Secretary Legal & EB Office

Damen; Gorinchem; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Travel reimbursement

Damen Academy

27 vacation days

13 ADV days (mogelijkheid tot verkopen

Job summary

Damen zoekt een ervaren secretaresse ter ondersteuning van het legal team en het Executive Board Office. Je werkt nauw samen met de Corporate Counsel en de Executive Assistants om bestuurlijke processen te ondersteunen en documenten tijdig aan te leveren.

Je rapporteert aan de Corporate Counsel, werkt ca. 32 uur per week en beschikt over een secretariële opleiding en minimaal 8 jaar ervaring in een bestuurlijke omgeving. Transparante communicatie en discretie zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal 8 jaar relevante ervaring in bestuurlijke/directie secretariële of executive support omgeving.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse taal en goede beheersing van Engels (mondeling en schriftelijk).
• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week.

Responsibilities

• Dagelijkse ondersteuning van de Corporate Counsel en het corporate legal team.
• Ondersteunen van het Executive Board Office bij bestuurlijke en administratieve processen.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en documenten.
• Bewaken van deadlines en actiepunten in besluitvormingstrajecten.
• Beheren van agenda’s en correspondentie en overige secretariële werkzaamheden.

Skills

Organizational skills

Proactive service mindset

Integrity and discretion

Dutch and English proficiency

Experience in executive support

Education

Secretarial training or equivalent (MBO+)

Tools

Microsoft Office

SharePoint

Job description

We offer you an Ocean of Possibilities. Join our family.

About us

We’re made for ships!

Om ze te ontwerpen, te bouwen, te financieren en er gedurende hun hele levensduur voor te zorgen. Gedreven door onze kernwaarden — stewardship, craftsmanship, fellowship en entrepreneurship — ademen wij alles wat met schepen te maken heeft.

Onze missie is om onze klanten te helpen de mogelijkheden die onze wateren bieden te benutten, voor de generaties die komen.

Om dit doel te bereiken, hebben we mensen nodig die onze visie en gedrevenheid delen!

The role

Binnen Damen Shipyards Group zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse ter ondersteuning van het legal team en de Corporate Counsel, waarbij je je voornamelijk richt op support aan het Executive Board Office.

De Corporate Counsel stuurt het corporate legal team aan en is daarnaast verantwoordelijk voor de organisatie van bestuursvergaderingen via het Executive Board Office. Het Executive Board Office speelt een centrale rol in het efficiënt en zorgvuldig laten verlopen van de bestuurlijke processen binnen Damen. Vanuit deze positie ondersteun je de Corporate Counsel en Executive Board bij de voorbereiding, coördinatie en opvolging van besluitvormingstrajecten. Je bent betrokken bij bestuursvergaderingen, contacten met de bestuursleden en de verschillende divisies binnen de groep.

Je werkt op het snijvlak van bestuurszaken, governance en (administratieve) ondersteuning. Daarbij zorg je ervoor dat vergaderingen, documentstromen en besluitvormingsprocessen soepel verlopen en voldoen aan de interne en externe governance-eisen.

In deze veelzijdige functie rapporteer je aan de Corporate Counsel en werk je daarnaast nauw samen met de Executive Assistants, collega’s binnen het corporate legal team en andere interne stakeholders. Dankzij jouw organisatietalent, discretie en nauwkeurigheid lever je een directe bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de bestuurlijke processen binnen Damen.

Key accountabilities

• Dagelijkse ondersteuning van de Corporate Counsel en het corporate legal team
• Ondersteunen van het Executive Board Office bij alle bestuurlijke en administratieve processen;
• Organiseren, coördineren en voorbereiden van vergaderingen van de Executive Boarden andere bestuursorganen;
• Opstellen, verzamelen en distribueren van vergaderdocumentatie;
• Bewaken van besluitvormingstrajecten, actiepunten en deadlines;
• Uitwerken van vergaderingen;
• Beheren van agenda’s, correspondentie en overige administratieve processen;
• Afhandelen van diverse administratieve en secretariële werkzaamheden (opvolgen facturen, verzorgen van handtekeningen, legalisaties, boeken van reizen etc.).

Skills & Experience

Voor deze functie zoeken wij een ervaren en professionele secretaresse die zich comfortabel voelt in een bestuurlijke omgeving en gewend is te werken met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau (MBO+);
• Minimaal 8 jaar relevante ervaring in een bestuurlijke, directie secretariële of executive support omgeving;
• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten;
• Een proactieve, servicegerichte en professionele werkhouding;
• Integriteit, discretie en betrouwbaarheid;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ruime ervaring met Microsoft Office en SharePoint.

What we offer

• Voor deze functie ligt het salaris tussen€ 3.500 en € 4.500bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband), exclusief vakantiegeld. Deexacte inschalingbepalen we op basis vanjouwkennis en ervaring.Deze functie valt onder de CAO Metalektro;
• Een prettige, informele werksfeer in een groeiende, internationale omgeving;
• Een afwisselende functie in een dynamisch bedrijf;
• 27 vakantiedagen en 13 ADV dagen (mogelijkheid om deze te verkopen);
• Reiskostenvergoeding;
• Continue aandacht voor professionele en persoonlijke ontwikkeling via onze Damen Academy;

#LI-GE2