Koordinator og boligansvarlig – tilkalling i Oslo

Talal Layth; Oslo fylke; On-site; NOK 358,000 - 468,000; Full time

Job summary

STAYINOSLO søker en koordinator og boligansvarlig i Oslo som kan håndtere overtakelser, inn- og utflyttinger, og daglig boligdrift. Rollen krever presisjon, dokumentasjon og god kommunikasjon med beboere og utleiere.

Du må ha praktisk erfaring med AI-verktøy som ChatGPT, kunne formulere klare planer og oppfølging, og jobbe fleksibelt dagtid og kveld etter avtale.

Qualifications

• Nøyaktig arbeid med dokumentasjon av tilstand, avtaler og avvik.
• God skriftlig og muntlig kommunikasjon med beboere og utleiere.
• Norsk flyt skriftlig og muntlig; engelsk er en fordel.
• Kunnskap om ChatGPT og AI-verktøy i daglig koordinering.

Responsibilities

• Koordinere befaringer, overtakelser og tilbakeleveringer med utleiere, leietakere og andre involverte.
• Gjennomføre gjennomgang av leiligheter ved overtakelse og tilbakelevering, og registrere tilstand, renhold, inventar og mangler.
• Fylle protokoller etter faste maler med bilder og signaturer.
• Sammenholde tilstanden ved tilbakelevering og melde avvik til ansvarlig leder.
• Håndtere nøkkelutlevering og oppdatere nøkkeloversikter.
• Holde oversikt over status, datoer og frister før neste innflytting.
• Koordinere renhold og vedlikehold med berørte parter og følge opp oppgaver.
• Holde maler og boligoversikter oppdatert og lagret.
• Føre daglig boligdrift og praktiske henvendelser ved behov.

Skills

Nøyaktighet

Dokumentasjon

Kommunikasjon

AI-kompetanse

ChatGPT erfaring

Job description

Liker du å skape orden og følge opp både mennesker og detaljer? STAYINOSLO søker en koordinator og boligansvarlig til overtakelse og tilbakelevering av leiligheter, dokumentasjon og daglig drift i Oslo. Tilkalling med timelønn og avtalte oppdrag på dagtid og kveld.

Hva vi ser etter

• Du arbeider nøyaktig og dokumenterer tilstand, avtaler og avvik på en tydelig måte.
• Du møter presis, holder avtaler og håndterer boliger, nøkler og opplysninger om beboere ansvarlig.
• Du kommuniserer godt med leietakere, utleiere og kolleger, også når noe må avklares.
• Du kan bruke mobil og PC til bilder, digitale skjemaer, e-post, kalender og enkle boligoversikter.
• Du kan planlegge avtalte oppdrag selvstendig, prioritere og be om hjelp når det er nødvendig.
• Du behersker norsk godt nok til dialog og skriftlige protokoller. Engelskkunnskaper er en fordel.
• Du kan møte til avtalte oppdrag i Oslo og har mulighet til å jobbe på dagtid og kveld etter avtale.

Erfaring fra boligutleie, eiendomsdrift, overtakelser, kundeservice, administrasjon eller koordinering er en fordel, men ikke et krav. Interesse for boligdrift, god vurderingsevne og vilje til å lære er viktig. Førerkort og tilgang til bil er et pluss, men ikke et krav dersom du kan komme deg til avtalte oppdrag.

AI og digitale arbeidsverktøy -- sentralt krav: Du må ha god og dokumenterbar praktisk erfaring med ChatGPT fra OpenAI og relevante AI-verktøy og kunne bruke dem selvstendig og systematisk i daglig koordinering og boligdrift. Du skal formulere presise spørsmål og instrukser, finne og sammenligne informasjon, produkter og leverandører, strukturere feil- og avviksmeldinger, prioritere oppgaver og lage gjennomførbare arbeids- og fremdriftsplaner med ansvar, frister og oppfølging. Du skal kunne sammenfatte informasjon og sende tydelige planer og statusrapporter til leder og kolleger. Denne rollen krever høyere AI-kompetanse enn de praktiske rollene. Beskriv kort i søknaden hvordan du har brukt AI til planlegging, informasjonsinnhenting og oppfølging. Du kontrollerer AI-svar mot pålitelige kilder og egne faglige vurderinger og følger bedriftens rutiner for personvern. Personopplysninger om beboere, kunder og ansatte, adgangskoder og annen fortrolig informasjon skal ikke legges inn i AI-verktøy uten godkjent løsning og uttrykkelig avklaring. Det kreves praktisk brukerkompetanse, ikke programmering eller utvikling av AI.

Arbeidsoppgaver

Du bidrar til at overtakelser, inn- og utflyttinger og tilbakeleveringer av leilighetene våre gjennomføres ryddig og til avtalt tid. Rollen kombinerer oppfølging ute i boligene med koordinering og dokumentasjon.

• Avtale og koordinere befaringer, overtakelser og tilbakeleveringer med utleiere, leietakere og andre involverte.
• Gjennomføre gjennomgang av leiligheter ved overtakelse og tilbakelevering, og registrere tilstand, renhold, inventar, utstyr og eventuelle mangler.
• Fylle ut overtakelses- og tilbakeleveringsprotokoller etter faste maler, med daterte bilder, merknader og nødvendige signaturer.
• Sammenholde tilstanden ved tilbakelevering med tidligere protokoller og bilder, og melde avvik til ansvarlig leder.
• Håndtere ut- og innlevering av nøkler og holde oppdatert oversikt over nøkkelsett og tilganger.
• Holde oversikt over leilighetenes status, belegg, avtalte datoer, frister og gjenstående oppgaver før neste innflytting eller tilbakelevering til utleier.
• Koordinere renhold, vedlikehold og klargjøring med renholdere, vaktmester og leder, og følge opp at avtalte oppgaver blir ferdige.
• Holde protokoller, sjekklister, maler og boligoversikter oppdatert og lagret på riktig sted. Bidra til enklere og mer enhetlige rutiner.
• Følge opp praktiske henvendelser og bidra i den daglige boligdriften ved behov.

Du gir tydelig beskjed om fremdrift, mangler og forhold som må avklares. Økonomiske krav, tvister og beslutninger utover avtalte fullmakter avklares med leder.

Vi tilbyr

• En variert rolle med både praktisk boligoppfølging, koordinering og administrative oppgaver.
• Opplæring i boligene, protokollene, malene og arbeidsverktøyene våre.
• Timelønn etter avtale, ut fra erfaring, ferdigheter og ansvar.
• Skriftlig arbeidsavtale og feriepenger etter gjeldende regler.
• Mulighet til å bidra til bedre struktur og rutiner i en bedrift under utvikling.

Dette er tilkallingsarbeid med varierende arbeidsmengde etter behov. Oppdrag og vakter avtales, og arbeidet kan foregå både på dagtid og kveld. Oppgit gjerne når du vanligvis kan jobbe. Rollen krever at du kan møte fysisk i leiligheter på ulike adresser i Oslo.

Ansettelsesform, arbeidsomfang, timelønn og øvrige vilkår avklares skriftlig før oppstart. Oppstart etter avtale.