Kontorleder

Bydel Søndre Nordstrand; Oslo; On-site; NOK 600,000 - 800,000; Full time

Benefits offered by this job

Treningsrom

Kompetanseutvikling

Job summary

Grefsen skole søker en dyktig kontorleder til å videreføre skolens administrative tjenester. Stillingen innebærer personal- og lønnsadministrasjon, budsjett og regnskapsoppfølging, samt koordinering av administrative rutiner og systemer.

Du vil være en viktig støttespiller for ledelsen, ansatte, elever og foresatte, med ansvar for resepsjon, service og systemstøtte i en stor kommunal skolehverdag.

Qualifications

• Erfaring fra kontor- og administrasjonsfunksjon.
• Budsjett- og regnskapsforståelse.
• Lønns- og personaladministrasjon.
• Saksbehandling og administrative arbeidsprosesser.
• Gode IKT-ferdigheter og rask systemoppstart.
• Veldig gode norsk kunnskaper, muntlig og skriftlig.
• Kjennskap til relevant lovverk og tariffavtaler i Oslo.
• Kjennskap til Osloskolens systemer som Unit4, HR-systemet og Framsikt.

Responsibilities

• Utarbeide budsjett, følge opp økonomi og sikre god regnskapskontroll.
• Kontroll og registrering av variabellønn.
• Bidra i HMS- og beredskapsarbeid.
• Veilede og støtte ansatte i administrasjonen ved behov.
• Ivareta resepsjons- og servicefunksjon overfor elever og foresatte.
• Saksbehandling og forvaltningsprosesser i skolens systemer.

Skills

Gode IKT-ferdigheter

Norskkunnskap (muntlig og skriftlig)

Organisatorisk sans

Serviceinnstilt

Tools

Unit4

HR-systemet

Framsikt

WebSak

WinTid

Vigilo

ORRA

Job description

Grefsen er en veldrevet 1.-7.-skole med om lag 720 elever og 110 ansatte. Skolen ligger i bydel Nordre Aker og har lange tradisjoner tilbake til 1905. Skolen ble totalrenovert i 2014 og har moderne lokaler, flerbrukshall/kultursal og et stort uteområde. Grefsen skole er en VI-skole, og sammen skaper vi framtiden gjennom læring, fellesskap og inkludering.

Vi søker nå en dyktig og kompetent kontorleder som kan videreføre og videreutvikle skolens administrative tjenester. Som kontorleder vil du bli en del av et administrasjonsteam bestående av tre medarbeidere, og ha en sentral rolle i skolens daglige drift. Du vil være en viktig støttespiller for ledelsen, ansatte, elever og foresatte.

Kontorleder har overordnet ansvar for skolens kontor- og administrasjonsfunksjon, økonomioppfølging og sentrale HR-oppgaver. Stillingen omfatter blant annet budsjett- og regnskapsarbeid, lønns- og personaladministrasjon, saksbehandling og koordinering av skolens administrative rutiner og systemer.

• Utarbeide budsjett, følge opp økonomi og sikre god regnskapskontroll i samarbeid med rektor
• Kontroll og registrering av variabellønn
  
• Bidra i skolens arbeid med HMS og beredskap
• Veilede og støtte øvrige ansatte i administrasjonen ved behov
• Ivareta skolens resepsjons- og servicefunksjon overfor elever, foresatte, ansatte og besøkende
• Meget god økonomiforståelse og erfaring med budsjett- og økonomioppfølging
• Erfaring med lønnsarbeid og personaladministrasjon
• Erfaring med saksbehandling og administrative arbeidsprosesser
• Gode IKT-ferdigheter og evne til raskt å sette seg inn i nye systemer
• Svært gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig
• Kjennskap til relevant lovverk, blant annet arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven og til Oslo kommunes tariffavtale (Dok. 25)
• Kjennskap til Osloskolens systemer (Unit4, HR-systemet, Framsikt, WebSak, WinTid, Vigilo og ORRA) er en forutsetning for tilsetting
• Er strukturert, systematisk og har god gjennomføringsevne
• Har høy integritet og arbeider nøyaktig og selvstendig
• Har god økonomisk og administrativ forståelse
• Er serviceinnstilt, samarbeider godt med andre og bidrar til et inkluderende arbeidsmiljø.
• Ønsker å bidra til et trygt og inkluderende skolefellesskap for alle elever
• En sentral og variert stilling med stort ansvar og god påvirkningsmulighet
• Et inkluderende og utviklingsorientert arbeidsmiljø
• Gode muligheter for kurs og kompetanseutvikling
• Engasjerte elever og foresatte
• Tilgang til treningsrom i flerbrukshallen
• Lønn og arbeidsvilkår etter gjeldende avtaler i Oslo kommune

Utdanningsetaten i Oslo sørger for at 90 000 elever og lærlinger lærer og trives, utvikler seg faglig og sosialt og får bruke sin nysgjerrighet, sitt engasjement og sin kreativitet. Som en av våre 17 000 ansatte i Norges største kommunale etat får du jobbe med kolleger med bred faglig kompetanse og med hjerte for Osloskolen.

Tilsetting i grunnskolen, videregående skole, voksenopplæring, aktivitetsskolen eller for å gi leksehjelp er betinget av at det før tiltredelse fremlegges politiattest i tråd med opplæringsloven § 17-11.