Event Manager

Waznesprawy; Warszawa; Hybrid; PLN 50,220 - 66,960; Part time

Benefits offered by this job

Karta multisport

Biuro w centrum Warszawy

Praca hybrydowa

Job summary

Fundacja ważne sprawy poszukuje osoby do kompleksowej organizacji wydarzeń edukacyjnych, takich jak konferencje, warsztaty i szkolenia, realizowanych w Warszawie i innych miastach Polski.

Zakres obejmuje tworzenie harmonogramów, budżetów, wybór przestrzeni, koordynację podwykonawców i nadzór nad przebiegiem wydarzeń na miejscu. Szukamy osoby samodzielnej, z inicjatywą, gotowej do podróży służbowych i pracy w trybie hybrydowym.

Qualifications

• Doświadczenie w samodzielnej organizacji wydarzeń dla 30+ osób.
• Umiejętność przygotowywania budżetu wydarzenia, kontroli i dokumentacji wydatków.
• Doświadczenie we współpracy z przestrzeniami eventowymi, cateringiem, ekipami technicznymi i innymi podwykonawcami.
• Wysoka organizacja pracy, samodzielność i terminowość.
• Umiejętność przewidywania ryzyk i szybkiego reagowania w nieprzewidzianych sytuacjach.

Responsibilities

• Kompleksowa organizacja konferencji, warsztatów, szkoleń i innych wydarzeń edukacyjnych.
• Tworzenie harmonogramów pracy i koordynowanie przygotowań do wydarzeń.
• Przygotowywanie budżetów wydarzeń, kontrolowanie wydatków i dbanie o ich efektywne wykorzystanie.
• Wyszukiwanie i rezerwowanie przestrzeni, usług cateringowych, fotograficznych, wynajmu mebli, sprzętu technicznego, dekoracji i materiałów promocyjnych.
• Bieżący kontakt z podwykonawcami, zbieranie i porównywanie ofert, negocjowanie warunków oraz nadzorowanie realizacji zamówień.
• Dbanie o doświadczenie uczestników – od zapisów i komunikacji przed wydarzeniem po obsługę na miejscu.

Job description

Jesteśmy fundacją, która pomaga młodym dorosłym lepiej rozumieć świat, a światu - lepiej rozumieć młodych dorosłych.

Szukamy osoby, która będzie odpowiadać za kompleksową organizację wydarzeń edukacyjnych Fundacji ważne sprawy, skierowanych dla młodych dorosłych: konferencji, warsztatów, szkoleń i spotkań realizowanych w dużych miastach w całej Polsce.

Na tym stanowisku przejmiesz odpowiedzialność za organizacyjną i produkcyjną stronę wydarzeń – od podziału budżetu, wyboru przestrzeni, przez współpracę z podwykonawcami, aż po koordynację wydarzenia na miejscu.

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i potrafiącej działać pod presją. Kogoś, kto nie tylko sprawnie realizuje ustalony plan, ale potrafi proponować własne rozwiązania, przewidywać potencjalne trudności i przejmować inicjatywę.

Zakres obowiązków

Kompleksowa organizacja konferencji, warsztatów, szkoleń i innych wydarzeń edukacyjnych, w tym:

• tworzenie harmonogramów pracy i koordynowanie przygotowań do wydarzeń,
• przygotowywanie budżetów wydarzeń, kontrolowanie wydatków i dbanie o ich efektywne wykorzystanie,
• wyszukiwanie i rezerwowanie przestrzeni, usług cateringowych, fotograficznych, wynajmu mebli, sprzętu technicznego, zamówień dekoracji i materiałów promocyjnych,
• bieżący kontakt z podwykonawcami, zbieranie i porównywanie ofert, negocjowanie warunków oraz nadzorowanie realizacji zamówień,
• dbanie o doświadczenie osób uczestniczących – od zapisów i komunikacji przed wydarzeniem po obsługę na miejscu,
• przygotowywanie przestrzeni wydarzenia oraz koordynowanie jego przebiegu od strony organizacyjnej i technicznej,
• zarządzanie pracą wolontariuszy oraz innych osób wspierających realizację wydarzenia,
• reagowanie na sytuacje losowe, rozwiązywanie problemów i zarządzanie kryzysami podczas wydarzeń,
• współpraca z zespołem fundacji odpowiedzialnym za program merytoryczny, komunikację, promocję oraz kontakt z gośćmi, ekspertami i panelistami,
• organizowanie wydarzeń w Warszawie oraz innych miastach w Polsce.

Wymagania

• praca na podobnym stanowisku,
• doświadczenie w samodzielnej organizacji wydarzeń dla 30+ osób,
• umiejętność przygotowywania budżetu wydarzenia, kontroli i dokumentacji wydatków,
• doświadczenie we współpracy z przestrzeniami eventowymi, cateringiem, ekipami technicznymi i innymi podwykonawcami,
• bardzo dobra organizacja pracy,
• samodzielność, odpowiedzialność i terminowość,
• umiejętność przewidywania ryzyk i szybkiego reagowania w nieprzewidzianych sytuacjach,
• komunikatywność i swoboda we współpracy z różnymi osobami - od uczestników i wolontariuszy po ekspertów i podwykonawców,
• umiejętność w koordynowaniu pracy zespołu wspierającego (np. wolontariuszy) podczas wydarzeń,
• inicjatywa oraz proaktywne podejście do szukania rozwiązań
• gotowość do podróży służbowych związanych z organizacją wydarzeń w różnych miastach w Polsce (kilka razy w roku)

Mile widziane zainteresowanie tematami społecznymi, politycznymi i obywatelskimi.

• współpracę z zaangażowanym zespołem realizującym projekty społeczne w całej Polsce,
• realny wpływ na sposób organizacji wydarzeń fundacji, możliwość proponowania własnych rozwiązań i pomysłów,
• możliwość rozwijania kompetencji w zakresie organizacji i produkcji wydarzeń edukacyjnych dla młodych z całej Polski, cieszących się dużą popularnością,
• kartę multisport,
• biuro w centrum Warszawy (dobry dojazd komunikacją miejską),
• pracę hybrydową (możliwość pracy zdalnej przez kilka dni w miesiącu),
• pracę w wymiarze 120 godzin miesięcznie,
• umowę zlecenie lub B2B,
• wynagrodzenie od 4 500 - 6 000 zł brutto, w zależności od doświadczenia.

Kim jesteśmy?

Fundacja ważne sprawy to organizacja, która pomaga młodym dorosłym lepiej rozumieć świat, a światu - lepiej rozumieć młodych dorosłych. Robimy to w duchu wspólnotowości i solidarności społecznej. Tworzymy edukacyjny kontent online, prowadzimy badania oraz realizujemy projekty edukacyjne (konferencje, warsztaty, debaty i spotkania), dzięki którym młode osoby mogą zdobywać wiedzę, wymieniać opinie i coraz bardziej świadomie uczestniczyć w życiu publicznym. Zależy nam na tym, aby trudne i ważne tematy przedstawiać w sposób przystępny, angażujący i odpowiadający na potrzeby młodych dorosłych.

Nasze wydarzenia realizujemy głównie w Warszawie, ale także w innych miastach w całej Polsce. Szukamy osoby, która zadba o to, aby każde z nich było dobrze zaplanowane, profesjonalnie zorganizowane i komfortowe dla wszystkich osób uczestniczących.

Jeżeli potrafisz połączyć planowanie, logistykę i pracę z ludźmi, a widok dobrze działającego wydarzenia daje Ci prawdziwą satysfakcję - czekamy na Ciebie!

CV, które nie spełnią powyższego punktu nie będą dalej brane pod uwagę w procesie rekrutacyjnym

Na zgłoszenia czekamy do 2 sierpnia 2026 roku do końca dnia.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Fundacja ważne sprawy. z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 35/18, 00-519 Warszawa, nr NIP: 6852339672. Twoje dane przetwarzamy wyłącznie w celu przeprowadzenia rekrutacji wskazanej w powyższym ogłoszeniu, przez okres 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji. Nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Masz prawo dostępu do swoich danych, sprostowania ich, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W każdym czasie możesz także cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, kontaktując się z nami pod adresem [e-mail].

Zapisz się do newslettera!

Będziesz na bieżąco z ważnymi sprawami

Fundacja ważne sprawy