Førstekonsulent ved Institutt for geofag

For spørsmål om Jobbnorge, kontakt Ole Rustad; Oslo; On-site; NOK 570,000 - 650,000; Full time

Benefits offered by this job

Gode velferdsordninger

Statens Pensjonskasse medlemskap

Trening i arbeidstiden (1,5 time/uke)

Job summary

Universitetet i Oslo (UiO) søker en førstekonsulent i førstelinjetjenesten ved Geofag, Fakultet for realfag og teknologi. Du sikrer daglig drift, innkjøp, reisestøtte og praktisk tilrettelegging for ansatte, studenter og gjester i en ekspedisjon.

Stillingen krever god norsk og engelsk kommunikasjon, erfaring fra resepsjon og god IT-/økonomiforståelse, med selvstENDIG arbeid under veiledning i en teknisk administrativ gruppe.

Qualifications

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, bachelorgrad eller tilsvarende.
• Meget god skriftlig og muntlig norsk, samt god engelsk kommunikasjon.
• Erfaring fra førstelinjetjeneste eller resepsjon.
• Kunnskap om innkjøp og administrativ IT-kompetanse.

Responsibilities

• Kontere og attestere fakturaer i økonomisystemet.
• Bestille utstyr og materiell i tråd med innkjøpsrutiner.
• Gjennomføre mini-anbud/innhente tilbud til konferanser og arrangementer.
• Administrere arrangementer, møter, servering og praktisk tilrettelegging.
• Bestille reiser for grupper og gjester.
• Utarbeide timekontrakter etter avtale.
• Posthåndtering og mottak av pakker.
• Tilrettelegge tilgang til bygg og rom (gjestekort, nøkler).
• Administrere booking av instituttets biler.
• Ivareta lunsjrom og andre fasiliteter.

Skills

Serviceinnstilling

Kundeserviceerfaring

Kommunikasjonsevner

Education

Bachelorgrad eller tilsvarende

Tools

Administrativ IT-kompetanse

Job description

Om stillingen

Vi har ledig fast stilling som førstekonsulent (SKO 1408) i førstelinje ved Institutt for geofag ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo (UiO).

Stillingen har ansvar for praktiske og administrative oppgaver knyttet til instituttets daglige drift, inkludert enklere økonomioppgaver. Rollen sikrer at ansatte, studenter og gjester får nødvendig tilgang, logistikkstøtte og praktisk tilrettelegging gjennom en førstelinjetjeneste ved et ekspedisjonskontor med daglig åpningstid.

Ekspedisjonen er instituttets ansikt utad og et tidlig kontaktpunkt for hjelp og støtte for våre mange gjester og nyansatte, og har derved også en viktig sosial funksjon. En imøtekommende og profesjonell førstelinje skal gi opplevelse av å bli sett og tatt på alvor, bidra til rask avklaring av hvem som kan hjelpe, og gi støtte til å orientere seg i systemer, regler og rutiner.

Du har selvstendig ansvar for enklere økonomioppgaver, reisebestillinger, mini-anbud, bilags-administrasjon mm. Du jobber selvstendig innenfor gitte rammer og i tett dialog med instituttets ansatte. Du inngår i instituttets teknisk-administrative gruppe og din nærmeste leder er administrasjonssjef ved instituttet.

Vi søker deg med evne til å koordinere praktiske sider av instituttets mangfoldige virksomhet. Du er svært serviceinnstilt, har gode samarbeidsevner og gjennomføringskraft, samt god forståelse for hva et institutt eller en tilsvarende enhet innebærer.

Stillingen passer for deg som trives i kontakt med folk og trives med å løse oppgaver i daglig drift. Du har god oversikt over instituttets aktiviteter, håndterer mange saker parallelt og er proaktiv når det gjelder gjennomføring av arbeidsoppgaver. Du får et inkluderende og internasjonalt arbeidsmiljø med engasjerte kolleger.

Tiltredelse snarest mulig.

Arbeidsted vil være fysisk tilstedeværelse i Geologibygningen, Institutt for geofag, på Blindern, Oslo.

Dine arbeidsoppgaver omfatter

• kontere og attestere (etter fullmakt) fakturaer i økonomisystemet
• bestille utstyr, driftsmateriell og annet i tråd med innkjøpsrutiner og rammeavtaler
• gjennomføre mini-anbud/forenklede tilbudsinnhentinger for konferanser og arrangementer, samt bistå ved anbudsprosesser
• administrere arrangementer, møter og servering og praktisk tilrettelegging rundt dette
• bestille reiser (transport og overnatting) for grupper samt gjester til instituttet
• utarbeidelse av timekontrakter etter avtale
• forsendelse og mottak av pakker og annen posthåndtering
• ordne tilgang til instituttets bygninger og rom (gjestekort, nøkler)
• administrere booking av instituttets biler
• ansvar for å ivareta instituttets lunsjrom

Stillingen kan tillegges andre oppgaver ved behov.

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

Kvalifikasjonskrav:

I denne rollen må du ha:

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, tilsvarende bachelorgrad. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet.
• Meget god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk, og god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på engelsk.
• Erfaring fra arbeid innen førstelinjetjeneste eller resepsjonsarbeid.
• Erfaring innen flere av de relevante arbeidsoppgavene.
• God administrativ IT-kompetanse.

Dette er en stilling der personlige egenskaper tillegges svært stor vekt.

I denne rollen bør du ha:

• Kjennskap til statens regelverk for innkjøp.
• God økonomiforståelse.
• Kunnskap om en kompleks statlig organisasjon som universitets- eller høyskolesektoren.

UiO er underlagt Sikkerhetsloven, som stiller krav til organisasjonens håndtering av skjermingsverdige objekter og kunnskap, samt annen relevant lovgivning som berører behandling av og tilgang til sensitiv informasjon. På bakgrunn av dette er det en forutsetning for tiltredelse at kandidaten er sikkerhetsmessig egnet. Vi gjør oppmerksom på at vi vil kunne benytte bakgrunnssjekk som en del av vår rekrutteringsprosess.

Hva vi ser etter hos deg?

Personlige egenskaper:

Du må kunne være serviceinnstilt og fremstå imøtekommende også i perioder med stort arbeidspress. Du må være nøyaktig, men kunne agere raskt og håndtere mange saker parallelt på en god måte. Du må kunne jobbe selvstendig, og trives i og håndtere en arbeidshverdag der arbeidsmengde som svinger over tid. Fysisk tilstedeværelse er hovedregelen for denne stillingen.

Ansettelse i stillingen bygger på en helhetlig vurdering av alle kvalifikasjonskrav som ligger til stillingen, inkludert personlige egenskaper.

Vi kan tilby deg

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling
• Engasjerte kollegaer i et godt arbeidsmiljø
• Gode velferdsordninger i tillegg til et familievennlig Oslo med mange muligheter for kultur og utendørs aktiviteter
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse , som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger
• Lønn i stilling som førstekonsulent, stillingskode 1408, i lønnsspenn fra NOK 570 000 - 650 000, avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2% i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no .

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger - kanskje den neste er deg?

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en , oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen .

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter. Mer informasjon om likestillingstiltak ved UiO finner du her .

Vi håper at du søker på stillingen hos oss.

Formelle retningslinjer

De best kvalifiserte søkerne vil bli innkalt til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.