Specjalista / specjalistka ds. administracji

PracaSport; Kraków; On-site; PLN 28,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Karta Medicover

Własny laptop

Wynagrodzenie na czas

Umowa zlecenie (50-90 h/miesiąc)

Job summary

Podgórska Akademia Sportu Kraków poszukuje osoby na stanowisko specjalisty ds. administracji klubu sportowego. Do zadań należeć będzie obsługa dokumentów, prowadzenie rejestru wpłat, organizacja obozów i turniejów, a także kontakt z rodzicami i wsparcie trenerów w bieżących pracach administracyjnych.

Oczekujemy dobrej organizacji, samodzielności i umiejętności komunikacyjnych. Oferujemy pracę w dynamicznym zespole, możliwość rozwoju oraz benefity, takie jak karta Medicover i własny laptop.

Qualifications

• Dobre organizacyjne podejście oraz dbałość o terminowość i porządek w dokumentacji.
• Samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów w dynamicznych sytuacjach.
• Komunikacja jasna i życzliwa z rodzicami, trenerami i dostawcami.

Responsibilities

• Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentacji klubowej oraz prowadzenie ewidencji umów i wpłat.
• Koordynacja obozów, półkolonii i turniejów; kompletowanie dokumentacji przed wyjazdami.
• Kontakt z rodzicami i wsparcie trenerów w bieżących sprawach organizacyjnych.
• Zakupy sprzętu, ewidencja i kontakt z dostawcami; media i aktualizacje strony.
• Publikowanie informacji dla rodziców i tworzenie prostych materiałów graficznych.

Skills

Dobra organizacja pracy

Planowanie priorytetów

Odpowiedzialność

Samodzielność

Komunikacja z ludźmi

Obsługa komputera

Tools

Canvy

ProTrainUp

Job description

SPECJALISTA / SPECJALISTKA DS. ADMINISTRACJI KLUBU SPORTOWEGO

Czyli osoba, dzięki której trenerzy mogą trenować, rodzice wiedzą, co się dzieje, a klub działa jak dobrze zgrana drużyna.

JEŻELI...

Lubisz, kiedy wszystko ma swoje miejsce, termin i osobę odpowiedzialną, a uporządkowana lista zadań daje Ci więcej satysfakcji niż chaos na biurku.

Potrafisz dobrze organizować swoją pracę. Nawet gdy kilka osób potrzebuje czegoś jednocześnie, umiesz zdecydować, co jest pilne, co ważne, a co może chwilę poczekać.

Jesteś samodzielna lub samodzielny. Nie potrzebujesz instrukcji krok po kroku przy każdym zadaniu. Jeśli widzisz, że coś trzeba zrobić, po prostu się tym zajmujesz.

Jesteś odpowiedzialna lub odpowiedzialny i dokładna lub dokładny. Wiesz, że brak jednego dokumentu przed wyjazdem na obóz może być znacznie większym problemem niż brak jednej pozycji w Excelu.

Lubisz ludzi i nie przeszkadza Ci, że jednego dnia rozmawiasz z rodzicem, za chwilę z trenerem, a później z dostawcą. W międzyczasie trzeba jeszcze przygotować dokumenty i dopilnować kilku innych spraw.

Potrafisz komunikować się spokojnie, jasno i życzliwie, również wtedy, gdy po drugiej stronie ktoś jest zdenerwowany albo potrzebuje odpowiedzi na już.

Rozumiesz, że dobra współpraca działa w dwie strony. Bierzesz odpowiedzialność za swoje zadania i doprowadzasz je do końca.

Nie szukasz problemów tam, gdzie ich nie ma. Zamiast tego zastanawiasz się, jak znaleźć rozwiązanie.

Potrafisz mówić o swoich potrzebach, jasno określać oczekiwania i rozmawiać o trudnościach bez tworzenia niepotrzebnych konfliktów.

Lubisz pracować samodzielnie, ale jednocześnie rozumiesz, że jesteśmy zespołem i wszyscy gramy do jednej bramki.

Jesteś elastyczna lub elastyczny. Wiesz, że w klubie sportowym nie każdy tydzień wygląda tak samo. Są turnieje, obozy, półkolonie, wyjazdy i momenty, kiedy po prostu dzieje się więcej.

Sprawnie poruszasz się po komputerze, dokumentach, tabelach i systemach. Nauka kolejnego narzędzia nie jest dla Ciebie problemem.

Nie szukasz pracy, w której każdy dzień wygląda identycznie.

A do tego podoba Ci się myśl, że Twoja dobra organizacja pomaga setkom dzieci trenować, wyjeżdżać na obozy, brać udział w turniejach i rozwijać sportową pasję.

To bardzo możliwe, że właśnie Ciebie szukamy.

KOGO SZUKAMY?

Szukamy osoby, która wesprze administrację Podgórskiej Akademii Sportu i pomoże nam sprawnie organizować codzienne funkcjonowanie klubu.

To stanowisko dla kogoś, kto lubi organizować, pilnować terminów, dokumentów i szczegółów, ale jednocześnie nie chce spędzać całego dnia wyłącznie nad tabelkami.

Bo u nas administracja to przede wszystkim ludzie.

Rodzice potrzebują informacji. Trenerzy potrzebują wsparcia organizacyjnego. Przed obozem trzeba skompletować dokumentację. Na turniej przygotować listę uczestników. Sprzęt trzeba zamówić, a ważne informacje przekazać na czas.

A czasem wydarzy się coś, czego rano nie było jeszcze w żadnym planie.

Dlatego nie szukamy wyłącznie osoby do papierów. Szukamy odpowiedzialnego partnera organizacyjnego, który potrafi samodzielnie działać, ustalać priorytety i dobrze funkcjonować w zespole. A nasz Klub będzie jedynym, w którym pracuje.

O PODGÓRSKIEJ AKADEMII SPORTU

Od prawie 20 lat pomagamy dzieciom rozwijać pasję do sportu.

Podgórska Akademia Sportu to znacznie więcej niż treningi. To trenerzy, dzieci, rodzice, turnieje, obozy, półkolonie, wyjazdy i mnóstwo małych spraw, które muszą wydarzyć się w odpowiednim czasie, żeby wszystko mogło dobrze funkcjonować.

Właśnie dlatego administracja jest dla nas tak ważna.

Chcemy, żeby trenerzy mogli koncentrować się na pracy z dziećmi, rodzice otrzymywali potrzebne informacje, a organizacja zajęć, turniejów i wyjazdów przebiegała sprawnie.

Tworzymy zespół ludzi zaangażowanych w to, co robią. Szukamy osoby, która chce stać się jego częścią i razem z nami tworzyć miejsce wartościowe dla dzieci i ich rodzin.

JAK BĘDZIE WYGLĄDAŁA TWOJA PRACA?

Będziesz pomagać nam organizacyjnie spinać codzienne funkcjonowanie klubu.

1. Dokumenty i administracja

Do Twoich zadań będzie należało:

• przygotowywanie i archiwizowanie dokumentacji klubowej,
• przygotowywanie umów i prowadzenie ich ewidencji,
• prowadzenie rejestru dokumentów i wpłat,
• dbanie o kompletność i porządek w dokumentacji,
• pilnowanie, żeby potrzebne dokumenty były dostępne wtedy, kiedy ich potrzebujemy.

2. Organizacja obozów, półkolonii i turniejów

Sport to również mnóstwo organizacji poza samym treningiem. Dlatego będziesz:

• przygotowywać listy uczestników obozów, półkolonii i turniejów,
• kompletować dokumentację przed wyjazdami,
• pilnować terminów i kompletności wymaganych informacji,
• wspierać trenerów w bieżących sprawach organizacyjnych.

Chcemy, żeby przed wyjazdem pytanie brzmiało: „O której ruszamy?”, a nie: „Czy na pewno mamy wszystkie dokumenty?”.

3. Kontakt z rodzicami

Będziesz jednym z ważnych punktów kontaktu pomiędzy klubem a rodzicami naszych zawodników.

Do Twoich zadań będzie należał kontakt w bieżących sprawach organizacyjnych oraz przekazywanie informacji, które rodzice powinni otrzymać.

Zależy nam na komunikacji jasnej, spokojnej i życzliwej.

4. Wsparcie trenerów i zespołu

Trenerzy mają przede wszystkim dobrze trenować dzieci. Ty pomożesz nam zadbać o organizacyjną stronę ich pracy.

Będziesz przygotowywać i drukować potrzebne materiały, przekazywać informacje i pomagać w bieżących sprawach organizacyjnych.

5. Sprzęt i współpraca z dostawcami

Będziesz zamawiać potrzebny sprzęt i materiały, prowadzić ewidencję sprzętu sportowego oraz kontaktować się z partnerami i dostawcami.

6. Komunikacja klubu

Nie oczekujemy, że zostaniesz naszym dyrektorem marketingu. Przyda nam się jednak Twoja pomoc przy publikowaniu bieżących informacji dla rodziców, tworzeniu prostych grafik w Canvie i aktualizowaniu strony internetowej.

CZEGO POTRZEBUJESZ, ŻEBY DO NAS DOŁĄCZYĆ?

Przede wszystkim dobrej organizacji i odpowiedzialnego podejścia do pracy.

Szukamy osoby, która:

• potrafi planować swoją pracę i ustalać priorytety,
• jest odpowiedzialna, dokładna i samodzielna,
• doprowadza powierzone zadania do końca,
• dobrze odnajduje się w pracy zespołowej,
• lubi kontakt z ludźmi i potrafi jasno się komunikować,
• sprawnie obsługuje komputer i podstawowe narzędzia biurowe,
• potrafi zachować spokój, gdy kilka spraw wymaga uwagi jednocześnie,
• jest elastyczna i dyspozycyjna.

Dodatkowym atutem będzie:

• znajomość Canvy,
• znajomość systemu ProTrainUp,
• wcześniejsze doświadczenie administracyjne lub organizacyjne,
• zainteresowanie sportem dzieci i młodzieży.

Jeśli nie znasz któregoś z naszych narzędzi, ale szybko się uczysz, porozmawiajmy.

CO OFERUJEMY?

Pracę, która ma sens.

Twoja praca administracyjna będzie miała konkretny efekt. Pomoże nam tworzyć miejsce, w którym dzieci mogą trenować, rozwijać się, wyjeżdżać na obozy i przeżywać swoje sportowe przygody.

Przyjazny i zaangażowany zespół.

Nie szukamy kogoś wyłącznie do obsługi biura. Szukamy kolejnej osoby do naszej drużyny.

Realny wpływ na funkcjonowanie klubu.

Jeżeli widzisz, że coś można zrobić lepiej, chcemy o tym wiedzieć. Cenimy samodzielność, inicjatywę i dobre pomysły.

Różnorodność i brak monotonii.

Dokumenty, rodzice, trenerzy, wyjazdy, turnieje, sprzęt i komunikacja. Tutaj naprawdę trudno narzekać na nudę.

Możliwość rozwoju.

Będziesz mieć przestrzeń do zdobywania nowych umiejętności i rozwijania się razem z nami.

Oferujemy również:

• kartę Medicover,
• własny laptop do pracy,
• wynagrodzenie zawsze na czas.
• umowa zlecenie, około 50-90 h miesięcznie

I coś, czego nie da się wpisać do tabeli benefitów. Poczucie, że wspólnie tworzymy coś wartościowego dla dzieci i ich rodzin.

JAK DO NAS DOŁĄCZYĆ?

Jeżeli podczas czytania tego ogłoszenia kilka razy pomyślałaś lub pomyślałeś: „To brzmi jak ja”, chcemy Cię poznać.

Nie oczekujemy wielostronicowego listu motywacyjnego. Chcemy natomiast podczas rekrutacji poznać Twój sposób myślenia i organizowania pracy.

Przygotuj się między innymi na rozmowę o różnych sytuacjach, a szczegółowo opisz:

1. Wyobraź sobie, że jednocześnie dzwoni trener, pisze kilku rodziców, a Ty musisz jeszcze przygotować dokumenty na obóz. Jak zdecydujesz, czym zajmiesz się najpierw?
2. Dlaczego chcesz pracować właśnie w klubie sportowym, a nie w typowym biurze?

Nie szukamy idealnych odpowiedzi. Chcemy zobaczyć, jak myślisz, organizujesz swoją pracę i czy będziemy dobrze funkcjonować jako jedna drużyna.

Jeśli czujesz, że to może być Twoje miejsce, zapraszamy do Podgórskiej Akademii Sportu Kraków.

Serca Zawsze Zwycięskie!