Teamondersteuner Gele Academie (Banenafspraak)

Rijkswaterstaat; Utrecht; On-site; EUR 26,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Opleidingen en loopbaanbegeleiding

IKB-budget en flexibele verlofregimes

Job summary

Rijkswaterstaat in Utrecht zoekt een teamondersteuner voor de Gele Academie. Je werkt nauw samen met leidinggevenden, trainers en netwerkpartners en ondersteunt de opleidingscoördinator bij planning en uitvoering van initiële opleidingen en herhaaltrainingen.

Je regelt locaties, faciliteiten, registratie van resultaten en beheer van opleidingsroosters. Ook rapporteer je voortgang, onderhoud je SharePoint en mailbox, en fungeert als eerste aanspreekpunt voor opleidingsgerelateerde vragen.

Qualifications

• MBO-4 werk- en denkniveau is vereist.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Kennis van Microsoft 365-apps (Outlook, Teams, Excel, SharePoint) is gewenst.

Responsibilities

• Opleidingscoördinatie en planning: initiële opleidingen, herhaaltrainingen en examens voor operationele medewerkers.
• Organisatie en facilitaire ondersteuning: regelen van locaties, ruimtes en faciliteiten.
• Administratie en registratie: onderhoud opleidingsroosters, certificeringen en aanwezigheidslijsten.
• Monitoring en rapportages: opstellen van overzichten en voortgangsanalyses.
• Communicatie en relatiebeheer: contacten met deelnemers, opleiders en interne stakeholders.
• Informatie- en mailboxbeheer: beheren van opleidingsinformatie en mailboxen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Kennis van MS Office

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Teams

Excel

SharePoint

Job description

Bij het onderdeel van Water, verkeer- en wegmanagement zorgen ze ervoor dat Nederland 24/7 veilig en bereikbaar is. Om dit in goede banen te leiden werken er ruim 1800 collega's door het hele land. Het is belangrijk dat zij goed hun werk kunnen blijven doen. Daar ga jij als teamondersteuner bij de Gele Academie een bijdrage aan leveren. Jij zorgt ervoor dat onder andere de weginspecteurs en wegverkeersleiders vakbekwaam zijn en blijven.

Let op: het gaat om een banenafspraak-functie. Check hier of je aan de eisen voldoet om te kunnen solliciteren.

Hoe jij bijdraagt

Als teamondersteuner sta je nauw contact met leidinggevenden, trainers, mentoren en netwerkdiensten. Jij ondersteunt de opleidingscoördinator en adviseurs vakbekwaamheid bij de organisatie en planning van opleidingen, dit zijn zowel de initiële opleidingen als de herhaaltrainingen uit de verschillende leerlijnen. De verdeling van de leerlijnen zijn wegverkeersleider, weginspecteur en officier van dienst en tunnels.

Jouw werkzaamheden

Opleidingscoördinatie en planning:

• Je plant en organiseert initiële opleidingen, herhaaltrainingen en examens voor operationele medewerkers binnen het organisatieonderdeel Verkeer- en Watermanagement (VWM).
• Je inventariseert de opleidingsbehoefte per medewerker en verzorgt tijdige aanmelding voor opleidingen, trainingen en examens.
• Je stelt opleidingsplanningen op en bewaakt de voortgang van het opleidingsprogramma.
• Je stemt de benodigde capaciteit en beschikbaarheid van deelnemers en trainers af met het planbureau.

Organisatie en facilitaire ondersteuning:

• Je regelt alle randvoorwaardelijke zaken voor opleidingen en trainingen, waaronder leslocaties, vergaderruimten en benodigde faciliteiten.
• Je zorgt voor een efficiënte en goed voorbereide uitvoering van opleidingsactiviteiten.

Administratie en registratie:

• Je beheert en actualiseert opleidingsroosters en opleidingsadministratie.
• Je registreert en bewaakt opleidingsresultaten, certificeringen, presentielijsten en overige opleidingsgegevens.
• Je verwerkt en archiveert relevante documentatie conform geldende afspraken en richtlijnen.

Monitoring en rapportages:

• Je stelt overzichten en managementrapportages op over deelname, voortgang en opleidingsstatus.
• Je signaleert afwijkingen, zoals het niet volgen van verplichte opleidingen, en onderneemt passende vervolgacties.
• Je informeert medewerkers en leidinggevenden proactief over openstaande opleidingsverplichtingen.

Communicatie en relatiebeheer:

• Je ondersteunt de communicatie richting deelnemers, opleiders, teamleiders en leidinggevenden.
• Je onderhoudt contacten met interne en externe opleidingspartners en andere betrokken stakeholders.
• Je beantwoordt vragen over opleidingen en trainingen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor opleidingsgerelateerde zaken.

Informatie- en mailboxbeheer:

• Je beheert en structureert opleidingsinformatie binnen SharePoint, Rijksportaal en gezamenlijke netwerkschijven.
• Je beheert de mailbox van de Gele Academie, beantwoordt vragen en zet verzoeken door naar de juiste contactpersonen.
• Je borgt de beschikbaarheid, actualiteit en toegankelijkheid van opleidingsinformatie voor gebruikers.

Jouw team

De Gele Academie is een 'cluster' binnen de afdeling Operationele Taken wegverkeer van VWM en heeft een vast team wat bestaat uit 1 coördinator, 4 adviseurs die allen een leerlijn vertegenwoordigen, 1 senior onderwijskundige en 1 opleidingscoördinator. Naast dit team zijn er operationele medewerkers in de organisatie werkzaam die de rol als trainer, mentor en studiebegeleider naast hun operationele functie.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.

Arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
• volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km ( zie voorwaarden )
• mobiele telefoon en laptop
• budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
• pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt:

• hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende
• persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven:

• Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
• flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

• Je hebt een mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding in de richting van administratie of human resources.
• Je hebt kennis en ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Je hebt ervaring met digitale systemen zoals Microsoft Outlook, Teams, Excel en SharePoint.

Je beschikt over de volgende competenties

• Accuraat en zorgvuldig werken: jij zorgt ervoor dat onze administratie up-to-date blijft.
• Klantgericht: jij haalt de wensen bij de collega's op en zet passende vervolgacties in.
• Plannen en organiseren: jij weet goed hoofd van bijzaken te onderscheiden en te prioriteren.
• Samenwerken: je werkt nauw samen in een klein team, jij zoekt actief het contact om tot een goede samenwerking te komen.
• Flexibel: je kunt goed omgaan met wisselende werkzaamheden en ad-hoc verzoeken.

Banenafspraak - dit zijn jouw talenten

Voldoe jij niet aan alle functie-eisen maar herken jij je wel in deze rol? Bij de Banenafspraak kijken wij niet alleen naar de harde eisen zoals je aantal jaar ervaring of je behaalde diploma. Wat voor ons telt, is wie jij bent en welke talenten jij meebrengt.

Let op: deze functie is uitsluitend bedoeld voor kandidaten die geregistreerd staan in het doelgroepenregister . Dit betekent dat je valt onder de Banenafspraak of daarvoor in aanmerking komt, bijvoorbeeld via de Praktijkroute. Neem bij twijfel of vragen over de Banenafspraak contact op met (Naam adviseur, functie, via telefoonnummer) of stuur een mail naar [e-mail].

Over Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 6 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. Waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.

Verkeer- en Watermanagement (VWM)

Wil jij werken bij Verkeer- en Watermanagement (VWM)? Bij VWM zorgen we ervoor dat iedereen 24/7 onder gewone én bijzondere omstandigheden vlot en veilig gebruik kan maken van onze (vaar)wegen. VWM reguleert de waterstanden en draagt ook zorg voor water- en scheepvaartberichtgeving. Ook crisismanagement is onderdeel van VWM. Met de inzet van weginspecteurs op snelwegen, verkeersbegeleiding vanuit de verkeerscentrales en het bedienen van sluizen en bruggen zorgen we voor veilig gebruik van onze (vaar)wegen. Door goed watermanagement blijft Nederland droog en zorgen we voor schoon (drink)water. We werken daarbij nauw samen met landelijke, regionale en internationale partners en andere organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. In totaal werken er circa 1.800 medewerkers bij VWM. Het merendeel werkt op locaties als verkeerscentrales, sluizen, bruggen en schepen.

Bijzonderheden

• Je standplaats is Utrecht.
• De (online) selectiegesprekken vinden plaats op nader te bepalen data.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Begeleiding op de werkvloer

Bij ons geloven we dat goede begeleiding het verschil maakt. Daarom bieden we extra ondersteuning om jou snel thuis te laten voelen en je volop te laten groeien. Als je bij ons begint, word je gekoppeld aan een interne begeleider en een buddy.

De interne begeleider is een collega van een andere afdeling die je helpt wennen, aandachtspunten met je bespreekt en advies geeft als dat nodig is. Hij of zij is je sparringpartner en zorgt dat je je gesteund voelt. De buddy is een collega van jouw eigen team die je tijdens je inwerkperiode ondersteunt. Hij of zij is je eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en helpt je snel je plek te vinden. Samen zorgen ze dat je je welkom voelt en volop kunt groeien in je nieuwe rol.

Over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.