Segment Assistant (Projectadministratie/Backoffice) | Zoetermeer

Axians Telecom Enterprise; Zoetermeer; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

VINCI Energies Academy

KH Academy

Good Habitz

Hybrid werken

40-urige werkweek

24 vakantiedagen

pensioenregeling

collectieve ziektekostenverzekering

Aandelen kopen tegen gereduceerd tarie

Job summary

Axians Telecom Enterprise zoekt een segmentassistent binnen de backoffice voor offerte- en opdrachtenbeheer. Je maakt offertes, projecten en facturen aan en verzorgt de volledige klant- en projectadministratie.

Daarnaast ben je aanspreekpunt voor administratieve vragen, verzorg je forecast-voorbereiding en ondersteun je Engineers bij planning. Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en proactief, en draagt bij aan een veilige en betrouwbare bedrijfsvoering.

Qualifications

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring in een administratieve, servicegerichte functie.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor een juiste en correcte klant- en projectadministratie in Codex, DPF en CRM.
• Zorgdragen voor het versturen van correcte en nette offertes.
• Verzorgen van een tijdige en juiste facturatie en de opvolging hiervan.
• Communiceren met klanten over vragen, statusupdates en kleinere projecten.
• Coördineren van de planning van Engineers voor kleinere en grotere projecten.
• Participeren in tenders en aanbestedingstrajecten.
• Ondersteunen bij maandelijkse projectafsluiting, budgetbewaking en facturatieprocessen.

Skills

Projectadministratie

Offertes maken

Facturatie

Klantcommunicatie

Engineers planning

Tenders

Budgetbeheer

Analytisch inzicht

Procesverbetering

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Codex

DPF

CRM

Job description

Je gaat aan de slag binnen de Business Unit Telecom Public & Enterprise, samen met ongeveer 65 collega’s. Axians is specialist in bedrijfs- en missiekritische telecommunicatieoplossingen voor sectoren zoals zorg, industrie, transport en de overheid. Binnen deze BU combineren we technologische expertise op het gebied van indoor dekking, connectiviteit (DAS en private 5G), DMR (Digital Mobile Radio), alarmeringssystemen en unified communication.

Onze organisatiestructuur bestaat uit kleinschalige business units, waardoor je elkaar kent en snel kunt schakelen. Dit stelt ons in staat om samen met andere units grootschalige en complexe dienstverlening aan klanten te leveren.

Functiebeschrijving

Als Segmentassistent ben je een centrale schakel binnen het backoffice team voor het offerte- en opdrachtenproces. Je maakt offertes, projecten en facturen aan, en verzorgt de volledige klant- en projectadministratie. Ook ben je het aanspreekpunt voor klanten met administratieve vragen en neem je proactief contact op over kleinere offertes. Maandelijks verzorg je de forecast-voorbereiding: je verwerkt financiële data en zorgt dat projectstatussen actueel en inzichtelijk zijn. Jouw werk vormt daarmee een belangrijke basis voor gezonde, veilige en betrouwbare bedrijfsvoering.

In deze rol ben jij de onmisbare rechterhand van het team op het gebied van projectadministratie. Je zorgt ervoor dat alle administratieve zaken rondom onze projecten soepel verlopen. Dankzij jouw zelfstandigheid, nauwkeurigheid en organisatorisch talent ondersteun je collega’s en neem je werk uit handen nog voordat zij erom vragen. Je schakelt moeiteloos tussen interne collega’s en klanten, en houdt altijd het overzicht. Met jouw open, eerlijke en hulpvaardige houding draag je bovendien onze kernwaarden uit, van autonomie en verantwoordelijkheid tot vertrouwen en solidariteit.

Jouw werkzaamheden

• Verantwoordelijk voor een juiste en correcte klant- en projectadministratie in Codex, DPF en CRM.
• Zorgdragen voor het versturen van correcte en nette offertes.
• Verzorgen van een tijdige en juiste facturatie en de opvolging hiervan.
• Communiceren met klanten over vragen, statusupdates en kleinere projecten.
• Opstellen van offertes voor projecten
• Coördineren van de planning van Engineers voor kleinere projecten binnen het segment.
• Participeren in tenders en aanbestedingstrajecten.
• Ondersteunen bij de maandelijkse projectafsluiting, zowel intern als extern.
• Adviseren van budgethouders over het facturatieproces.
• Signaleren, analyseren en realiseren van verbeteringen in het facturatieproces en/of de klant- en projectadministratie.
• Coördineren van de planning van Engineers voor grotere projecten binnen het segment.
• Werken op basis van functie-eisen m.b.t. gezond werken, veiligheid en (cyber)security.

• Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een afwisselende baan in een gestaag groeiende business unit die volop bezig is met professionaliseringsslagen met marktconforme arbeidsvoorwaarden;
• Een werkweek van 40 uur, maar weet dat alles vanaf 24 uur bespreekbaar is;
• 24 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband met de mogelijkheid om 10 dagen (naar rato) bij te kopen;
• Goede opleidingsmogelijkheden aan de VINCI Energies Academy, de KH Academy en via het online platform Good Habitz;
• Een hybride werkomgeving met de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken;
• Prima secundaire arbeidsvoorwaarden met o.a. een gunstige pensioenregeling, mogelijkheid deel te nemen aan de collectieve ziektekostenverzekering en de mogelijkheid om aandelen te kopen tegen een gereduceerd tarief
• Een informele werksfeer, korte communicatielijnen en een organisatie waar onze kernwaarden hoog in het vaandel staan.
• Diversiteit en inclusie vinden wij van groot belang in onze organisatie en wij streven er daarom naar om ons personeelsbestand een afspiegeling te laten zijn van de maatschappij.
• Bij indiensttreding dient een VOG te worden overlegd.

Je werkt gestructureerd volgens afspraken, procedures en budgetten en schakelt tijdig met managers en stakeholders. Je signaleert knelpunten in processen, analyseert deze en realiseert verbeteringen samen met collega’s. Je houdt overzicht, bewaakt planning, kwaliteit en budget en neemt actie wanneer nodig. Met jouw heldere communicatie en overtuigingskracht weet je anderen effectief mee te nemen.

Verder neem je mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Uitstekende beheersing van Microsoft Office, met name Excel

• Ervaring in een administratieve, servicegerichte functie
• Goede beheersing van de Engelse taal, mondeling en schriftelijk
• Vermogen om duidelijke afspraken, procedures en planningen op te stellen
• Constructieve feedback geven en goed samenwerken in een team

Overtuigingskracht op basis van feiten, argumenten en voorbeelden