Avdelingskoordinator

Oslo University Hospital; Oslo; On-site; NOK 520,000 - 620,000; Full time

Benefits offered by this job

Parkering

Kantine

Pensjon og forsikring i KLP

Job summary

Diakonhjemmet Sykehus søker en strukturert avdelingskoordinator til Avdeling for forskning og innovasjon ved Klinikk for revmatologi, poliklinikk og forskning. Rollen inkluderer koordinering av arrangementer, administrativ ledelsesstøtte og prosessforberedelser i REMEDY-sentret.

Du vil bistå med forskningsadministrasjon, økonomisk oppfølging og koordinering av universitetsoppgaver, samt vedlikeholde nettsider og intranett. God norsk og engelsk skriftlig/muntlig framstilling er essensiell.

Qualifications

• Erfaring fra forskningsadministrasjon er en fordel.
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
• Gode IKT-ferdigheter, spesielt M365.

Responsibilities

• Planlegge, koordinere og gjennomføre interne og eksterne arrangementer.
• Administrativ støtte til avdelingens ledelse og oppgaver.
• Planlegging og koordinering av møter (agenda, innkalling, protokoll og oppfølging).
• Forskingsadministrasjon og økonomisk oppfølging, arkivering i administrative systemer.
• Koordinering av studentundervisning og universitetsoppgaver.
• Oppdatering av avdelingens nettsider/intranett.

Skills

Organisasjon

Kommunikasjon

Proaktivitet

Systemforståelse

Nøyaktighet

Serviceinnstilling

Tools

GAT

Public 360

Agresso

Synergi Life

Job description

Motiveres du av å skape fremdrift, har god forståelse for administrative prosesser og ønsker å tilrettelegge for medisinsk forskning og undervisning?
Vi søker en strukturert og løsningsorientert avdelingskoordinator i 100 % fast stilling. Rollen er tilknyttet Avdeling for forskning og innovasjon ved Klinikk for revmatologi, poliklinikk og forskning på Diakonhjemmet Sykehus, med sentrale oppgaver tilknyttet forskningssenteret REMEDY. Som avdelingskoordinator får du en nøkkelrolle i å sikre høy kvalitet og flyt i avdelingens administrative og faglige virksomhet.

Diakonhjemmet Sykehus er et lokalsykehus for ca. 150 000 innbyggere i bydelene Frogner, Ullern og Vestre Aker. Sykehuset har utvidet ansvarsområde for alderspsykiatri og eldre med brudd, og regionsykehusfunksjoner innen revmatologi. Klinikk for revmatologi, poliklinikk og forskning har enbetydelig klinisk forskningsaktivitet. I tillegg har klinikken sykehusovergripende ansvarsområder innenfor organisering av forskning og forskningsstøtte. Som en del av Avdeling for forskning og innovasjon blir du sentral i tilretteleggingen for denne virksomheten. Vi er vertsinstitusjon for REMEDY – et forskningssenter for behandling innen revmatologi og muskelskjelettsykdommer. Hos oss får du en variert og meningsfull hverdag i et fremragende akademisk og klinisk miljø.

• Arrangement og prosjektstøtte: Planlegge, koordinere og gjennomføre interne og eksterne arrangementer, inkludert seminarer, workshops, samlinger etc.
• Administrativ støtte: Tett samarbeid med og administrativ støtte til avdelingens ledelse, herunder bistå med koordinering/forberedelse av oppgaver.
• Møte- og saksforberedelser: Ansvar for planlegging/koordinering av relevante møter (agenda, booking/bevertning, innkalling, protokoll og oppfølging).
• Forskningsadministrasjon: Bistå med forskningsadministrativ saksbehandling og noe praktisk økonomioppfølging. Arkivering og bruk av sykehusets administrative systemer (GAT, Public 360, Agresso, Synergi Life m.fl.).
• Universitetsfunksjoner: Ansvar for koordinering av avdelingens studentundervisning og universitetsoppgaver (tilknyttet Det medisinske fakultet, Universitet i Oslo - smågruppeundervisning, avdelingstjeneste, eksamensavvikling, disputaser mm.).
• Kommunikasjon: Bistå med vedlikehold og oppdatering av avdelingens nettsider/ intranett.
• Erfaring fra forskningsadministrasjon og grunnleggende økonomisk forståelse er en fordel.
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
• Gode generelle IKT-ferdigheter, spesielt innen M365.
• Strukturert og nøyaktig: Du jobber systematisk og evner å bevare oversikten, også når det er mange parallelle prosesser.
• Løsningsorientert: Du tar initiativ og ser praktiske løsninger knyttet til både arrangementsavvikling, møter og lederstøtte.
• Serviceinnstilt og relasjonsbyggende: Du samarbeider svært godt med kollegaer og eksterne gjester.

Ved bedømmelsen vil søkerens bakgrunn og personlig egnethet vektlegges, samt eventuell annen virksomhet av betydning for stillingen. De søkerne som vurderes å være best kvalifisert vil bli innkalt til intervju. Intervju skal ta sikte på å avklare personlig egnethet for stillingen, motivasjon og utviklingspotensialet for de ulike oppgavene som er tillagt stillingen.

• Lønn etter overenskomst.
• Trygge arbeidsforhold med gode pensjon- og forsikringsordninger i KLP.

Sykehuset ligger i nærheten av Majorstuen medalt av kollektiv- og servicetilbud. Vi har parkering og kantine.

Adresse: Forstanderboligen, Diakonhjemmet Sykehus, Reidar Kobros vei 8, 0370 Oslo, Norge

Diakonhjemmet sykehus er et lokalsykehus for ca. 150 000 innbyggere i bydelene Frogner,Ullern og Vestre Aker. Sykehuset har utvidet ansvarsområde for alderspsykiatriog eldre med brudd, og regionsykehusfunksjoner innen revmatologi ogrevmakirurgi. Diakonhjemmet sykehus er et ideelt diakonalt aksjeselskap eid avDiakonhjemmet stiftelse.