Młodszy/-a Specjalista/-ka ds. Administracji

Eurofins; Katowice; Remote; PLN 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote work (100%)

Elastyczny czas pracy

Prywatna opieka medyczna

Multisport

Job summary

Eurofins poszukuje młodszego specjalisty ds. administracji w Polsce – wejście na pierwszą ścieżkę kariery bez wymaganego doświadczenia. Zakres obejmuje obsługę zleceń, korespondencję i dokumentację audytów w Europie Wschodniej. Praca zdalna w 100%, elastyczny czas pracy, rozwój zawodowy i wsparcie zespołu.

Wymagana dobra znajomość angielskiego, umiejętność obsługi MS Office oraz skrupulatność. Zespół zapewnia szkolenia i możliwość współpracy z międzynarodowymi audytorami.

Qualifications

• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację
• Dobra znajomość pakietu MS Office
• Wysoka dokładność i umiejętność pracy pod presją czasu
• Umiejętność organizowania pracy i koordynowania zadań

Responsibilities

• Przyjmowanie zleceń usługowych i logowanie ich w wewnętrznym systemie
• Inicjowanie i prowadzenie korespondencji e-mailowej dotyczącej planowanej usługi
• Pozyskiwanie dokumentów od audytowanych firm
• Weryfikacja niezbędnych informacji (nazwa fabryki, adres, liczba pracowników)
• Aktualizacja wewnętrznych systemów
• Potwierdzanie terminu audytu z audytowanymi podmiotami
• Kontakt z klientami w razie potrzeby
• Wnioskowanie o wystawienie faktur i zbieranie potwierdzeń przedpłat
• Dotrzymywanie ustalonych terminów i monitorowanie postępów
• Przestrzeganie wytycznych Eurofins i wymagań klienta
• Uczestnictwo w cotygodniowych aktualizacjach zespołu
• Przypisywanie audytorów do zleceń
• Wysyłanie pakietów audytowych w terminach
• Udział w spotkaniach z klientami lokalnymi

Skills

Angielski swobodny

MS Office

Skrupulatność

Praca wielozadaniowa

Tools

MS Office

Job description

Młodszy/-a Specjalista/-ka ds. Administracji

Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych. Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej.

W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7.296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach.

Jesteś młodą, ambitną osobą, która właśnie ukończyła studia i szuka pierwszego kroku w karierze zawodowej? Nie mogłeś/mogłaś trafić lepiej! Obecnie poszukujemy Specjalisty/-ki ds. Administracji w Polsce – doświadczenie zawodowe nie jest wymagane.

Celem tego stanowiska jest wsparcie procesów administracyjnych w rezerwacji audytów w krajach Europy Wschodniej. Do głównych obowiązków Specjalisty/-ki ds. Administracji należą:

• Przyjmowanie zleceń usługowych i logowanie ich w wewnętrznym systemie.
• Inicjowanie i przeprowadzenie korespondencji e-mailowej dotyczącej planowanej usługi.
• Pozyskiwanie dokumentów od audytowanych firm.
• Weryfikacja niezbędnych informacji (nazwa fabryki, adres, liczba pracowników itp.).
• Aktualizacja wewnętrznych systemów.
• Potwierdzanie terminu audytu z audytowanymi podmiotami.
• Kontakt z klientami, jeśli jest to konieczne.
• Wnioskowanie o wystawienie faktur i zbieranie potwierdzeń przedpłat.
• Dotrzymywanie ustalonych terminów planowania i proaktywne monitorowanie postępów.
• Przestrzeganie wytycznych rezerwacyjnych Eurofins lub specyficznych wymagań klienta.
• Omawianie cotygodniowych aktualizacji podczas spotkań z zespołem.
• Przypisywanie audytorów do poszczególnych zleceń.
• Wysyłanie pakietów audytowych do audytorów w wymaganych terminach.
• Udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Czego oczekujemy:

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem).
• Znajomość programów MS Office.
• Wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm.
• Umiejętność pracy pod presją czasu.
• Bardzo dobra dbałość o szczegóły.
• Umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy.
• Zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań.
• Umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów.
• Pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami, audytorami i klientami.

Korzyści z pracy w zespole Eurofins:

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce.
• Międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi.
• Praca w 100% zdalna.
• Elastyczna forma czasu pracy.
• Prywatna opieka medyczna, Multisport.