Senior adviseur bestuursondersteuning (514293)

Werken voor Nederland; Den Haag; Sur place; EUR 65 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

Werken voor Nederland in Den Haag zoekt een adviseur bestuursondersteuning om orde en rust te bewaren temidden van directieopgaven. Je bewaakt status en voortgang van stukken, biedt ondersteuning bij deadlines en schakelt met clusterhoofden en collega’s.

Daarnaast toets je stukken inhoudelijk en zet je proces-checks uit, verbind je datastromen en coach je collega’s in bestuurlijke processen. Werkdruk is hoog en humor helpt bij een gestructureerde aanpak.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met bestuurlijke processen en documentbeheer.
• Sterke plannings- en prioriteringsvaardigheden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantgerichte houding.

Responsabilités

• het bewaken van de kwaliteit en tijdigheid van de stukkenstroom en naar medewerkers en directeuren en MT-leden.
• het adviseren van HDP-ers over vorm en inhoud van de stukkenstroom.
• het actief monitoren van het HDP dashboard en interveneties waar nodig.
• het actief bijhouden van Defdoc en de gegevens hieruit verbinden met overige informatiebronnen.
• het inrichten en doorontwikkelen van deze processen, incluesief het initieren van (proces)verbeteringen waar nodig.
• het veelvuldig afstemmen en coordineren met interne- en externe stakeholders over planning, prioritering en integriteit van stukken.
• het optreden als vraagbaken voor HDP-collega's op het gebied van parlementaire stukkenstroom en informatiesystemen.

Description du poste

Vacature kenmerken

Standplaats Den Haag

Contractduur 2 jaar

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €5.863,00 - €7.575,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 12 - Burgerschaal IBBAD 12

Vakgebied Orde / vrede / veiligheid

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als adviseur bestuursondersteuning ben jij degene die het overzicht en de rust bewaart ten midden van de diverse stukken die de HDP als directie dagelijks oplevert en de stukken die de directie passeren. Denk daarbij aan nota's, annotaties voor beraden, presentaties, rapporten, etc. Je houdt grip op de status en voortgang van stukken en je zorgt ervoor dat je altijd overzicht hebt. Je bent makkelijk benaderbaar voor collega's met vragen en je weet iedereen op vriendelijke en toegankelijke manier te woord te staan. Je houdt de directeuren scherp op hun deadlines en schakelt met clusterhoofden en collega's over de nog openstaande zaken. Je verbindt hierbij de verschillende datastromen binnen en buiten de HDP met elkaar en schakelt moeiteloos met verschillende spelers binnen en buiten de HDP. Je hebt hierbij gevoel voor urgentie en prioritering en escaleert wanneer nodig.

Naast het overzicht bewaren krijg je ook energie van het inhoudelijke toetsen van stukken en de benodigde proces-checks doen. De regie die je voert is niet alleen gericht op tijdige realistaie van prioriteiten en deadlines maar strekt zich ook uit tot het toetsen van de kwaliteit en het doen van verbetervoorstellen waar nodig. Hierbij maak je gebruik van eigen inzichten die je toetst met de omgeving waarbinnen je opereert. Tevens ben je in staat clusterhoofden te ondersteunen in het coachen / begeleiden van collega's in het bestuurlijke proces.

Concreet houdt je je bezig met de volgende taken:

• het bewaken van de kwaliteit en tijdigheid van de stukkenstroom en zowel naar medewerkers als naar directeuren en MT-leden;
• het adviseren van HDP-ers over vorm en inhoud van de stukkenstroom;
• het actief monitoren van het HDP dashboard en het initieren van interventies waar nodig;
• het actief bijhouden van Defdoc en de gegevens hieruit verbinden met overige informatiebronnen;
• het inrichten en doorontwikkelen van deze processen, incluesief het initieren van (proces)verbeteringen waar nodig;
• het veelvuldig afstemmen en coordineren met interne- en externe stakeholders over planning, prioritering en integraliteit van stukken;
• het optreden als vraagbaken voor HDP-collega's op het gebied van parlementaire stukkenstroom en bijbehorende informatiesystemen.

Daarnaast draag je bij aan de uitvoering van de algemene taken van Integratie zoals het breder ondersteunen van de behoefte van de directie en haar directeuren, het strategisch adviseren van DT en MT en overige zaken wanneer die zich voordoen.

We zoeken iemand die houdt van orde op zaken kan stellen en informatie structureren en die dit doet met frisse moed en een dosis humor. Binenn ons team werken we graag op gestructureerde en gezellige wijze samen waarbij kwaliteit van het eindproduct hoog in het vaandel staat.

Talenten als analyseren, flexibiliteit, effectieve communicatie, getting things done en organiseren zijn nodig om de taken te vervullen. Studierichting en inhoudelijke voorkennis is van secundair belang. De functionaris moet flair hebben en voor