Site Administrator

Mercury Engineering; Groningen; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Mercury GmbH in Groningen zoekt een administratieve professional die verantwoordelijk is voor documentbeheer, archivering en ondersteuning op de bouwplaats. Je werkt nauw samen met projectmanagers en onsite teams en verzorgt rapportages en urenregistratie.

De functie vereist minimaal 2 jaar ervaring, uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve, gestructureerde aanpak. Ervaren zijn met SAP en Office 365 is een pre en training wordt geboden.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring in administratieve functies.
• Goede beheersing van Microsoft Word, Excel en Outlook.
• Vlotte communicatie en het vermogen om op de bouwplaats alle administratie te beheren.
• Uitstekende telefoonvaardigheden.
• Aandacht voor detail en nauwkeurigheid.
• Vermogen om meerdere taken gelijktijdig af te handelen onder druk.
• Sterke organisatorische vaardigheden en teamspirit.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie.

Responsibilities

• Controleer en rapporteer over de Filekey-structuur en volg algemene instructies.
• Ontwikkel en onderhoud archiveringssystemen en verzamel personeelsdocumentatie.
• Beheer kantoorvoorraad en zorg voor actuele organigrammen.
• Registreer uren en organiseer vergaderingen op locatie, maak notulen.
• Beheer projectdocumenten, testpakketten en leveringsbonnen in Eida-systeem.
• Ondersteun projectmanager en directie waar nodig.

Skills

Administratieve vaardigheden

MS Word/Excel

Communicatie

Multitasking

Detailgericht

Klantgericht

Tools

SAP

Job description

Mercury is de Europese leider in bouwoplossingen.

Wij bouwen en beheren complexe engineering- en bouwprojecten voor 's werelds toonaangevende bedrijven. Onze oplossingen helpen bij het leveren van technologieën en levensveranderende vooruitgang die mensen, gemeenschappen en bedrijven met elkaar verbinden en hen de mogelijkheid bieden om ongelooflijke dingen te bereiken. Onze mensen hebben de moed om innovatief te zijn. Hun vastberadenheid en scherpe focus stellen ons in staat om keer op keer met zekerheid te leveren.

Wij realiseren de visie van onze klanten door middel van toonaangevende bouwoplossingen in diverse sectoren, waaronder bedrijfsdatacenters, geavanceerde technologie en life sciences, hyperscale datacenters en brandbeveiliging.

Bij Mercury is het onze plicht om onze mensen aan te moedigen en te ondersteunen bij het realiseren van hun eigen visie. We plaatsen hen centraal in alles wat we doen en bieden uitdagende mogelijkheden om zich te ontwikkelen binnen een geweldig team in een ondersteunende omgeving die hen in staat stelt hun volledige potentieel te bereiken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden van de functie:

• Controleer en rapporteer over de Filekey-structuur en zorg ervoor dat iedereen de algemene instructies opvolgt.
• Het ontwikkelen en onderhouden van archiveringssystemen
• Verzamel alle personeelsdocumentatie en archiveer deze in Filekey
• Safe Pass/CSCS-kaarten
• Informatie verzamelen en ordenen voor managementrapporten
• Zorg ervoor dat de kantoorvoorraad op peil blijft en dat er voldoende kantoorartikelen aanwezig zijn.
• Zorg dat het organigram actueel is
• Houd de bewegingen van het personeel op de locatie bij en registreer deze voor het wekelijkse rapport
• Vraag wekelijks alle projectvergunningen aan en print ze uit via het Eida-systeem
• Scan alle presentielijsten in het projectdossier
• Houd de vakanties van alle medewerkers bij
• Vergunningen voor vuile werkzaamheden aanvragen
• SAP-orders aanmaken
• Machines bestellen via Fleet Tool en Plant en de bestelling volgen
• Voortgangsrapporten ontwikkelen
• Bedienings- en onderhoudsdocumentatie en overdrachtsdocumentatie
• Rapporteren aan CM.
• GRN heeft alle materialen van de locatie ontvangen
• Regel toegangs-/bezoekersbadges voor de locatie met behulp van de E: Sipp-machine
• Laat de testpakketten goedkeuren en uploaden naar het Eida-systeem
• Bied administratieve ondersteuning
• Ondersteun de projectmanager, projectdirecteur en directeur van de bedrijfseenheid waar nodig.
• Het afhandelen van algemene vragen van het team op locatie
• Uren registreren en invoeren op urenstaten
• Vergaderingen op locatie organiseren en notulen maken
• Databaseonderhoud
• Het indienen van documenten op de website
• Het controleren en verifiëren van ontvangstbewijzen en leveringsbonnen
• Algemene administratieve taken - Archiveren, typen, kopiëren, koeriersdiensten regelen, faxen, enz.
• Tijdsbeheer
• Het documenteren van de projectdetails
• De betrokkenen op de hoogte stellen zodat zij passende actie kunnen ondernemen met betrekking tot de openstaande documenten
• Exporteer bestanden in het gewenste formaat
• Het organiseren van alle introductieprogramma's voor nieuwe medewerkers (zowel op locatie als daarbuiten).
• Contact onderhouden met alle nieuwe medewerkers met betrekking tot de introductieprocedure en ontbrekende documentatie
• Contact onderhouden met alle afdelingen en onderaannemers met betrekking tot de introductieprocedure en ontbrekende documentatie
• Vergaderingen op locatie organiseren en bezoekers inplannen.
• Alle overige taken die bij deze functie horen

Essentiële criteria voor de functie:

• Sterke administratieve vaardigheden met minimum 2 jaar ervaring
• Goede computervaardigheden, met name in Microsoft Word, Excel en Outlook
• Het vermogen om te communiceren en alle administratie op de bouwplaats te beheren
• Uitstekende telefoonmanier
• Aandacht voor detail
• Vermogen om te multitasken en onder druk te werken
• Sterke interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden
• Trots op de kwaliteit en presentatie van het werk
• Uitstekende communicatieve vaardigheden

Gewenste criteria:

• Ervaring in de bouw- of ingenieurssector is een pré, maar niet vereist
• Ervaring met SAP is een pré, maar niet essentieel, aangezien er volledige training wordt gegeven