Office Services Specialist

KONE Automatiktüren GmbH; Qatar; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise leader dans le secteur des portes automatiques recherche un spécialiste des services de bureau pour superviser les activités liées à la gestion des équipements et des installations. Ce poste est basé à Dubaï et nécessite une expérience pertinente ainsi qu'une compréhension des services d'administration de bureau. Le candidat idéal doit avoir un baccalauréat, une expérience de 4 à 6 ans, et être à l'aise avec les outils financiers et d'administration.

Qualifications

• Expérience pertinente de 4-6 ans.
• Connaissance des services d'installation aux Émirats.
• Gestion des relations avec les fournisseurs.

Responsibilities

• Superviser la maintenance des installations et gérer les relations avec les fournisseurs.
• Gérer les fournitures de bureau et l'inventaire.
• Assurer le respect des politiques et réglementations.

Skills

Connaissance de l'administration de bureau

Compétences financières de base

Fluente en anglais

Gestion des factures

Proficience en Microsoft Excel

Education

Baccalauréat dans un domaine pertinent

Tools

SAP

Job description

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Office Services Specialist

Locations: Dubai

Time Type: Vollzeit

Posted on: Gestern ausgeschrieben

Job Requisition ID: R0648923

Certified as a Top Employer in the UAE, Qatar, KSA, and Oman, KONE is dedicated to creating a superior workplace through outstanding people practices. We emphasize cultivating a great work culture, inspiring high standards of quality and efficiency, and fostering an environment that promotes collaboration, diversity, growth, and well-being.

The Office Service Specialist supervises and coordinates office service activities related to the management of equipment and facilities for the UAE.

The responsibilities and key activities include:

1. Overall maintenance of all facilities, focusing on staff accommodation, ensuring compliance with policies, laws, regulations, and standards.
2. Forecasting additional equipment requirements.
3. Working with the finance team to ensure prompt payment of bills for lease, utilities, and services.
4. Informing employees living in facilities about rules and safety precautions.
5. Managing Accommodation Officers and optimizing facilities (offices, warehouses, accommodation) with timely lease renewals.
6. Managing office supplies, equipment, and inventory within budget.
7. Liaising with managers to ensure office administration guidelines meet current and future needs.
8. Managing relationships with external suppliers for services like cleaning and maintenance.
9. Managing travel arrangements and bookings.
10. Managing the company car fleet and fuel usage.
11. Handling invoice reconciliation, cost booking, and allocation monthly.
12. Raising purchase requisitions and monitoring goods receipts.

Professional Requirements

• Bachelor’s degree in a relevant field
• Relevant experience of 4-6 years
• Cost-consciousness and basic financial reporting understanding
• Knowledge of office administration and facility services in the UAE
• Proficiency in Microsoft Excel; SAP experience is a strong advantage
• Experience with invoice management, including reviewing, approving, and raising purchase requisitions
• Fluency in English

Wir bei KONE konzentrieren uns auf die Schaffung einer innovativen und partnerschaftlichen Arbeitskultur, in der wir den Beitrag jedes einzelnen wertschätzen. Die Mitarbeiterbindung ist für uns ein Schwerpunktbereich und wir ermutigen unsere Mitarbeiter, sich einzubringen sowie Informationen und Ideen auszutauschen. Nachhaltigkeit ist ein integraler Bestandteil unserer Kultur und der täglichen Arbeit. Wir befolgen ethische Geschäftspraktiken und haben es uns zum Ziel gesetzt, eine Kultur des Miteinander aufzubauen, in der Kollegen einander vertrauen und sich respektieren und in der gute Leistung anerkannt wird. Als Unternehmen, das einen großartigen Arbeitsplatz bietet, sind wir darauf stolz, eine Vielzahl von Erfahrungen und Möglichkeiten anzubieten, mit deren Hilfe Sie Ihre beruflichen und persönlichen Ziele erreichen und ein gesundes, ausgeglichenes Leben genießen können.