Asystent/Asystentka ds. administracji

Jacobs; Kraków; Hybrid; PLN 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Dodatkowe ubezpieczenie na życie

Platforma MyBenefit

Dodatek wakacyjny

Elastyczny start dnia pracy

Krótkie piątki

Praca w biurze lub hybrydowo

Job summary

Jacobs w Krakowie poszukuje asystenta/asystentki ds. administracji do wsparcia zespołów projektowych w dynamicznym środowisku międzynarodowym.

Do obowiązków należeć będzie m.in. przygotowywanie raportów, organizacja spotkań i podróży służbowych, koordynacja dostępów do list dystrybucyjnych oraz tworzenie materiałów komunikacyjnych. Wymagane jest doświadczenie w administracji i bardzo dobra znajomość MS Office.

Qualifications

• Doświadczenie w zakresie administracji.
• Biegłość w pakiecie MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego.
• Silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Umiejętność ustalania priorytetów oraz pracy pod presją czasu.

Responsibilities

• Przygotowywanie raportów i zestawień.
• Wsparcie zespołu w zadaniach administracyjnych (zarządzanie kalendarzem i planowanie spotkań, przygotowywanie prezentacji oraz innych dokumentów).
• Organizacja spotkań i podróży służbowych wraz z ich rozliczaniem w systemie wewnętrznym, w tym pomoc w sporządzaniu dokumentacji podróży.
• Koordynowanie dostępów do list dystrybucyjnych.
• Kreowanie komunikacji, w tym pomoc w sporządzaniu newslettera.
• Pomoc przy innych projektach ad hoc.
• Archiwizacja dokumentów.
• Współpraca z pozostałymi działami w firmie.

Skills

MS Office proficiency

Interpersonal skills

Time management

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

W Jacobs tworzymy mądrzejszy, bardziej skomunikowany i zrównoważony świat. Razem przekraczamy granice możliwości, wyznaczając standardy, których potrzebuje przyszłość.

Zakres obowiązków

W Jacobs tworzymy projekty, które realnie zmieniają świat — od inteligentnych fabryk i zrównoważonych systemów wodnych, po nowoczesną infrastrukturę i przełomowe technologie. Nasze rozwiązania wspierają rozwój miast, przemysłu i innowacji, odpowiadając na wyzwania współczesnego świata, zarówno lokalnie jak i globalnie.

Do Twoich obowiązków jako Asystent/Asystentka ds. administracji będzie należeć

• Przygotowywanie raportów i zestawień
• Wsparcie zespołu w zadaniach administracyjnych (kompleksowe zarządzanie kalendarzem i planowanie spotkań, przygotowywanie prezentacji oraz innych dokumentów)
• Organizacja spotkań i podróży służbowych wraz z ich rozliczaniem w systemie wewnętrznym, w tym pomoc w sporządzaniu dokumentacji podróży
• Koordynowanie dostępów do list dystrybucyjnych
• Kreowanie komunikacji w tym pomoc w sporządzaniu newslettera
• Pomoc przy innych projektach ad hoc
• Archiwizacja dokumentów
• Współpraca z pozostałymi działami w firmie

Wymagania

• Doświadczenie w zakresie administracji (np. asystent/ka ds. administracji, specjalista/tka ds. administracji, pracownik/pracownica recepcji, pracownik/pracownica sekretariatu)
• Biegłość w posługiwaniu się pakietem MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego
• Silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne
• Umiejętność ustalania priorytetów oraz pracy pod presją czasu
• Dbałość o szczegóły i proaktywna postawa
• Zdolność do pracy samodzielnej i w zespole

Oferujemy

• Pracę w doświadczonym zespole projektowym oraz udział w międzynarodowych i prestiżowych projektach, w firmie obecnej we wszystkich obszarach inwestycji infrastrukturalnych
• Pakiet benefitów prywatna opieka medyczna, dodatkowe ubezpieczenie na życie, możliwość samodzielnego wyboru benefitów na platformie MyBenefit, wsparcie pracowników i ich rodzin w trudnych sytuacjach życiowych, i wiele innych
• Dodatek wakacyjny "wczasy pod gruszą"\
• Elastyczny start dnia pracy (między 7.30 a 10.00) oraz „krótkie piątki” (pracujemy poniedziałek – czwartek 8.5h, piątek 6h)
• Możliwość pracy w biurze lub w modelu hybrydowym
• Więcej informacji o naszych benefitach i kulturze pracy znajdziesz tutaj

Zdajemy sobie sprawę z tego, że będąc inkluzywnymi, stajemy się sobie bliżsi i zwiększamy naszą kreatywność. Akceptujemy ludzi takimi, jakimi są. Przeczytaj więcejtutaj.

Jako pracodawca świadomie wspierający osoby z niepełnosprawnościami, przeprowadzamy rozmowy kwalifikacyjne ze wszystkimi kandydatami spełniającymi kryteria stanowiska.