ZZP: Projectleider Implementatie Archiefwet 2026

MatchPros B.V.; Nederland; Hybrid; EUR 34,000 - 76,000; Part time

Job summary

Gooise Meren zoekt een projectleider die de implementatie van de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling coördineert. Je leidt fasen, bewaakt planning en risico's en rapporteert aan het bestuurlijk opdrachtgever.

Je werkt aan procesbeschrijvingen, selectielijsten en beheerregels, met aandacht voor duurzaamheid en EU/EER-vereisten, en zorgt voor een naadloze overdracht naar de lijnorganisatie.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau
• Minimaal 3 jaar werkervaring in informatie- en archiefbeheer bij een overheid
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau in woord en schrift
• VOG kan getoond worden bij start, bewijs van aanvraag volstaat

Responsibilities

• Je stelt een plan van aanpak op met fasering, planning en risico's
• Coördineren van informatiespecialisten, functioneel beheer, informatiemanager, juristen, CISO, privacy officer en archivaris
• Rapporteren over voortgang en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever
• Voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming en PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer
• In kaart brengen van archiefwet- en regelgeving en implementatie-eisen

Skills

Projectleiding

Risicoanalyse

Informatiebeheer

Coördinatie

Education

HBO-niveau

Tools

Zaaksysteem

Metadata schema

Job description

Duur: z.s.m. - 4 maanden (optie verlenging: 4 x 2 maanden)
Uren: 16-24 uur per week
Schaal: Schaal 10
Thuiswerken mogelijk: Ja

Organisatie

Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen de gemeente Gooise Meren, met ruim 60.000 inwoners. De organisatie is plat en overzichtelijk, met zo'n 450 medewerkers die elkaar vertrouwen, wendbaar zijn en doelgericht werken met impact voor bestuur, inwoners en collega's. Gooise Meren probeert complexe vraagstukken zo simpel mogelijk te houden door bij de essentie van de opgave te blijven. Voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging zoekt de gemeente inspirerende teamspelers die doortastend, ondernemend en besluitvaardig zijn.

Opdracht

Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet. De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking: digitaal wordt het uitgangspunt, de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar en er komen nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van alle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER. Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft al een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.

Projectleiding

• Je stelt een plan van aanpak op met fasering, planning, benodigde capaciteit en risico's.
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS.
• Je rapporteert over voortgang, risico's en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever.
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.

Beleid en regelgeving

• Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels op basis van de VNG-modellen.
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging, vervanging en overbrenging.
• Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen.
• In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en met de andere AGVS-gemeenten afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan.
• Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.

Risico en informatiehuishouding

• Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie en adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid.
• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding.
• Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten.

Systemen en metadata

• Met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid in het zaaksysteem.
• Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen.
• Uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen.
• Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot.

De feitelijke bewerking van het archief en de technische configuratie van systemen vallen buiten de opdracht; jij bewaakt wel de samenhang en planning. Binnen de initiële looptijd lever je het plan van aanpak (binnen 4 weken na start), een voorstel voor de geactualiseerde archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels, en een functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst (eind Q1 2027). De overige resultaten volgen bij verlenging, tot en met een overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie.

Vereisten

• Beschikbaar per 23 november 2026 voor minimaal 16 en maximaal 24 uur per week, gedurende de hele opdracht inclusief mogelijke verlengingen.
• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider.
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau in woord en geschrift; benoem het niveau concreet.
• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen; voor de start volstaat een bewijs van aanvraag.
• Bring Your Own Device: je neemt zelf een mobiele telefoon met abonnement en een laptop of iPad mee voor alle zakelijke contacten.
• Je cv is in het Nederlands opgesteld, telt maximaal 5 pagina's (exclusief voorblad en een motivatiebrief van maximaal 1 pagina) en wordt aangeleverd als pdf.
• Je cv bevat minimaal 2 referenties, met naam, functie en organisatie.

Wensen

• Kennis van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, opgedaan via opleiding, werkervaring en/of cursus.
• Werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeente, bij voorkeur 3 of meer projecten.
• Werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen (vernietiging, vervanging, overbrenging), bij voorkeur 3 of meer documenten.
• Werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen (selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid, metadata), bij voorkeur meer dan 3 jaar.
• Werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk.
• Werkervaring met een risicoanalyse informatiebeheer, een overzicht informatiehuishouding of passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid, bij voorkeur binnen meer dan 2 opdrachten.

Competenties

• Plannen en organiseren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Tactisch gedrag
• Analyserend vermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)

Planning

Je start zo snel mogelijk, uiterlijk beschikbaar per 23 november 2026. De opdracht duurt 4 maanden en kan vier keer met 2 maanden worden verlengd. Je werkt 16 tot 24 uur per week.

Werkdag

Je werkt op maandag tot en met vrijdag. Hybride werken is de formele werkvorm, met als richtlijn 50% thuis en 50% op kantoor. Digitaal vergaderen gaat via MS Teams; afspraken die beter op kantoor plaatsvinden vragen om een flexibele agenda.

Functieschaal

Deze functie valt in functieschaal 10 van de cao van de opdrachtgever.