältige und komplexe, zukunfts-weisende Projekte bestimmen unseren Alltag. In unserem international geprägten Team steht ein gutes Miteinander an erster Stelle. Für Sie auch? Dann bewerben Sie sich für unsere SeneCura Immobilien Entwicklungs- und Verwaltungs-GmbH in Teilzeit (30 Stunden) als

Näher am Job

• Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Facility-Themen
• Koordination von Terminen und Videokonferenzen
• Datenpflege verschiedener Verwaltungssoftware (Energiemanagement-Tool, Instandhaltungs-Tool, Real-Estate-Tool)
• Anlegen von neuen Verbrauchszählern
• Abwicklung von Förderungen beim Bund und Land
• Unterstützung der FM-Manager bei administrativen Themen
• Vorbereitung der Rechnungskontrolle
• Unterstützung bei der Erstellung von Einreichunterlagen
• Einholung von Unterlagen bei Behörden, Lieferanten, Haus- und Verwaltungsleitern
• Stundenabrechnung der mobilen Haus- und Elektrotechniker (Stundenliste, Vorbereitung interne Weiterverrechnung)
• Dienstverträge von Reinigungskräften prüfen
• Unterstützung in der Erstellung von Maßnahmenplänen und Protokollen
• Bindeglied zwischen Purchase-, Legal- und IT-Abteilung
• Ablage von Dokumenten und Bescheiden (auch digital)
• Unterstützung bei den Monthly Reportings

Mein Profil

• kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, HLW, LAP, abgeschlossen) von Vorteil
• Englisch von Vorteil
• Zahlenaffinität und gute MS Office-Kenntnisse
• Kenntnisse und Berufserfahrung im (technischen) Immobilienmanagement von Vorteil
• hohe Kundenorientiertheit und eine ausgeprägte Kommunikationsstärke
• präzise und konsequente Arbeitsweise sowie Engagement und Verlässlichkeit
• auch Quereinsteiger mit hohen Maß an Lernbereitschaft möglich

Meine Benefits

Näher bei mir

• Arbeitgeber auf Augenhöhe: Wir leben einen menschlichen, sozialen Umgang und haben großes Vertrauen in die Fähigkeiten und Talente unserer Mitarbeiter:innen
• Aufgaben mit Sinn: Ein großer Handlungs- und Wirkungsraum schafft Abwechslung, kurze Entscheidungswege erleichtern den Arbeitsalltag
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Wir gehen auf individuelle Wünsche ein, bieten Homeoffice-Tage und individuelle Flexibilität (je nach Lebensphase und Mehrfachbelastung)
• Individuelle Entwicklung: Wir fördern Ihre Aus- und Weiterbildung (fachspezifische Trainings bis hin zur Persönlichkeitsbildung). Ihre Weiterentwicklung ist uns ein großes Anliegen
• SeneCura Benefits: Mitarbeiter:innenangebote (vergünstigte Konditionen für Urlaubsrabatte, Einkaufs-/Onlineplattformen), Firmen- und Sportevents – bei den Benefits ist für alle etwas dabei
• Leistungsgerechte Bezahlung: Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet ein Mindestgehalt lt. Kollektivvertrag anzugeben. Bei dieser Stelle handelt es sich um € 2.200,- brutto/Monat auf VZ-Basis. Wir besprechen Ihr tatsächliches Gehalt (abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation) gerne mit Ihnen im Rahmen eines persönlichen Gesprächs.