Stafmedewerker Centrale Opleidingscommissie

Amsterdam UMC; Amsterdam; Vor Ort; EUR 35.000 - 47.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

8,3% eindejaarsuitkering

OV-vergoeding 100%

Fietsregeling

Pensioenopbouw ABP (70% premie)

Zusammenfassung

Amsterdam UMC zoekt een stafmedewerker voor de Centrale Opleidingscommissie en secretariële ondersteuning van het MVO Leerhuis. Je werkt 32 uur/week verdeeld over twee vaste dagen op de locaties AMC en VUmc, en gedeeltelijk thuis.

Je beheert vergaderingen, notuleert en ondersteunt documenten en jaarverslagen, met een representatieve rol naar interne en externe contacten. Je bent verantwoordelijk voor agenda’s, verslaglegging en de voortgang van acties, en werkt nauw samen met de ambtelijk

Qualifikationen

• Aantoonbare notuleerervaring.
• Ervaring met plannen en organiseren van vergaderingen.
• Sterke administratieve vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden, schriftelijk en mondeling.
• Representatieve houding naar interne en externe contacten.
• Vaardig met MS Office en digitale vergadertools.

Aufgaben

• Organiseren en plannen van vergaderingen en bijeenkomsten voor COC en DB-COC en MVO Leerhuis.
• Opstellen agenda’s, verzenden van stukken en notuleren van bijeenkomsten; verslaglegging en opvolging bewaken.
• Administratieve ondersteuning: documenten, archieven, jaaragenda’s en voortgang van acties monitoren.
• Aanspreekpunt en representatie: contact met interne/externen en professionele representatie van COC en MVO Leerhuis.
• Overige secretariële en projectmatige werkzaamheden zoals nieuwsbrieven, website bijhouden, informatie voor jaarverslagen en procesverbeteringen.

Kenntnisse

Notuleren

Plannen & organiseren

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Representatie

MS Office

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Ben jij de belangrijke organisatorische en administratieve schakel voor zowel de Centrale Opleidingscommissie als het MVO Leerhuis.

Als stafmedewerker Centrale Opleidingscommissie (COC) bij het Leerhuis Medische Vervolg Opleidingen (MVO Leerhuis) vervul je een gecombineerde functie: stafmedewerker COC (24 uur) én secretaresse MVO Leerhuis (8 uur). Je bent een belangrijke organisatorische en administratieve schakel voor zowel de Centrale Opleidingscommissie als het MVO Leerhuis.

Je belangrijkste taken zijn:

• Organiseren en plannen van vergaderingen en bijeenkomsten Je plant en organiseert vergaderingen van de COC en het dagelijks bestuur. Je regelt dit van A tot Z: vergaderruimten, catering, uitnodigingen, digitale vergadertools en alle praktische zaken daaromheen. Daarnaast plan en organiseer je diverse vergaderingen voor het hoofd van MVO Leerhuis.
• Voorbereiding en verslaglegging Je stelt agenda’s op, verzamelt en verspreidt vergaderstukken en zorgt dat alles tijdig bij de juiste personen is. Tijdens vergaderingen notuleer je zorgvuldig (al dan niet ondersteund door AI) en werk je verslagen uit tot heldere actie‑ en besluitenlijsten, waarvan je ook de opvolging en deadlines bewaakt. Van de afspraken die je voorbereidt en notuleert, vinden er jaarlijks circa 15 plaats op maandagen tot ongeveer 18.00 uur; het merendeel hiervan is online.
• Administratieve ondersteuning Je beheert documenten en archieven, legt besluiten goed vast en monitort de jaaragenda’s van de COC, het DB‑COC en het MVO Leerhuis. Je plant en coördineert complexe afspraken en houdt de voortgang van lopende acties scherp in de gaten.
• Aanspreekpunt en representatie Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten op verschillende niveaus binnen en buiten Amsterdam UMC. Je vertegenwoordigt de COC en het MVO Leerhuis op een professionele en representatieve manier.
• Overige secretariële en projectmatige werkzaamheden Bijv. het samenstellen van nieuwsbrieven, het actueel houden van de website, het verzamelen van informatie voor jaarverslagen en het regelen van bestellingen. Daarnaast denk je actief mee over het verbeteren van administratieve processen binnen de COC en het MVO Leerhuis.

Je werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris van de COC en met de andere collega’s van het MVO Leerhuis (stafadviseurs en coördinatoren). De totale omvang van de functie is 32 uur per week. Net als het hele team werk je op twee vaste dagen op beide locaties van Amsterdam UMC (maandag op locatie AMC, donderdag op locatie VUmc) en deels vanuit huis.

Notuleren

Je hebt aantoonbare ervaring met het notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten. Je kunt kernachtig en volledig verslagleggen, actie- en besluitenlijsten opstellen en de voortgang daarop bewaken. Ervaring en affiniteit met notuleren is een vereiste om deze functie goed uit te kunnen voeren.

Organiseren en plannen

Je kunt goed plannen en organiseren, zowel voor jezelf als voor anderen. Vergaderingen, bijeenkomsten en evaluatiegesprekken regel je van A tot Z en je bewaakt daarbij deadlines. Je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en kunt informatie bondig en gestructureerd samenvatten, zodat besluitvorming goed wordt ondersteund.

Nauwkeurigheid & gestructureerd werken

Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht en hebt oog voor detail. Je vindt het belangrijk dat afspraken, documenten en besluiten goed vastgelegd zijn en weet structuur aan te brengen in je werkzaamheden. Planningen, jaaragenda’s en archieven zijn bij jou op orde.

Communicatieve vaardigheden

Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling, schriftelijk als digitaal. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en bent vaardig in het werken met MS Office en digitale vergadertools. Als aanspreekpunt voor verschillende interne en externe contacten treed je representatief op en beweeg je je gemakkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie.

Initiatief tonen & flexibiliteit

Je neemt actief initiatief, denkt mee over verbeteringen in werkprocessen en ziet kansen om het werk slimmer te organiseren. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Binnen Amsterdam UMC leiden we jaarlijks ongeveer 1.000 jonge artsen op tot medisch specialist. Het Leerhuis Medische Vervolg Opleidingen (MVO Leerhuis) zet zich in om de kwaliteit van deze opleidingen te behouden en te bevorderen. Dat doen we onder andere door:

• onderwijs en professionalisering aan te bieden aan medisch specialisten in opleiding en medische staf
• te adviseren over (de uitvoering van) beleid en de kwaliteit van de opleiding tot medisch specialist.

De Centrale Opleidingscommissie (COC) speelt hierin een centrale rol. Opleiders (artsen) komen meerdere keren per jaar, zowel online als fysiek, bijeen om te overleggen over de medische vervolgopleidingen en om een veilig, gunstig opleidingsklimaat te bewaken, bevorderen en handhaven.

Je maakt deel uit van het MVO Leerhuis‑team van circa 10 collega’s (coördinatoren en stafadviseurs). Binnen het team is elkaar helpen vanzelfsprekend.

Binnen Amsterdam UMC waarderen we een inclusieve mindset: dat betekent dat iedereen welkom is en zichzelf mag zijn.

Heb je nog vragen?

Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Marjolijn de Nijs, ambtelijk secretaris COC, via 06 2281 4637 of [e-mail].

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.