Senior Executive Assistant

Fugro; Nootdorp; Remote; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Ziektekostenverzekering

29 vakantiedagen per jaar + 4 extra

Job summary

Fugro zoekt een ervaren Executive Assistant voor de CFO op ons hoofdkantoor in Nootdorp. Je beheert de complexe internationale agenda en inbox, organiseert reizen en meetings en zorgt dat acties tijdig worden opgevolgd.

Je werkt zelfstandig in een professioneel team, ondersteunt de CFO en Company Secretary bij governance-werkzaamheden en onderhoudt relaties met interne en externe stakeholders. Dankzij jouw proactieve en discrete aanpak blijft alles gestructureerd en verloopt alles soepel.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van directielid of senior manager.
• Proactief, georganiseerd en sterk in het stellen van prioriteiten.
• Vertrouwelijke informatie gaat discreet om.

Responsibilities

• Beheert de complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox van de CFO.
• Organiseert internationale reizen van A tot Z, inclusief vluchten, hotels en transfers.
• Verzorgt administratieve en praktische ondersteuning, incl. onkostendeclaraties, correspondentie en archivering.
• Coördineert tekenstukken en bewaakt het volledige proces van ondertekening en legalisatie.
• Is eerst organisatorisch aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders rondom de CFO.
• Organiseert vergaderingen en bijeenkomsten van begin tot eind en verzorgt logistiek.
• Ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van Leadership Team- en Audit Committee-vergaderingen.
• Ondersteunt de Company Secretary bij vertrouwelijkheidslijsten en inboxbeheer.
• Werkt nauw samen met andere assistants en deelt kennis binnen het team.

Skills

Complex agenda beheer

Diligent/board portal ervaring

Microsoft 365

Stakeholder management

Proactieve houding

Goede communicatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

# Senior Executive AssistantLocation+ Nootdorp, NetherlandsStageExperienced LevelTimeFull timeTypeEmployeePlaceOn SiteShare this job**Job Description**Voor ons hoofdkantoor in Nootdorp zijn wij op zoek naar een ervaren, zelfstandige en servicegerichte Executive Assistant voor de CFO.In deze veelzijdige functie ondersteun je de CFO in een dynamische, internationale omgeving. Je beheert een complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox, organiseert reizen en meetings en zorgt dat afspraken en acties zorgvuldig worden opgevolgd. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook wanneer plannen op het laatste moment veranderen.Voor inhoudelijke en bedrijfsmatige vraagstukken werkt de CFO nauw samen met een fulltime Business Manager. Als Executive Assistant ligt jouw focus op de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de CFO.Daarnaast ondersteun je de Company Secretary bij diverse governance-gerelateerde werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de Executive Assistant van de CEO, tevens Team Lead van het Corporate Assistant Team, en met de andere assistants binnen het team. Zo werk je zelfstandig in jouw eigen rol, maar ben je tegelijkertijd onderdeel van een professioneel en betrokken team.**Wat je gaat doen**Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende prioriteiten, houdt het overzicht en zorgt dat zaken goed en op tijd geregeld zijn. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:* Je beheert de complexe, internationaal georiënteerde agenda en inbox van de CFO, stelt prioriteiten en zorgt dat belangrijke onderwerpen tijdig onder de aandacht worden gebracht;* Je organiseert internationale reizen van A tot Z, inclusief vluchten, hotels, transfers en een overzichtelijke reisplanning;* Je verzorgt administratieve en praktische ondersteuning, waaronder onkostendeclaraties, correspondentie, documentverwerking, printwerk en archivering, en ondersteunt bij IT- en facilitaire vraagstukken;* Je coördineert tekenstukken en bewaakt het volledige proces van ondertekening, verwerking en, waar nodig, legalisatie;* Je bent het eerste organisatorische aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders rondom de CFO en stemt, waar nodig, af met de Business Manager;* Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten van begin tot eind en verzorgt de bijbehorende faciliteiten en logistiek;* Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van Executive Leadership Team- en Audit Committee-vergaderingen, waaronder het coördineren en verwerken van vergaderstukken in Diligent;* Je ondersteunt de Company Secretary, bijvoorbeeld bij het beheer van de inbox en het opstellen en bijhouden van vertrouwelijkheidslijsten;* Je werkt nauw samen met de andere assistants, fungeert als back-up en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.**Wat jij te bieden hebt**Je bent een ervaren Executive Assistant die vooruitdenkt, overzicht houdt en van nature ontzorgt. Je werkt zelfstandig en weet goed wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming nodig is. Daarnaast:* Je hebt hbo werk- en denkniveau en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een internationale of corporate omgeving;* Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van een directielid of senior manager;* Je bent proactief, georganiseerd en sterk in het stellen van prioriteiten;* Je werkt nauwkeurig, bent administratief sterk en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;* Je communiceert professioneel en tactvol met collega’s en externe stakeholders op verschillende niveaus;* Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365. Ervaring met Diligent of een vergelijkbare board portal is een pré;* Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.**Op deze arbeidsvoorwaarden kan je rekenen*** Een diverse en inclusieve werkomgeving;* Een markconform salaris;* 29 vakantiedagen per jaar op basis van fulltime dienstverband (waarvan 4 door Fugro management toegewezen) en de mogelijkheid om 12 dagen extra bij te kopen;* Ruime carrière- en opleidingsmogelijkheden, zowel nationaal als internationaal;* Flexibele werktijden en, in overleg met jouw manager en volgens corporate richtlijnen, de mogelijkheid om vanuit huis te werken;* Reiskostenvergoeding;* Moderne pensioenregeling;* Collectieve ziektekostenverzekering;* Mogelijkheid om deel te nemen aan ons bedrijfsfitnessplan;* Coachingsmogelijkheden via ons EAP (Employee Assistance Program).**Interesse gewekt?**Bezoek onze bedrijfspagina en ontdek meer over hoe het is om bij Fugro te werken. Voor meer informatie neem contact op met Wendy Homan, Talent Acquisition Professional, tel. 06 - 34971169.#LI-WH2**Na je sollicitatie*** Je ontvangt direct een ontvangstbevestiging via ons systeem per e-mail;* Als we voldoende aanknopingspunten zien, nodigen we je uit voor een eerste gesprek. Ook als we je niet uitnodigen krijg je daar uiteraard bericht van;* Na een succesvol eerste gesprek volgt een tweede en mogelijk een derde gesprek.* Als wij én jij na de gesprekken nog enthousiast zijn, ontvang je van ons een passende aanbieding en verwelkomen we je graag bij Fugro!