Office Manager (m/w/d)

Vintage Cash Cow; Osterreich; Hybrid; PEN 107,000 - 129,000; Full time

Benefits offered by this job

Vielseitige Tätigkeit

Mitgestaltung von Anfang an

Eigenverantwortliches Arbeiten

Internationales Umfeld

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Vintage.com sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager für den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg, Österreich.

Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, koordinierst Ausstattung und betreust externe Dienstleister, damit die Mitarbeitenden alles Nötige für ihre tägliche Arbeit haben. Du arbeitest eng mit unseren internationalen Teams aus Facility Management, Einkauf und People zusammen, behältst Prioritäten und treibst Prozessoptimierung voran.

Qualifications

• Erfahrung in Büroorganisation, Administration oder Assistenz in einer vergleichbaren Tätigkeit.
• Strukturiertes Arbeiten, Priorisierung und Zuverlässigkeit.
• Freundliche, professionelle Kommunikation mit Abteilungen und externen Partnern.

Responsibilities

• Koordination des täglichen Bürobetriebs und Organisation einer einladenden Arbeitsumgebung.
• Verwaltung von Büromaterialien, Arbeitsmitteln und Ausstattung; rechtzeitige Verfügbarkeit sicherstellen.
• Ansprechperson für lokale Dienstleister; Koordination deren Leistungen.
• Dokumentation von Ausgaben, Bestellungen und Beständen; Unterstützung bei Rechnungen und Kostenkontrolle.
• Organisation von Ausstattung und Vorbereitung für neue Kolleginnen und Kollegen in Zusammenarbeit mit HR.
• Zusammenarbeit mit Facility Management, Einkauf und HR zur Optimierung bestehender Abläufe.

Skills

Büroorganisation

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Kommunikation

Excel

Job description

Office Manager (m/w/d)

Department: Facilities Management

Employment Type: Full Time

Location: Korneuburg, Austria

Compensation: €2,500 - €3,000 / month

Description

Bei Vintage.com geben wir wertvollen Dingen ein zweites Leben. Wir kaufen gebrauchte Artikel wie Schmuck, Uhren, Edelmetalle, Kameras und Sammlerstücke an und verkaufen sie über verschiedene Online-Plattformen weiter.

Mit Standorten in Österreich, den Niederlanden und Großbritannien verbinden wir Fachwissen mit moderner Technologie. Für den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Büroorganisation übernimmt und für einen reibungslosen Arbeitsalltag sorgt.

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert? Du arbeitest selbstständig, denkst lösungsorientiert und hast Freude daran, Strukturen und Abläufe mitzugestalten?

Dann bist du bei uns richtig!

Als Office Manager bist du die zentrale Ansprechperson für die Organisation und Verwaltung unseres neuen Standorts in Korneuburg. Du koordinierst die Büroausstattung, betreust externe Dienstleister und sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter alles haben, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Dabei arbeitest du eng mit unseren internationalen Teams aus Facility Management, Einkauf und People zusammen und unterstützt uns dabei, effiziente Abläufe und ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Deine Aufgaben

• Büro- und Standortorganisation: Du koordinierst den täglichen Bürobetrieb und sorgst für eine gut organisierte, funktionierende und einladende Arbeitsumgebung.
• Einkauf und Ausstattung: Du verwaltest Büromaterialien, Arbeitsmittel und sonstige Ausstattung, organisierst Bestellungen und stellst die rechtzeitige Verfügbarkeit sicher.
• Dienstleistermanagement: Du bist Ansprechperson für lokale Lieferant und Dienstleister, koordinierst deren Leistungen und unterstützt bei der Beschaffung von Produkten und Services.
• Administrative Aufgaben: Du dokumentierst Ausgaben, Bestellungen und Bestände, pflegst Übersichten und unterstützt bei der Kontrolle von Rechnungen und laufenden Kosten.
• Unterstützung für Mitarbeiter:innen: Du organisierst gemeinsam mit unserem HR-Team die Ausstattung und organisatorische Vorbereitung für neue Kolleg und unterstützt bei internen Meetings und Veranstaltungen.
• Prozessoptimierung und Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit unseren Teams aus Facility Management, Einkauf und HR zusammen und entwickelst bestehende Abläufe und administrative Prozesse laufend weiter.

Das bringst du mit

• Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit gesammelt.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und findest für alltägliche Herausforderungen praktische Lösungen.
• Du kommunizierst freundlich und professionell und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Abteilungen zusammen.
• Du bist sicher im Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
• Du zeigst Eigeninitiative, übernimmst gerne Verantwortung und hast Freude daran, neue Strukturen und Abläufe mitzugestalten.

Von Vorteil, aber kein Muss: Erfahrung im Office Management, in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister, im Einkauf oder bei der Organisation von Bürostandorten.

Das bieten wir dir

• Vielseitige Tätigkeit: Du übernimmst abwechslungsreiche organisatorische und administrative Aufgaben und bist eine wichtige Ansprechperson für unseren Standort.
• Mitgestaltung von Anfang an: Du begleitest den Aufbau unseres neuen Standorts in Österreich und kannst eigene Ideen und Verbesserungen aktiv einbringen.
• Eigenverantwortliches Arbeiten: Du organisierst deinen Aufgabenbereich selbstständig und übernimmst Verantwortung für einen reibungslosen Bürobetrieb.
• Internationales Umfeld: Du arbeitest eng mit Kolleg aus Österreich, den Niederlanden und Großbritannien zusammen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Du sammelst wertvolle Erfahrung im Standortmanagement eines wachsenden internationalen E-Commerce-Unternehmens und kannst deinen Verantwortungsbereich mitgestalten.

Chancengleichheit und Vielfalt sind uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung. Wenn du im Bewerbungsprozess Unterstützung oder Anpassungen benötigst, lass es uns gerne wissen.