Secretariële ondersteuning

Nipv; Arnhem; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB 16,5%

208 verlofuren

Reiskostenvergoeding €0,25/km

Thuiswerkvergoeding €2,45

Job summary

NIPV zoekt een enthousiaste secretaresse die samen met twee collega-secretaresses het secretariaat ondersteunt. Je werkt aan vergaderplanning, ledenlijsten en relatiebestanden en zorgt voor soepele administratieve processen.

De functie biedt 28–32 uur per week, payroll via Randstad voor 6 maanden met kans op verlenging. Salarisschaal 6 bij cao Rijk; bruto maandelijks tussen de €2.943,42 en €3.660,24, afhankelijk van ervaring.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.
• Ervaring in een secretariële of administratieve functie is een pré, maar starters zijn ook welkom.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Teams).
• Nauwkeurigheid, klantgerichtheid en goede communicatie staan centraal.

Responsibilities

• Verwerken van bestellingen en aanvragen in systemen zoals ProActis.
• Bijhouden en actualiseren van ledenlijsten en relatiebestanden.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van vergaderingen (locaties, naambordjes) en agenda-onderhoud.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden behorende bij de organisatie van overleggen.

Skills

Nauwkeurig

Organisatorisch sterk

Klantgericht

Samenwerken

Education

MBO-opleiding secretariële/administratieve richting

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Werk jij graag gestructureerd, hou je van regelen en krijg je energie van het ondersteunen van collega's? Dan hebben wij een mooie kans voor jou. Voor het team Ondersteuning Veiligheidsberaad en Raad van commandanten en Directeuren Veiligheidsregio’s (RCDV) zoeken wij een enthousiaste secretaresse die het secretariaat helpt bij de dagelijkse werkzaamheden Ervaring is fijn, maar zeker geen vereiste. Vooral jouw nauwkeurigheid, leergierigheid en dienstverlenende instelling maken het verschil. We nodigen je van hart uit om te solliciteren!

Als secretaresse ondersteun jij samen met twee collega‑secretaresses met wie je nauw samenwerkt, de overlegstructuur van de veiligheidsregio's. Concreet help jij bij het plannen en organiseren van vergaderingen van vakraden, je verwerkt administratieve gegevens en zorgt ervoor dat ledenlijsten actueel en overzichtelijk blijven. In deze functie is geen dag hetzelfde. Je schakelt tussen verschillende werkzaamheden en hebt regelmatig contact met collega's, deelnemers aan overleggen en externe relaties.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Verwerken van bestellingen en aanvragen in systemen zoals ProActis.
• Bijhouden en actualiseren van ledenlijsten en relatiebestanden.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van vergaderingen (locaties, naambordjes).
• Inplannen en organiseren van afspraken.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden behorende bij de organisatie van overleggen.
• Ondersteunen van collega's binnen het team waar nodig.

Over het NIPV

Elke dag zetten we ons in voor de publieke veiligheid. We ontwikkelen passende en professionele antwoorden op actuele veiligheidsvraagstukken die ontstaan door bijvoorbeeld geopolitieke spanningen, de energietransitie en klimaatverandering. Op deze en andere thema’s verbinden en versterken we de professionals in het veiligheidsdomein via onderzoek, onderwijs, informatie en brede ondersteuning. Daarnaast hebben we een unieke positie als het gaat om de ontwikkeling en het beheer van crisismanagementsystemen en het coördineren en faciliteren van de landelijke brandweerspecialismen.

Het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) ondersteunt de samenwerking tussen de veiligheidsregio's in Nederland. Vanuit het Veiligheidsregio Dienstencentrum (VDC) werkt het team Ondersteuning Veiligheidsberaad en RCDV aan de ondersteuning van landelijke overleggen binnen de veiligheidsregio's. Dit team wordt rechtstreeks aangestuurd door de voorzitters van de RCDV.

Je komt terecht in een hecht team van adviseurs, secretarissen, woordvoerders en secretaresses. Samen zorgen jullie ervoor dat belangrijke overleggen soepel verlopen en dat bestuurders, directeuren en andere professionals goed worden ondersteund.

Wie ben jij?

In deze afwisselende functie krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen het secretariaat. Je werkt in een dynamische omgeving en levert een bijdrage aan de samenwerking tussen de veiligheidsregio's in Nederland.

Voor de functie van secretaresse is het belangrijk dat je over de volgende competenties beschikt:

• Je werkt nauwkeurig, zorgvuldig en houdt overzicht.
• Je bent organisatorisch sterk en weet prioriteiten te stellen.
• Je bent klantgericht en communicatief zeer sterk.
• Je kan goed samenwerken en neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden.

Verder beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.
• Ervaring in een secretariële of administratieve functie is een pré, maar we nodigen ook starters uit om te solliciteren.
• Je maakt nieuwe systemen en werkzaamheden snel eigen.
• Kennis en ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Teams).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in, zowel mondeling als schriftelijk

Wat biedt het NIPV jou?

Een uitdagende functie voor 28 tot 32 uur per week in een dynamische en collegiale organisatie. Vrijdag werk je standaard, de overige werkdagen en uren stemmen we graag in overleg af.
Je start met een payrollovereenkomst* via Randstad voor de duur van 6 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging. Bij wederzijdse tevredenheid en wanneer de organisatorische ontwikkelingen daarvoor ruimte bieden, bestaat daarnaast de mogelijkheid om in dienst te treden bij het NIPV.
Je salaris pastbinnende cao Rijk. Je functie valt in schaal 6 (min. € 2.943,42 – max. € 3.660,24 bruto per maand o.b.v. 36 uur per week). Het salaris wordt bepaald op basis van ervaring en competenties.

Je treedt in dienst via Randstad, maar werkt gewoon bij het NIPV. Je werkzaamheden voer je uit voor het NIPV, waar je als volwaardig collega onderdeel bent van het team. Randstad regelt alle administratieve zaken.
Je profiteert van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een IKB van 16,5%, 208 verlofuren (o.b.v. fulltime), een reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer of 100% vergoeding van OV-kosten, én een thuiswerkvergoeding van € 2,45.

We bieden als NIPV nog veel meer mooie (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Deze kan je vinden bij arbeidsvoorwaarden onder NIPV als werkgever via deze link .

Zijn wij net zo enthousiast als jij?

Dan volgt een sollicitatiegesprek met een selectieteam op donderdag 19 november 2026

Bij het tweede gesprek sluit een HR-collega aan om de arbeidsvoorwaarden te bespreken.

Zet jij je handtekening daarna onder het voorstel? Dan heten we je van harte welkom bij NIPV.

Heb je vragen over de vacature? Myriam Jacobs, Teammanager Ondersteuning VB en RCDV, helpt je graag verder. Je kunt haar bereiken via 088 2747400 of [e-mail] . Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Dan staat Maaike Welling, Adviseur werving&selectie, je graag te woord via [e-mail]