Dokumentforvalter

Iselin Born; Sortland; On-site; NOK 420,000 - 560,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksibel arbeidstid

Kompetanseutvikling

Pensjonsordning

Gode kolleger

Job summary

Sortland kommune søker en dokumentforvalter som vil sikre riktig håndtering, journalføring og bevaring av viktig informasjon for innbyggere og ansatte. Du blir en del av avdeling Kommunikasjon og service, og jobber med prosesser som kvalitetssikrer dokumentflyt og opprettholder offentlighet og etterlevelse.

Arbeidsoppgavene omfatter daglig dokumenthåndtering, oppfølging av innsynskrav, utvikling av rutiner og opplæring av medarbeidere i sak- og arkivsystemer.

Qualifications

• Erfaring fra arkiv- og dokumentforvaltning.
• Kjennskap til elektroniske sak- og arkivsystemer.
• Kjennskap til arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven.
• Endringsvillig og nysgjerrig på nye arbeidsmetoder og teknologi.
• Kommuniserer godt på norsk, muntlig og skriftlig.
• Tar initiativ og følger opp oppgavene.

Responsibilities

• Daglig dokumenthåndtering i henhold til lover og forskrifter.
• Oppfølging av innsynskrav og kvalitetssikring av dokumentflyt.
• Bidrag til utvikling og implementering av gode rutiner for dokumenthåndtering.
• Opplæring og veiledning av ansatte i bruk av sak- og arkivsystemer.
• Listeføre og sikre historiske arkiver.
• Oppgaver i forbindelse med politisk virksomhet og møtesekretærfunksjon for politiske utvalg.
• Andre oppgaver ved kommunikasjon og service etter behov som f.eks. kundeveiledning i servicetorg.

Skills

arkiv- og dokumentforvaltning

kommunikasjon på norsk

samarbeid

initiativ

digital utvikling

Education

Relevant utdanning innen arkiv/dokumentforvaltning

Tools

Elektroniske sak- og arkivsystemer

Job description

Vil du bidra til at viktig informasjon blir ivaretatt, tilgjengelig og bevart for fremtiden?

Bak gode beslutninger, åpenhet og innsyn ligger det et viktig arbeid med å sikre at informasjon blir håndtert riktig. Som dokumentforvalter i Sortland kommune får du en sentral rolle i dette arbeidet – fra dokumentasjon som skal journalføres og gjenfinnes, til informasjon som skal bevares for kommende generasjoner.

Hos oss får du jobbe med oppgaver som har betydning for både ansatte, innbyggere og kommunens lovpålagte samfunnsoppdrag. Du blir en del av avdeling Kommunikasjon og service, der samarbeid, kvalitet og utvikling står sentralt.

Arbeidsoppgaver

• daglig dokumenthåndtering, i henhold til lover og forskrifter.
• oppfølging av innsynskrav og kvalitetssikring av dokumentflyt.
• bidrag til utvikling og implementering av gode rutiner for dokumenthåndtering.
• opplæring og veiledning av ansatte i bruk av sak- og arkivsystemer.
• listeføre og sikre historiske arkiver.
• oppgaver i forbindelse med politisk virksomhet og møtesekretærfunksjon for politiske utvalg.
• andre oppgaver ved kommunikasjon og service etter behov som f.eks. kundeveiledning i servicetorg.

Kvalifikasjoner

Vi søker deg som:

• erfaring fra arkiv- og dokumentforvaltning. Relevant utdanning er en fordel, men ikke et krav.
• ønskelig med erfaring med bruk av elektroniske sak- og arkivsystemer.
• bør ha kjennskap til arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og andre relevante lovverk.
• er endringsvillig og nysgjerrig på nye arbeidsmetoder og teknologi.
• kommuniserer godt på norsk, både muntlig og skriftlig.
• Du møter utfordringer med pågangsmot, tar initiativ og følger opp til oppgavene er løst.

Personlige egenskaper

Vi ser etter deg som

• jobber strukturert og nøyaktig, og har et øye for detaljer.
• har gode samarbeidsevner.
• deler kunnskap, veileder kolleger og tilpasser opplæringen til den enkeltes behov og forutsetninger
• er serviceinnstilt og løsningsorientert
• arbeider selvstendig og tar ansvar for egne oppgaver, samtidig som du trives med tverrfaglig samarbeid
• tar initiativ til forbedringer og ønsker å bidra aktivt til digital utvikling og smartere arbeidsprosesser.

Vi tilbyr

• en spennende stilling med varierte arbeidsoppgaver og stor faglig utvikling.
• lønn etter gjeldene avtaleverk.
• fleksibel arbeidstid og gode muligheter for kompetanseutvikling.
• konkurransedyktige betingelser i henhold til kommunens avtaleverk.
• et spennende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger som setter pris på felles kunnskap, med rom for både faglige diskusjoner og en god latter – også når innboksen vokser og fristene nærmer seg.
• gunstig pensjonsordning.

Tilsettingsvilkår

Søkere som mener de har fortrinnsrett til utvidelse/fast stilling må anmerke dette i søknaden.Arbeidstakere tilsettes i Sortland kommune etter gjeldende lover, reglement og tariffavtaler. Prøvetiden er seksmåneder i faste stillinger. Arbeidssted er Sortland kommune, rådhus I.

Generelt:

Med utgangspunkt i politisk vedtatt "Handlingsplan for likestilling og mot diskriminering", oppfordrerSortland kommune alle kvalifiserte kandidater til å søke stilling i kommunen, uavhengig av alder, kjønn,nedsatt funksjonsevne, nasjonal eller etnisk bakgrunn. Sortland kommune vil ved eventuell ansettelse avsøkere med redusert funksjonsevne bidra til å legge forholdene til rette.Vi gjør oppmerksom på at navnet på en søker kan bli offentliggjort, selv om søkeren har bedt om at navnetblir unntatt offentlig søkerliste. Ønsker du unntatt offentlighet må du skrive en begrunnelse, jf. offentleglova §25, andre ledd. Du finner et eget felt i søknadsskjemaet for dette. Vi gir deg beskjed dersom ønsket ikke kantas til følge.