Data Protection Coordinator - Life Sciences

The DPO Centre; Poznań; Hybrid; PLN 84,000 - 117,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote/Hybrid Working

Medical Insurance

26 days annual leave

Remote/Hybrid Working

Job summary

The DPO Centre is seeking a Data Protection Coordinator – Life Sciences to join our remote-first team. You will support DPO-as-a-Service activities, conduct data privacy audits, and prepare actionable audit reports for clients in life sciences.

Based in Poland with monthly travel to client sites, you will collaborate with senior colleagues, stay updated on GDPR and local laws, and help implement data protection policies and training to enhance client outcomes.

Qualifications

• Experience in Data Protection, Information Governance, and Compliance fields.
• Good knowledge of EU and UK GDPR.
• Proactive attitude and eagerness to upskill in data protection.

Responsibilities

• Actively contribute to building the knowledge base of the team.
• Implement established processes and practices.
• Stay updated on data protection regulations and trends.
• Collaborate with senior team members on prioritisation and tasks.
• Assist with DPIAs, RoPA, DPAs and LIAs as needed.
• Support DPOaaS workstreams and client governance guidance.
• Deliver training and guidance on data protection best practices.

Skills

English fluency

GDPR knowledge

Leadership

MS Office

Organisation

Communication skills

Job description

(English first, Polish to follow)

Job Description

DATA PROTECTION COORDINATOR – LIFE SCIENCES

Job title Data Protection Coordinator – Life Sciences

Reporting to Pod Leader

Job location Remote/Occasional onsite visits to clients (Poland)

Employment status Permanent, full-time

CANDIDATE PROFILE

We're seeking a proactive and detail-oriented Data Protection Coordinator to join our team. The role requires excellent communication and organisational skills, with the ability to prioritise workloads and work in a structured manner. The DPM will assist the team in delivering essential client support, focusing on our core services such as conducting data privacy compliance audits and producing audit reports with actionable recommendations. Additionally, the DPM will assist our DPO as a Service (DPOaaS) and contribute to other critical workstreams. You'll be working with a variety of clients, which may include sponsors of clinical trials, pharmaceutical manufacturing organisations, clinical research organisations and Biotech companies. First‑hand experience with trial life cycles in phases 1, 2, or 3 is highly advantageous for this role.

New joiners will receive ongoing support, mentorship, and access to internal resources designed to build confidence and capability in core responsibilities. Our aim is to provide a consistent and supportive foundation that enables all team members to deliver high‑quality service and grow within their role.

Our services are delivered primarily through remote work from home, with very occasional onsite visits with clients. Travel is required on a monthly basis to attend business meetings, which may involve being away for 1-2 days at a time. We will always provide adequate notice where travel is required. There may also be requirements to travel to the UK. All travel expenses in line with policy will be covered or reimbursed. Only candidates who can meet this requirement should apply.

Candidates should also demonstrate an open and forward‑thinking mindset, particularly regarding the adoption of emerging technologies, including the responsible use of artificial intelligence (AI), to enhance efficiency, effectiveness, and service delivery.

Duties And Responsibilities

General

• Actively contribute to building the overall knowledge base of the DPO Centre’s team.
• Implement the DPO Centre’s established processes and practices.
• Stay updated on the latest data protection regulations and trends.
• Collaborate with senior team members on prioritisation and task completion.

Supporting DPO‑as‑a‑Service (DPOaaS) and DPO focused workload:

Candidates who have experience with the below tasks is advantageous but not essential, on the job training will be provided for the following tasks:

• Provide support to the DPOaaS team by assisting with any workload, specifically focusing on DPO delegated tasks.
• Support and assist in the tasks of a DPO to include but not limited to:
• Assist and implement strategies to ensure organisations compliance with data protection regulation.
• Under the guidance of a DPO, consistently inform and advise clients on governance, accountability and risk.
• Implement the DPO Centre’s established processes and practices.
• Assist in performing Data Protection Impact Assessments (DPIAs).
• Draft and review Records of Processing Activities (RoPA).
• Review and Redraft terms of Data Processing Agreements (DPAs).
• Perform Legitimate Interest Assessments (LIAs).
• Ability to advise on International Data Transfers Including conducting Transfer Risk/Transfer Impact Assessments (TRA/TIA).
• Ability to assess and advise clients on a data breach procedure, response and remediations.
• Assist in the development, implementation, and maintenance of data protection policies and procedures.
• Devise, facilitate and deliver training and guidance to employees on data protection best practices.
• Assist other teams in the DPO Centre with the delivery of their services, such as the DSAR, Advice Line or School workstreams.

Help produce consultancy projects, including audits, reports and remediation tasks under the guidance of senior DPOs, with a focus on delivering value to clients.

Skills And Experience

Education and experience

• Previous experience in roles within Data Protection, Information Governance, and Compliance or related field
• Good knowledge of the EU & UK GDPR
• A proactive attitude and eagerness to develop new skills in data protection or upskill from a data protection role.

Personal

• Sufficient flexibility within your personal circumstances to be able to travel to and from clients such that a full working day can be delivered
• Ability to work independently yet also be a strong team player
• Excellent communication (verbal and written) and interpersonal skills
• The ability to maintain a high degree of confidentiality, trust and credibility
• Calm, controlled and resilient demeanour
• A commercial attitude towards time management and ability to work under pressure and juggle multiple active priorities
• Capable of dealing with complex issues using advanced problem‑solving and diplomatic skills

Required Skills

• Fluency in English at C1 level (or equivalent) is required (fluency includes written and spoken)
• A good understanding of GDPR and local data protection laws within your country of residence. Adaptability and decisiveness whilst staying calm in high pressure scenarios
• Strong emotional intelligence in leadership, comprising of demonstrating empathy but remaining objective
• Excellent IT skills: Full Microsoft Office suite
• Highly organised, structured and disciplined, with great attention to detail
• Excellent written, verbal and non‑verbal communication skills

Advantageous Skills

• Knowledge of IT and cyber security and ISO certifications
• Written and spoken EU language skills
• Knowledge of worldwide and local data protection laws within Europe.
• Negotiation skills to ensure the most appropriate, rather than ‘easy’, course of action is taken

CAREER PROGRESSION

• Working with an ever more prestigious portfolio of clients
• The opportunity to develop sector specific expertise
• DPO > Team leadership > Senior Management

Compensation & Benefits

We offer highly competitive salaries that reflect your skills and experience. In addition, we provide country‑specific benefits.

• 7500 - 10500PLN gross per month, depending on experience
• 26 days annual leave
• Medical Insurance
• Remote/Hybrid Working

EMPLOYER RECORD

We work with a global employer of record allowing us to recruit wherever you are residing; additional information will be provided during the recruitment stages.

About Us

The DPO Centre is a multi-national, leading provider of fractional Data Protection Officer (DPO) and privacy services. Since 2017, the company has delivered expert DPO, DPR, and AI governance services to over 1,000 clients globally from our offices in London, Amsterdam, Toronto, New York, Dublin, and our network of representation establishments across all 27 Member States.

Further details on The DPO Centre and our global team can be found at www.dpocentre.com

OUR CULTURE

Fundamental to The DPO Centre’s culture is our #OneTeam philosophy:

"To inspire and develop one remarkable team that delivers the extraordinary"

Contact with other members of our various teams will be frequent, as will the opportunities for team social activities. Our mission is to nurture talent and empower individuals. We believe in constantly improving our processes and the best practice framework we employ with our clients. Sharing knowledge and experiences is a vital part of our culture and ensures you will quickly become part of our motivated, sociable, and connected team It’s an essential aspect of our culture and also helps new recruits to quickly become part of our supportive and interconnected community.

We strive to be a team that doesn’t just keep up, we set the pace.

OUR PEOPLE

Within The DPO Centre family we have bakers, skaters, bike riders, walkers, avid readers, ultra‑runners, budding photographers, musicians, and keen travellers. Our team comes from all corners of the world, including New Zealand, Poland, Mauritius, Mexico, South Africa to namebut a few.

Please see for yourself and meet everyone on our team page.

TEAM PAGE

WHY JOIN THE TEAM?

Our offer to you is the opportunity to work in a dynamic and varied role within a structured team of like-minded and motivated professionals. The data privacy industry is rapidly evolving, so this role will involve working on projects that encourage continuous professional growth and innovation. We are committed to empowering everyone in our #ONETEAM with the knowledge and opportunities to positively impact attitudes, behaviours, and legislation for the benefit of future generations.

OPIS STANOWISKA

KOORDYNATOR DS. OCHRONY DANYCH – LIFE SCIENCES

Stanowisko Koordynator ds. ochrony danych – Life Sciences

Podległość służbowa Kierownik zespołu

Miejsce pracy Zdalne/okazjonalne wizyty u klientów (Polska)

Status zatrudnienia Stała, pełny etat

PROFIL KANDYDATA

Poszukujemy proaktywnego i skrupulatnego koordynatora ds. ochrony danych Koordynator ds. Danych Osobowych , który dołączy do naszego zespołu specjalistów. Stanowisko to wymaga bardzo dobrej znajomości języka angielskiego oraz rozwiniętych umiejętności komunikacyjny i organizacyjnych, a także umiejętności ustalania priorytetów zadań i pracy w sposób zorganizowany i metodyczny.

Ochrony danych Koordynator ds. będzie wspierać zespół w udzielaniu wsparcia naszym klientom, koncentrując się na naszych podstawowych usługach, takich jak przeprowadzanie audytów zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz opracowywanie raportów z audytów z konkretnymi rekomendacjami. Ponadto ochrony danych Koordynator ds. będzie wspierać nasz dział DPO as a Service (DPOaaS) i angażować się także w inne istotne projekty. Będziesz współpracować z różnymi klientami, w tym sponsorami badań klinicznych, producentami farmaceutycznymi, organizacjami zajmującymi się badaniami klinicznymi oraz firmami biotechnologicznymi. Doświadczenie w zakresie cyklu życia badań klinicznych w fazach 1, 2 lub 3 będzie mile widziane.

Ta rola oferuje praktyczne doświadczenie w szerokim zakresie zadań związanych z ochroną danych. Każdy projekt będzie prowadzony przez doświadczonego inspektora ochrony danych, co zapewni cenne możliwości nauki i rozwoju. Idealnym kandydatem na to stanowisko będzie osoba wykazująca się proaktywnością, motywacją i pasją do rozwijania swoich kompetencji w zakresie ochrony danych w środowisku life sciences / badań klinicznych lub podnoszenia kwalifikacji w zakresie ochrony danych. Będzie ona w stanie pracować w dynamicznym środowisku, a także zarządzać różnorodnymi obowiązkami związanymi z ochroną danych i będzie zaangażowana w rzetelne i terminowe wykonywanie powierzonych zadań. Oczekujemy samodzielności w pracy oraz pewności siebie, by w razie potrzeby sygnalizować ewentualne wątpliwości.

Nowi pracownicy otrzymają ciągłe wsparcie, mentoring oraz dostęp do materiałów wewnętrznych mających na celu budowanie pewności siebie i umiejętności w zakresie podstawowych obowiązków. Naszym celem jest zapewnienie stabilnego i przyjaznego zaplecza, które umożliwi wszystkim członkom zespołu świadczenie wysokiej jakości usług i rozwój w ramach pełnionej funkcji.

Praca odbywa się głównie w trybie zdalnym, a wizyty u klientów mają charakter sporadyczny. Co miesiąc wymagane są podróże służbowe w celu uczestniczenia w spotkaniach biznesowych, które mogą wymagać 1-2 days at a time. Zawsze z odpowiednim wyprzedzeniem informujemy o konieczności podróży. Może również zaistnieć konieczność podróży do Wielkiej Brytanii. Wszystkie koszty podróży zgodne z polityką firmy zostaną pokryte lub zwrócone. Na to stanowisko zapraszamy osoby, które są gotowe na taki wymiar podróży służbowych.

Kandydaci powinni również wykazać się otwartością i nowoczesnym podejściem, szczególnie w odniesieniu do wdrażania nowych technologii, w tym odpowiedzialnego korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (AI), w celu zwiększenia wydajności, skuteczności i jakości świadczonych usług.

OBOWIĄZKI I ZADANIA

Ogólne

• Aktywny udział w rozwijaniu wspólnej bazy wiedzy zespołu The DPO Centre
• Wdrażanie ustalonych procesów i praktyk Centrum DPO
• Stałe monitorowanie zmian w przepisach i trendów
• Współpraca z kadrą kierowniczą przy ustalaniu priorytetów i realizacji zadań

Obsługa DPO-as-a-Service (DPOaaS) i obciążenia związane z DPO:

Doświadczenie w poniższych obszarach będzie atutem, ale nie jest wymagane – zapewniamy szkolenie w zakresie następujących zadań:

• Wspieranie zespołu DPOaaS poprzez pomoc w wykonywaniu wszelkich zadań, zwłaszcza przy realizacji zadań powierzonych przez inspektora ochrony danych
• Wspieranie i pomoc w wykonywaniu zadań inspektora ochrony danych, w tym między innymi:
• Pomoc w opracowywaniu i wdrażaniu strategii zapewniających zgodność organizacji z przepisami dotyczącymi ochrony danych
• Pod kierunkiem inspektora ochrony danych (DPO) systematyczne informowanie klientów i doradzanie im w zakresie zarządzania, odpowiedzialności i ryzyk
• Wdrażanie ustalonych procesów i praktyk The DPO Centre
• Pomoc w przeprowadzaniu ocen skutków dla ochrony danych (DPIA)
• Sporządzanie i przeglądanie rejestrów czynności przetwarzania danych (RoPA)
• Przegląd i aktualizowanie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA)
• Przeprowadzanie ocen uzasadnionego interesu (LIA)
• Doradzanie w zakresie międzynarodowego przekazywania danych, w tym przeprowadzania ocen ryzyka/wpływu przekazywania danych (TRA/TIA)
• Umiejętność oceny i doradzania klientom w zakresie procedur, reakcji i środków zaradczych w przypadku naruszenia ochrony danych
• Ocena i doradztwo w zakresie procedur, reakcji i środków zaradczych w przypadku naruszenia ochrony danych
• Opracowywanie, prowadzenie szkoleń oraz udzielanie wskazówek pracownikom w zakresie najlepszych praktyk w ochronie danych
• Wspieranie innych zespołów The DPO Centre w świadczeniu usług, takich jak DSAR, infolinia czy zadania szkoleniowe

Pomoc w realizacji projektów konsultingowych