Werkvoorbereider Defensie

Overheidzzp; Den Haag; On-site; EUR 50,000 - 73,000; Full time

Benefits offered by this job

Optie tot verlenging

Job summary

Overheidzzp zoekt een werkvoorbereider die het changeproces voor LAN-gerelateerde wijzigingen van Defensie begeleidt. Je bereidt wijzigingen voor, bewaakt communicatie en planning, en zoekt naar automatiseringskansen om de uitvoering te verbeteren.

Je werkt met diverse disciplines en bewaakt de kwaliteit van changes, met maandelijkse stuurgroep-rapportages en procesoptimalisaties binnen de Defensie-omgeving.

Qualifications

• Kandidaten hebben aantoonbare werkervaring in de change/werkvoorbereiding en procesverbetering.
• Vaardigheden in samenwerking met verschillende belanghebbenden en leveranciers.
• Bereidheid tot werken als ZZP of detachering en zich te houden aan interne procedures.

Responsibilities

• Beoordeel wijzigingsverzoeken en interpretatie van impact op processen, producten en technische componenten.
• Verzamel aanvullende gegevens bij aanvragers, beheerders of leveranciers voor een volledig beeld.
• Faciliteer proactieve en duidelijke communicatie binnen het projectteam en met externe stakeholders.
• Toezicht houden op uitvoering van wijzigingen en bevestigen dat implementatie volgens afspraken verloopt.
• Analyseer end-to-end workflow en identificeer overbodige stappen en handmatig werk.
• Ontwikkel gestandaardiseerde werkinstructies en checklists; voer health checks en verbetering sprints uit in ServiceNow.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Sociaal

Teamwork

Tools

CMDB

ServiceNow

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat netwerkchanges volledig voorbereiden, het changeproces begeleiden, communicatie en planning bewaken en processen verbeteren en automatiseren om kwalitatief hoogwaardige wijzigingen in het interne LAN-netwerk te realiseren.

Opdrachtomschrijving

Als werkvoorbereider begeleid je het changeproces voor alle changes van de afdeling. Dit alles ten behoeve van de optimalisatie van het interne netwerk (LAN) van Defensie. De changes worden voorbereid en uitgevoerd door diverse disciplines om een change te realiseren. Het bestaande changeproces binnen de Defensieorganisatie wordt zoveel mogelijk toegepast, maar een project kent op bepaalde gebieden (o.a. vastlegging werkzaamheden, site survey en klantcommunicatie) afwijkende procesafspraken. Vanuit een project wordt er gefaseerd gewerkt en elke maand wordt de stuurgroep geïnformeerd met behulp van een overzichtelijke rapportage.

In Hoofdlijnen Zijn Er Drie Soorten Werk

• Inhoudelijk voor(laten)bereiden van de werkzaamheden.
• Changeproces begeleiden conform afgesproken SLA.
• Verbeteren van de processen en toepassen van automatisering in het changeproces.

Jouw Belangrijkste Resultaatgebieden

• Change kwalitatief voorbereiden zodat deze in één keer uitgevoerd kunnen worden.
• Communicatie met beheer en afnemers zodat changes conform verwachting worden uitgevoerd.
• Bewaken van de planning van de changes.
• Processen verbeteren, versimpelen en herhaalde handelingen automatiseren.

Achtergrond Opdracht

De werkvoorbereider is verantwoordelijk voor de volledige voorbereiding van netwerk changes. De werkvoorbereider zorgt ervoor dat alle benodigde materialen, tekeningen, vergunningen en documentatie tijdig beschikbaar zijn, zodat de uitvoering door de projectteams vlekkeloos kan verlopen. Het uiteindelijke doel is het realiseren van kwalitatief hoogwaardige changes waarmee uitvoeringsdoelen worden behaald.

Kerntaken & Verantwoordelijkheden

• Aanvragen beoordelen: Inhoudelijk analyseren van wijziging en wijzigingsverzoeken; interpreteren van de impact op processen, producten en technische componenten om een correcte afstemming met de afnemer en leverancier te garanderen.
• Informatie verzamelen: Waar nodig aanvullende gegevens opvragen bij aanvragers, functioneel beheerders of leveranciers; zorgen voor een volledig en accuraat beeld voordat de wijziging wordt doorgevoerd.
• Communicatie faciliteren: Proactief zorgen voor heldere, tijdige communicatie zowel binnen het projectteam als met externe belanghebbenden (leveranciers, eindgebruikers, management). Dit omvat het verspreiden van updates, het afstemmen van verwachtingen en het signaleren van knelpunten.
• Borging van wijzigingen: Toezien op de uitvoering van de geregistreerde aanpassingen; bevestigen dat de implementatie conform de gemaakte afspraken plaatsvindt en dat de wijziging correct wordt afgesloten in de beheer en audittrail.
• Analyseert de huidige end to end workflow (aanvraag, planning, inkoop, uitvoering, test & oplevering) en identificeert overbodige stappen, duplicatie en hand matig werk.
• Ontwikkelt processen vereenvoudigde, gestandaardiseerde werkinstructies en checklists die de benodigde informatie sneller verzamelen.
• Voert periodieke "process health checks" uit, verzamelt feedback van gebruikers (monteurs, engineers, inkopers) en plant verbetering sprints in ServiceNow.
• Definieert en publiceert een set ServiceNow dashboards (cycle time, aantal hand matige interventies, compliance percentage, cost variance).
• Stelt automatische alerts in wanneer een KPI een drempel overschrijdt, zodat direct bijgestuurd kan worden.

Kennis & vaardigheden (soft skills)

• Communicatief vaardig zowel schriftelijk en mogelijk en Scherp in het schrijven van procesdocumentatie en heldere status updates.
• Sociaal en toegankelijk; Draagt bij aan een positieve en professionele werksfeer.
• Gericht op samenwerken in een team; je helpt collega's waar nodig.

Eisen

• Dienstverband: ZZP (of detachering)
• Een Nederlands CV: max 5 pagina's inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum in PDF formaat
• Nederlandse nationaliteit vereist i.v.m. het veiligheidsonderzoek
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen ; eCF profiel of soortelijke functie

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie
• Aantoonbare werkervaring met werkvoorbereidender, administratieve systemen; zoals CMDB, servicemanagement (incident en change) en netwerk management systemen
• Aantoonbare ervaring met het analyseren en verbeteren van complexe processen
• Aantoonbare ervaring met een groot stakeholdersveld
• ServiceNow expertise is een pre
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel en opdrachtomschrijving.
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties

Competenties

• Communicatief vaardig zowel schriftelijk en mogelijk en Scherp in het schrijven van procesdocumentatie en heldere status updates.
• Sociaal en toegankelijk; Draagt bij aan een positieve en professionele werksfeer.
• Gericht op samenwerken in een team; je helpt collega's waar nodig.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever

Het Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de bescherming van de nationale veiligheid en belangen van Nederland. Het ministerie is belast met het verdedigen van het grondgebied, het bijdragen aan vrede, vrijheid en veiligheid in de wereld, en het leveren van ondersteuning bij rampen en crises. Defensie draagt zorg voor de krijgsmacht en zet zich in voor een veilig en stabiel Nederland en internationale veiligheid.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.