asystent/asystentka

TOP 100 KANCELARII; Opole; On-site; PLN 90,000 - 110,000; Full time

Job summary

Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Opolu poszukuje asystenta administracyjnego do zespołu ds. administracyjnych i obsługi prawnej. Zakres obejmuje obsługę sekretariatu, rejestrację korespondencji, wprowadzanie danych do EZD oraz wsparcie w organizowaniu spotkań i wyjazdów.

Wymagane jest wykształcenie średnie, biegła znajomość MS Office, zwłaszcza Word i Excel, oraz postupne przyswajanie specjalistycznych systemów informatycznych. Dopływ do obsługi klientów i redagowania pism jest kluczowy.

Qualifications

• Średnie wykształcenie wymagane.
• Biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych.
• Znajomość MS Office (Word i Excel) w tworzeniu pism i tabel.
• Szybkie przyswajanie systemów informatycznych (EZD, bazy danych zwierząt).
• Redagowanie pism urzędowych i maili zgodnie z etykietą urzędową.
• Podstawowa znajomość struktur administracji publicznej.

Responsibilities

• Prowadzenie kompleksowej obsługi sekretarsko-biurowej Powiatowego Lekarza Weterynarii oraz Zastępcy.
• Rejestrowanie, klasyfikowanie i znakowanie korespondencji w EZD lub tradycyjnie.
• Wprowadzanie danych do systemów informatycznych Inspekcji Weterynaryjnej.
• Koordynowanie obiegu dokumentów między komórkami organizacyjnymi.
• Organizacja i obsługa spotkań i wyjazdów służbowych.
• Obsługa interesantów oraz kierowanie spraw do właściwych pracowników.
• Przygotowywanie projektów pism, pism przewodnich i innych dokumentów.
• Archiwizacja dokumentacji zgodnie z przepisami i wykazem akt.

Skills

MS Office

Word

Excel

EZD

Redakcja pism

Administracja publiczna

Prawa publiczne

Szybkie przyswajanie systemów IT

Education

Średnie wykształcenie

Tools

MS Office

Word

Excel

EZD

Job description

Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Opolu

Powiatowy Lekarz Weterynarii poszukuje kandydatów/kandydatek na stanowisko: asystent/asystentka do spraw administracyjnych w zespole ds. administracyjnych i obsługi prawnej

45-836 Opole Wrocławska 170

Zakres Zadań Wykonywanych Na Stanowisku Pracy

• prowadzenie kompleksowej obsługi sekretarsko-biurowej Powiatowego Lekarza Weterynarii oraz jego Zastępcy,
• wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w tym rejestrowanie, klasyfikowanie i znakowanie korespondencji wpływającej i wychodzącej w systemie tradycyjnym lub elektronicznym (EZD),
• obsługa dokumentacji weterynaryjnej, w tym wprowadzanie danych do dedykowanych systemów informatycznych Inspekcji Weterynaryjnej (np. systemy identyfikacji i rejestracji zwierząt, rejestry decyzji administracyjnych),
• koordynowanie obiegu dokumentów wewnątrz Powiatowego Inspektoratu Weterynarii oraz dbanie o terminowy przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
• organizacja i obsługa spotkań służbowych, narad oraz wyjazdów terenowych Powiatowego Lekarza Weterynarii,
• bezpośrednia i telefoniczna obsługa interesantów (klientów zewnętrznych), udzielanie podstawowych informacji oraz kierowanie spraw do właściwych merytorycznie pracowników,
• przygotowywanie projektów pism, pism przewodnich, zaproszeń oraz innych dokumentów o charakterze ogólnym na polecenie przełożonego,
• archiwizacja dokumentacji i akt spraw zgodnie z obowiązującym rzeczowym wykazem akt i przepisami o narodowym zasobie archiwalnym,
• zaopatrzenie sekretariatu i urzędu w niezbędne materiały biurowe oraz dbanie o należyty stan estetyczny sekretariatu.

Warunki Pracy

Praca biurowa w siedzibie urzędu (w tym praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie).

Praca w terenie na obszarze powiatu opolskiego, obejmująca wyjazdy służbowe oraz bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym.

Prowadzenie służbowych pojazdów samochodowych.

Udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje.

Dostępność Budynku

W siedzibie urzędu znajduje się winda, co zapewnia dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Inne Informacje

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

• ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

Pozostałe Wymagania Niezbędne

• biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych: pakiet MS Office (szczególnie Word i Excel do tworzenia pism i tabel), obsługa skanera, niszczarki,
• szybkie przyswajanie systemów informatycznych: w PIW pracuje się na specyficznych programach (np. systemy weterynaryjne, bazy danych zwierząt) oraz systemach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD),
• poprawność językowa i redakcyjna: umiejętność pisania pism urzędowych, pism przewodnich i maili z zgodnie z zasadami ortografii, interpunkcji i etykiety urzędowej,
• podstawowa znajomość struktur administracji publicznej: wiedza, jak funkcjonuje urząd, czym różni się administracja rządowa od samorządowej i jak przepływają dokumenty.
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i Oświadczenia Niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i Oświadczenia Dodatkowe

Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-16

Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Miejsce Składania Dokumentów

Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Opolu

ul. Wrocławska 170

45-836 opole