Executive Assistant to Site Manager

Nammo Raufoss AS; Innlandet; On-site; NOK 700,000 - 1,000,000; Full time

Job summary

Nammo Raufoss AS i Raufoss søker en erfaren Executive Assistant som strategisk støttespiller for Site Manager AP. Du vil koordinere daglige aktiviteter, møteavvik og informasjonsflyt i en internasjonal virksomhet, og bidra til effektive beslutningsprosesser.

Stillingen krever høy integritet, struktur og evne til å levere under press, med tett samarbeid med ledergruppen og konsernfunksjoner i Nammo AS.

Qualifications

• Høyere utdanning innen relevant fagområde.
• Minimum 5 års relevant erfaring, gjerne tett på toppledelse.
• Erfaring fra internasjonale organisasjoner er en fordel.
• God erfaring med ledergruppeadministrasjon eller styrearbeid er en fordel.
• Svært gode ferdigheter i Microsoft 365 og moderne samhandlingsverktøy.
• Flytende norsk og engelsk, skriftlig og muntlig.
• Interesse for og erfaring med AI-verktøy vil være en fordel.

Responsibilities

• Proaktiv håndtering og koordinering av Site Manager AP sin kalender og møter.
• Forberede ledergruppemøter, business reviews og styremøter.
• Utarbeide presentasjoner, beslutsningsunderlag og møtedokumentasjon.
• Lage referater og følge opp beslutninger og leveranser.
• Sikre informasjonsflyt mellom ledergruppen og interne/eksterne parter.
• Koordinere reiser og internasjonale besøk.
• Lede eller støtte prosjekter og initiativer på vegne av APs ledelse.
• Bidra til intern og ekstern kommunikasjon for AP-ledelsen.

Skills

Administrativ erfaring

Ledergruppeadministrasjon

Prosjektkoordinering

Kommunikasjonsferdigheter

Norsk flytende

Engelsk flytende

AI-verktøy interesse

Education

Høyere utdanning innen administrasjon/ledelse

Tools

Microsoft 365

Job description

Om Nammo Raufoss - Aerospace Propulsion

Nammo er en sentral aktør i utviklingen av Europas forsvarskapasitet og spiller en stadig viktigere rolle i oppbyggingen av forsyningssikkerhet og produksjonskapasitet for allierte nasjoner. Selskapet står foran en periode med betydelig vekst og investeringer, drevet av økt etterspørsel, langsiktige kapasitetsbehov og et strategisk behov for å styrke europeisk forsvarsindustri.

Aerospace Propulsion (AP) er Nammos største og raskest voksende forretningsområde, med virksomhet og produksjonsenheter i flere land og en sentral rolle i noen av de viktigste forsvarsprogrammene i Europa og NATO. For å understøtte denne utviklingen søker vi nå en erfaren og proaktiv Executive Assistant som skal være en sentral støttefunksjon for Site Manager AP.

Dette er en rolle for deg som trives tett på beslutningstakere, liker høyt tempo og ønsker å være en viktig bidragsyter til effektiv ledelse, koordinering og gjennomføring i en internasjonal virksomhet med stor samfunnsmessig betydning.

Om rollen

Executive Assistant fungerer som en strategisk støttefunksjon for Site Manager AP, og vil være en betrodd sparringspartner og koordinator i den daglige driften av Aerospace Propulsion Raufoss.

Rollen skal bidra til at Site Manager og ledergruppen kan fokusere på strategiske prioriteringer gjennom effektiv koordinering, informasjons- og kommunikasjonsstyring samt operativ støtte på tvers av organisasjonen – både lokalt og internasjonalt.

Videreutvikling av digitale kommunikasjonsprosesser og verktøy for effektiv oversikt og støtte for ledere i AP er et viktig satsningsområde. Executive Assistant vil ha en aktiv og sentral rolle her.

Stillingen rapporterer til Site Manager AP og arbeider tett med ledergruppen i AP, lokale ledelsesteam ved de ulike lokasjonene, samt konsernfunksjonene i Nammo AS.

Ansvar

Hovedområder

• Proaktiv håndtering og koordinering av Site Manager AP sin kalender, prioriteringer og møteaktivitet.
• Forberede og koordinere ledergruppemøter, business reviews, styremøter, strategisamlinger og andre sentrale beslutningsarenaer.
• Utarbeide presentasjoner, beslutningsunderlag, rapporter og møtedokumentasjon.
• Lage referater og følge opp beslutninger, aksjonspunkter og leveranser.
• Sikre effektiv informasjonsflyt mellom Site Manager, ledergruppen og øvrige interessenter.
• Være kontaktpunkt mellom Site Manager og interne og eksterne samarbeidspartnere.
• Planlegge og gjennomføre ledermøter, workshops, seminarer og ledergruppe-samlinger etter nærmere avtaler. Koordinert med Business Unit AP etter behov.
• Koordinere reiser, logistikk og internasjonale besøk.
• Bidra til oppfølging av strategiske initiativer og prioriterte prosjekter på vegne av Site Manager AP
• Bidra til intern og ekstern kommunikasjon på vegne av APs ledelse.

Andre ansvar- og fokusområder

• Oppfølging av administrative prosesser og styringsinformasjon.
• Bidra til videreutvikling av digitale arbeidsprosesser og samhandlingsverktøy.
• Lede eller støtte særskilte prosjekter og initiativer på vegne av APs ledelse.

Kompetanse og kvalifikasjoner

• Høyere utdanning innen administrasjon, økonomi, ledelse, kommunikasjon eller tilsvarende relevant fagområde.
• Minimum 5 års relevant erfaring, gjerne noe fra tilsvarende rolle tett på toppledelse eller ledergrupper.
• Erfaring fra organisasjoner med virksomhet i flere land.
• Erfaring med ledergruppeadministrasjon, styrearbeid eller tilsvarende beslutningsprosesser er en fordel.
• Svært gode ferdigheter i Microsoft 365 og moderne samhandlingsverktøy.
• Flytende norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig.
• Interesse for og erfaring med bruk av AI-verktøy vil være en fordel.

Erfaring fra ett eller flere av følgende områder er en fordel

• Executive Assistant-roller eller lederstøttefunksjoner på seniornivå.
• Internasjonale industri- eller teknologivirksomheter.
• Komplekse organisasjoner med mange interessenter og grensesnitt.
• Management Consulting eller intern forretningsutvikling og strategi/analyse arbeid
• Prosjektkoordinering og oppfølging av strategiske initiativer.
• Miljøer med høye krav til profesjonalitet, struktur og konfidensialitet.

Personlige egenskaper

• Høy integritet og sterk evne til å håndtere sensitiv informasjon konfidensielt.
• Svært strukturert og detaljorientert.
• Proaktiv og selvstendig med sterk gjennomføringsevne.
• Gode relasjonsbyggende egenskaper og høy grad av tillitsskapende adferd.
• Evne til å arbeide effektivt i et internasjonalt og komplekst miljø.
• Komfortabel med høyt tempo og skiftende prioriteringer.
• Høy grad av serviceinnstilling og profesjonalitet.
• Gode kommunikasjonsevner på tvers av nivåer, kulturer og fagmiljøer.
• Evne til å bevare oversikt og levere kvalitet også under høyt arbeidspress.
• God forretningsforståelse og evne til å se sammenhenger og prioriteringer på strategisk nivå.

Hvorfor Nammo?

• Mulighet til å arbeide tett med toppledelsen i et av Norges mest spennende industriselskaper.
• En sentral rolle i utviklingen av europeisk forsvarsevne og forsyningssikkerhet.
• Internasjonal eksponering og bred kontaktflate på tvers av land og virksomheter.
• Mulighet til å påvirke og bidra til utviklingen av en virksomhet i sterk vekst.
• Et kompetent og ambisiøst arbeidsmiljø med høy grad av tillit og ansvar.
• Arbeid med stor samfunnsmessig og sikkerhetspolitisk betydning.

Praktisk informasjon

• Arbeidssted: Raufoss
• Søknadsfrist: Snarest
• Stillingen krever at kandidaten skal kunne sikkerhetsklareres