Specialist Informatievoorziening en Archiefbeheer

Bright-Professionals; Arnhem; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Part time

Job summary

Bright-Professionals zoekt een Specialist Informatievoorziening en Archiefbeheer voor Belasting Samenwerking Rivierenland in Arnhem. Je versterkt de informatiehuishouding en archiefbeheer met een pragmatische aanpak en zet een concreet verbeterplan in gang.

Je coördineert met auditor/beleidsadviseur, ICT en management, brengt processen en metadata in kaart en geeft heldere adviezen. Startdatum 01-11-2026; 24 uur per week, mogelijk uitbreiding afhankelijk van opdracht.

Qualifications

• Bewezen vermogen tot analyse en resultaatgericht werken.
• Beheersing van informatiebeheer en archiefbeheer.
• Affiniteit met wet- en regelgeving rondom archiefbeheer.

Responsibilities

• Opstellen en implementeren van een verbeterplan voor informatiehuishouding.
• Inventariseren van werkprocessen, informatiestromen en opslaglocaties.
• Ontwikkelen van afspraken en beleid voor dossiervorming en bewaartermijnen.
• Ondersteunen bij selectielijsten en vernietiging volgens archiefwet.
• Advies over migratie en digitale beheeromgevingen.

Skills

Analytisch vermogen

Plannen en organiseren

Communiceren

Samenwerken

Omgevingsbewust

Proactief

Adviesvaardig

Education

HBO-bacheloropleiding

Tools

SharePoint

Zaaksysteem

Job description

Voor Belasting Samenwerking Rivierenland zoeken wij een Specialist Informatievoorziening en Archiefbeheer. Je versterkt de informatiehuishouding en het archiefbeheer van BSR met een praktische aanpak. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat verdere versterking nodig is van de personele borging en van de uitvoering van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden, zoals vernietiging, overbrenging en vervanging. Je richt je op duurzame toegankelijkheid van documenten vanaf het moment van opstellen of ontvangen. Ook stel je een overzicht van de informatiehuishouding op en richt je beheermaatregelen in voor verschillende documentcategorieën.

Je stelt een praktisch verbeterplan voor de informatiehuishouding op en brengt dit direct in uitvoering. Daarbij zorg je voor zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en heldere adviezen. Je werkt binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR en stemt nauw af met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, het management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je stelt op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen een verbeterplan voor de informatiehuishouding op. Per aanbeveling beschrijf je de prioriteit, actie, het resultaat, de eigenaar en de planning.
• Je voert urgente verbetermaatregelen uit of begeleidt deze op het gebied van digitaal informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
• Je brengt de informatiehuishouding in kaart, waaronder werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s.
• Je onderzoekt en verbetert archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, zoals netwerkschijven, SharePoint en het zaaksysteem.
• Je stelt praktische afspraken, werkinstructies en beleid op of actualiseert deze voor dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering.
• Je ondersteunt bij het toepassen van selectielijsten, brengt digitale vernietigingsachterstanden in kaart en bereidt vernietigingslijsten en verklaringen voor. Ook stel je een procesbeschrijving op voor vernietiging volgens de archiefwettelijke taken.
• Je werkt een passend metagegevensschema uit, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen.
• Je adviseert over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging.
• Je stelt een conversie- en migratieprotocol op of scherpt dit aan. Ook adviseer je over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen.
• Je richt een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer in, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportages.
• Je bereidt BSR voor op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn.
• Je draagt kennis over aan medewerkers en het management, zodat de verbeteringen structureel geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten

• Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan voor de informatiehuishouding, met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken.
• Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties.
• Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer.
• Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstellen voor vervolgstappen.
• Een conceptmetagegevensschema en advies over de toepassing ervan binnen BSR.
• Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage.
• Advies over de structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.

Jouw competenties

• Je beschikt over analytisch vermogen en werkt resultaatgericht.
• Je kunt goed plannen en organiseren en werkt nauwkeurig en zelfstandig.
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt goed samen en weet anderen met overtuigingskracht mee te nemen.
• Je bent omgevingsbewust, proactief en adviesvaardig.
• Je schakelt snel, vraagt goed door en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
• Je vertaalt complexe informatie naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een hbo-bacheloropleiding afgerond.
• Je hebt minimaal 3 jaar beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband.
• Je hebt kennis van de Archiefwet, de Archiefregeling, selectielijsten en de duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen voor informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging.
• Je hebt bij voorkeur een relevante opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau afgerond in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of een vergelijkbare richting.

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-11-2026
• Opleidingsniveau HBO