Werkstudent Operations & Customer Support

Iceworx; Rotterdam; On-site; EUR 6,700 - 13,000; Part time

Benefits offered by this job

Kantoor in Rotterdam

Job summary

Iceworx is op zoek naar een werkstudent die ons operationele team in Rotterdam ondersteunt. Je combineert je studie met verantwoordelijkheid, volgt zendingen van boeking tot aflevering en helpt klanten bij vragen en afwijkingen.

Je werkt elke donderdag op kantoor en verdeelt overige uren flexibel rondom je studie. Je hebt een HBO/WO-opleiding in logistiek of international business, bent nauwkeurig, zelfstandig en kalm onder druk.

Qualifications

• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels.
• Je volgt een HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur in logistiek of supply chain.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en kunt prioriteiten stellen.
• Kennis van HubSpot of vergelijkbaar CRM is een plus.
• Pluspunten: Duitse taal, ervaring met internationale verzending of bijbaan bij vervoerder/expediteur.

Responsibilities

• Volgen van zendingen van boeking tot aflevering.
• Klanten helpen met vragen en afwijkingen en incidents opvolgen tot oplossing.
• Bijhouden van HubSpot en operationele systemen en zorgen voor geen open taken ouder dan drie werkdagen.
• Wekelijks opstellen van een kort operationeel overzicht met volumes, incidents en afwijkingen.
• Signalen van knelpunten en voorstellen tot verbeteringen aan het team.

Job description

Iceworx is het toonaangevende platform voor wereldwijde sample verzending. We werken voor food- en healthcarebedrijven die zich geen fouten kunnen veroorloven. Klanten rekenen erop dat hun zending aankomt, en jij helpt ervoor te zorgen dat dat ook gebeurt.

We groeien snel en zoeken een werkstudent die ons operationele team komt versterken. Je combineert je studie met echte verantwoordelijkheid in een internationale scale-up. Je volgt zendingen van boeking tot aflevering, je helpt klanten bij vragen en afwijkingen, en je zorgt dat alles netjes wordt bijgehouden. Deze ervaring doe je niet op in de collegezaal!

Elke donderdag werk je op ons kantoor in hartje Rotterdam. Op donderdag komt het team samen, en de operatie draait dan op volle toeren. Daar is jouw aanwezigheid onmisbaar. Je overige uren deel je in overleg flexibel in rond je colleges en tentamens.

Je doet het hier goed als:

• Klanten bij een afwijking binnen twee uur door jou op de hoogte zijn gebracht
• Er geen open incidenten of taken liggen die ouder zijn dan drie werkdagen
• Je zelfstandig een drukke middag met meerdere spoedzendingen tegelijk aankunt
• Sample zendingen boeken en bewaken, van boeking bij de vervoerder tot bevestigde aflevering bij de klant
• Klanten helpen met vragen, uitzonderingen en incidenten, en een issue blijven opvolgen tot het volledig is opgelost en teruggekoppeld
• Elk incident vastleggen op de dag dat je het ontdekt, en de klant binnen twee uur informeren: proactief, niet reactief
• Je verdiepen in douanevereisten en documentatie voor zendingen buiten de EU, zodat je klanten hierover steeds beter kunt adviseren
• HubSpot en onze operationele systemen nauwkeurig bijhouden, zonder open taken die ouder zijn dan drie werkdagen
• Elke week een beknopt operationeel overzicht maken met volumes, incidenten en afwijkingen
• Knelpunten in de workflow signaleren en verbeteringen voorstellen aan het team

Wie ben jij

• Je bent elke donderdag op locatie in Rotterdam beschikbaar.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands én Engels. Je schakelt de hele dag tussen Nederlandse en internationale klanten, vervoerders en collega’s. Je mails zijn foutloos en je kunt ook aan de telefoon overtuigen, in beide talen.
• Je volgt een hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in logistiek, supply chain, international business of een vergelijkbare richting
• Je werkt nauwkeurig.
• Je werkt graag zelfstandig: je leert procedures snel, volgt ze en durft beslissingen te nemen
• Je blijft kalm en stelt prioriteiten als er meerdere dingen tegelijk spelen
• Pluspunten: kennis van de Duitse taal, ervaring met internationale verzending of een bijbaan bij een vervoerder of expediteur, en ervaring met HubSpot of een vergelijkbaar CRM

Wat wij bieden

• 12–20 uur per week, met donderdag als vaste kantoordag en de overige uren flexibel in te delen rond je studie
• Een werkplek op ons kantoor in hartje Rotterdam, midden in het team
• Een passende vergoeding die meegroeit met je ontwikkeling
• Praktijkervaring in internationale logistiek die je studie direct aanvult
• Echte verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief in een snelgroeiende scale-up
• Een klein, ambitieus team met korte lijnen: geen bureaucratie, wel structuur