Office Manager Gdańsk · 1/2 etatu

PilotGo; Województwo pomorskie; Hybrid; PLN 45,000 - 67,000; Part time

Benefits offered by this job

Biuro w Olivia Business Centre (Gdańsk

Elastyczne warunki współpracy (UoP / U

Job summary

PilotGo to cyfrowy asystent dla warsztatów samochodowych, zlokalizowany w Gdańsku w Olivia Business Centre. Poszukujemy osoby, która ogarnia finanse operacyjne, dokumenty i kontakt z klientami, pracuje samodzielnie i potrafi współpracować z prawnikami oraz zespołem.

Oczekujemy komunikatywności, angielskiego na poziomie komunikatywnym oraz elastyczności w pracy. Oferujemy 1/2 etatu, pracę w biurze, elastyczne warunki (UoP/UZ/B2B) i realny wpływ na procesy firmy.

Qualifications

• Wymagana samodzielność w realizacji zadań i terminów.
• Dbałość o szczegóły bez przesadnej drobiazgowości.
• Umiejętność wystawiania faktur i monitorowania płatności.
• Umiejętność egzekwowania tematów od zespołu i klientów.
• Znajomość narzędzi IT i AI do usprawniania pracy.

Responsibilities

• Ogarnianie współpracy z księgowością: dokumenty, rozliczenia, komunikacja
• Kontrola faktur i płatności, przypominanie klientom
• Usprawnianie procesów, wskazywanie jak korzystać z AI
• Organizowanie spraw operacyjnych: wyjazdy, konferencje, spotkania, logistykę
• Współpraca z prawnikami i obsługa prostych umów
• Dbanie o codzienne funkcjonowanie biura i sprawne działanie zespołu

Skills

Dyscyplina

Samodzielność

Komunikatywność

Dobra organizacja

Znajomość narzędzi IT

Tools

KSeF

Job description

PilotGo to cyfrowy asystent dla warsztatów samochodowych. Zdejmuje z ludzi to, na co nie mają czasu: odbieranie telefonów, zapisywanie klientów, zamawianie części, pilnowanie zleceń. Dzięki temu warsztat działa szybciej, klienci są ogarnięci, a mechanicy mają więcej czasu na robotę.

Rośniemy. Coraz więcej rzeczy się dzieje — i potrzebujemy kogoś, kto to wszystko ogarnie, zanim zdążymy się w tym pogubić. Kogoś, kto lubi porządek, ale nie robi z niego religii. Kogoś, kto ogarnia liczby, dokumenty i ludzi — i potrafi to wszystko spiąć w jedną działającą całość.

Pracujemy razem z biura w Olivia Business Centre (Gdańsk) — konkretnie, bez zbędnych procedur. Liczy się efekt, nie teatr.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która:

• Jest zdyscyplinowana — pilnuje terminów, dokumentów i tematów, nawet gdy nikt jej nie przypomina
• Jest skrupulatna — dba o szczegóły i nie przepuszcza błędów, ale nie zamienia pracy w polowanie na przecinki
• Ogarnia finanse operacyjne — potrafi wystawić fakturę, dopilnować płatności i skutecznie przypomnieć się klientowi
• Nie ma problemu z egzekwowaniem rzeczy od innych — umie 'wyciągnąć' fakturę od zespołu albo dopilnować tematu u klienta
• Czuje technologię — korzysta z narzędzi, automatyzuje, nie boi się AI i usprawnia swoją pracę
• Potrafi działać samodzielnie — nie potrzebuje codziennej checklisty, tylko bierze temat i dowozi
• Umie dogadać się z ludźmi — od księgowości, przez prawników, po mechanika, który 'już jutro zrobi przelew'
• Mówi po angielsku na poziomie dogadywalnym
• Ma poczucie humoru — byle nie w rozmowach ze skarbówką i PIP. Próbowaliśmy, nie działa.

Co będziesz robić?

• Ogarniać współpracę z księgowością — dokumenty, rozliczenia, komunikację
• Ogarniać faktury i pilnować płatności (tak, czasem trzeba się przypomnieć drugi i trzeci raz. I tak, do KSeF też trzeba zaglądać)
• Usprawniać procesy — trochę siedzimy w EjAj, więc podpowiemy jak to robić
• Organizować sprawy operacyjne — wyjazdy, konferencje, spotkania, logistykę
• Współpracować z prawnikami i ogarniać proste umowy
• Pilnować spraw zespołowych — np. umów, urlopów czy podstawowej administracjiDbać o codzienne funkcjonowanie biura — żeby wszystko działało na tyle dobrze, żeby inni mogli działać

Czego oczekujemy?

• Dyscypliny i konsekwencji — potrafisz planować, dowozić i trzymać się ustaleń, nawet jak nikt Ci nie patrzy na ręce
• Samodzielności — nie czekasz na instrukcje
• Autentycznej sympatii do ludzi — potrafisz budować relacje, rozmiękczyć nerda i zadbać o dobrą atmosferę
• Dobrej organizacji — ogarniasz wiele rzeczy naraz i nic Ci nie ucieka
• Technologicznego ogarnięcia — nie boisz się narzędzi, uczysz się szybko
• Komunikatywności — umiesz jasno powiedzieć, co trzeba zrobić (i dopilnować, żeby było zrobione)
• Luzu i dystansu — jak wolisz do korpo to zapraszamy na pozostałe piętra OBC :)

Co dajemy w zamian?

• Realny wpływ na to, jak działa firma — i dużą swobodę działania
• Pracę w biurze w Olivia Business Centre (Gdańsk) + okazjonalne wyjścia w teren
• Wymiar pracy: 1/2 etatu i elastyczne godziny
• Wynagrodzenie: 4000–6000 zł brutto
• Elastyczne warunki współpracy (UoP / UZ / B2B)
• Pracę w zespole, który działa szybko, konkretnie i bez zbędnego nadęcia
• Rola rozwojowa — z czasem możliwy pełny etat i rozwój w kierunku operations managera