Fagansvarlig dokumentstyring

Sporveien AS; Oslo; On-site; NOK 650,000 - 900,000; Full time

Benefits offered by this job

Personalbillett på Ruter

Pensjons- og forsikringsordninger

Job summary

Sporveien AS trenger en fagansvarlig for dokumentstyring i utbyggingsprosjekter. Du vil være faglig støttespiller for dokumentansvarlige og lede utviklingen av rutiner og krav i samhandlingsløsningen, og bidra til kontinuerlig forbedring gjennom hele prosjektløpet.

Stillingen innebærer opplæring, implementering av ny teknologi og samarbeid på tvers av prosjekter og avdelinger, med mulighet til å forme dokumentstyringsfaget i en ledende infrastrukturorganisasjon.

Qualifications

• Minimum 7 års erfaring med dokumentstyring i prosjekt, bygg, anlegg eller samferdsel
• Svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk, minimum nivå B2
• Relevant utdanning, gjerne bachelor, innen ingeniørfag, byggfag, arkiv-/informasjonsforvaltning eller tilsvarende
• God forståelse av samhandlingsløsninger som Aconex, Omega365 eller tilsvarende, og evne til å omsette behov i krav
• Interesse for digitale verktøy, data og automatisering, og forståelse for hvordan dette påvirker dokumentstyring og informasjonsforvaltning
• Erfaring med å utvikle, forbedre og implementere prosesser, rutiner og malverk

Responsibilities

• Være fageier for dokumentstyringsprosessene i samhandlingsløsningen og videreutvikle rutiner, maler og instrukser
• Være faglig rådgiver og støtte for dokumentansvarlige i prosjekt og avdelingen
• Lede forbedringsarbeid innen dokumentstyring, prioritere tiltak og følge opp feil og forbedringsforslag
• Samarbeide tett med systemspesialist om systemendringer og rapporteringsløsninger
• Ha ansvar for opplæringsmateriell og bidra til kompetanseheving innen dokumentstyringsprosessene
• Bistå i anskaffelser av ressurser og rammeavtaler innen dokumentstyringsfaget
• Administrere og følge opp dokumenthåndteringen i prosjektets samhandlingsverktøy
• Følge opp dokumentplaner, dokumentleveranser og fremdrift
• Sikre dokumentfaglig kvalitet og etterlevelse av krav gjennom hele prosjektet
• Bidra til overlevering av FDV-dokumentasjon og arkivering av prosjektdokumentasjon
• Bidra aktivt inn i videreutviklingen av dokumentstyringsfaget

Skills

Dokumentstyring

Prosessforbedring

Samarbeid

Digitalisering

Kommunikasjon

Kravhåndtering

Education

Bachelor i ingeniørfag/arkivforvaltning

Tools

Aconex

Omega365

Samhandlingsløsning

Prosjektverktøy

Job description

Vi søker en fagansvarlig for dokumentstyring i prosjekt som skal eie og videreutvikle måten vi jobber med dokumentasjon på i utbyggingsprosjekter i Sporveien. Du blir den faglige drivkraften for dokumentstyring på tvers av prosjektene våre, og nærmeste faglige støtte for våre dokumentansvarlige (DA). Du vil også fungere som dokumentansvarlig i ett eller flere av våre prosjekter. Faget er i endring: mer av arbeidet flytter seg fra manuell kontroll til systemstøttede og datadrevne arbeidsmåter, og vi ønsker en fagansvarlig som forstår denne utviklingen og kan omsette den til gode rutiner og krav.

Arbeidsoppgaver Som Fagansvarlig

• Være fageier for dokumentstyringsprosessene i samhandlingsløsningen, og videreutvikle rutiner, maler og instrukser slik at de gir god dokumentfaglig kvalitet i prosjektene
• Være faglig rådgiver og støtte for dokumentansvarlige (DA) i prosjekt og øvrige ressurser i avdelingen
• Lede forbedringsarbeid innen dokumentstyring, prioritere tiltak sammen med leder prosjektstøtte og følge opp feil, behov og forbedringsforslag i rutiner og verktøy
• Samarbeide tett med systemspesialist om systemendringer, integrasjoner, rapporteringsløsninger og andre tiltak som krever teknisk gjennomføring
• Ha ansvar for opplæringsmateriell og bidra til kompetanseheving innen dokumentstyringsprosessene i samhandlingsløsningen
• Bistå i anskaffelser av ressurser og rammeavtaler innen dokumentstyringsfaget, og være faglig representant i relevante fora på tvers av prosjekter og organisasjonen

Arbeidsoppgaver Som Dokumentansvarlig i Prosjekt

• Administrere og følge opp dokumenthåndteringen i prosjektets samhandlingsverktøy, herunder brukeradministrasjon, superbrukerstøtte og veiledning i rutiner, maler og instrukser
• Følge opp dokumentplaner, dokumentleveranser, status og fremdrift, og bidra til at avvik og forsinkelser håndteres i prosjektet
• Sikre dokumentfaglig kvalitet og etterlevelse av krav gjennom hele prosjektet, fra anbudsdokumenter og kontrakter til kontroll av dokumentasjon og dokumentplaner
• Bidra til overlevering av FDV-dokumentasjon og arkivering av prosjektdokumentasjon i tråd med styringssystemet
• Bidra aktivt inn i videreutviklingen av dokumentstyringsfaget

Kvalifikasjoner

• Minimum 7 års erfaring med dokumentstyring i prosjekt, fortrinnsvis fra bygg, anlegg eller samferdsel. Erfaring fra en fagansvarlig eller tilsvarende rolle er en fordel
• Svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk, minimum nivå B2 på høyt nivå
• Relevant utdanning, gjerne på bachelornivå, innen for eksempel ingeniørfag, byggfag, arkiv-/informasjonsforvaltning eller tilsvarende. Lang og relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
• God forståelse av samhandlingsløsninger som Aconex, Omega365 eller tilsvarende, og evne til å omsette behov i krav, rutiner og praktisk bruk
• Interesse for digitale verktøy, data og automatisering, og forståelse for hvordan dette påvirker dokumentstyring og informasjonsforvaltning i prosjekter
• Erfaring med å utvikle, forbedre og implementere prosesser, rutiner og malverk

Personlige Egenskaper

• Faglig trygg og tydelig, med evne til å gi råd, støtte og retning til andre
• Nysgjerrig og utviklingsorientert, med interesse for nye arbeidsmåter, verktøy og metoder i faget
• God til å samarbeide og bygge bro mellom prosjekter, fagmiljøer og avdelinger
• Strukturert og gjennomføringssterk, med evne til å prioritere og følge opp flere parallelle behov

Vi tilbyr

• En sentral fagrolle med reell påvirkning på hvordan dokumentstyring drives fremover
• Et fagmiljø med gode kollegaer innen dokumentstyring og prosjekt
• Mulighet til å videreutvikle et viktig fagområde i en organisasjon med store og komplekse utbyggingsprosjekter
• Lønn etter avtale, pensjons- og forsikringsordninger. I tillegg har vi mange utenomfaglige tilbud og som ansatt i Sporveien vil du få personalbillett på Ruter sitt rutenett i Oslo og Akershus

Har du spørsmål om stillingen, ta kontakt med Leder Prosjektstøtte Marit Gjestvang Petersen på telefon [phone]

Hvorfor Sporveien

I Sporveien står helse, miljø og sikkerhet alltid i fokus. Vi skal unngå skader til enhver tid og våre ansatte skal være trygge på jobben.

Du blir en viktig del av et av landets største transportør av persontrafikk som er en samfunnsviktig arbeidsgiver med stor betydning for miljøet, bylivet og kollektivtrafikken. Vi ønsker å tilrettelegge for et grønnere samfunn, og jobber for å levere mest mulig kollektivtrafikk for pengene slik at flest mulig lar bilen stå, og heller reiser kollektivt.

Uavhengig om du er leder eller medarbeider kan vi tilby varierte, spennende og utfordrende arbeidsoppgaver. I Sporveien er det kort avstand til et mangfold av fagmiljøer.

Vi holder til i moderne lokaler på Tøyen samt på flere baser/verksteder sentralt beliggende i/rundt Oslo.

Vi har et sterkt og godt arbeidsmiljø med engasjerte og dedikerte kollegaer som også er opptatt av å være sosiale gjennom ulike aktiviteter. Blant våre ansattgoder finner du et mangfold av aktiviteter og tilbud, subsidert kantine og gode pensjons- og forsikringsordninger. Som ansatt i Sporveien vil du få personalbillett på Ruter sitt rutenett i Oslo og Akershus.

Våre verdier ligger til grunn for våre prioriteringer, strategiske valg og i det daglige arbeidet vi gjør. For at du skal trives hos oss vil du kjenne deg igjen i våre verdier - Pålitelig, Engasjert og Samhandlende.

Sporveien samarbeider med Semac om bakgrunnssjekk av aktuelle finale kandidater. Bakgrunnssjekken utføres etter samtykke fra deg som søker og innebærer at vi verifiserer CV i forbindelse med ansettelsen.