Secretarieel Medewerker Domein Stad

Gemeente Heerlen; Heerlen; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Gemeente Heerlen zoekt een Secretarieel Medewerker Domein Stad ter ondersteuning van meerdere teammanagers. De eerste periode is circa drie maanden gericht op overdracht en leren kennen van teams, waarna je vast in het domein doorstroomt ter ondersteuning van de teammanager Historisch Goud en mogelijk andere managers.

Je werkt zelfstandig in een secretariaatsondersteunende rol met complex agendabeheer, beheer van diverse communicatie en zorg voor juiste stukken bij overleggen.

Qualifications

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau en ruime ervaring in een ondersteunende rol.
• Representatief, energiek, proactief en integer.
• Omgevingsbewust en begrip van ambtelijke/bestuurlijke context.
• Snel schakelen en zorgvuldig afstemmen bij vraagstukken.
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.
• Flexibel inzetbaar en houdt van afwisseling.
• Prioriteren, overzicht houden en vooruitdenken.

Responsibilities

• Complex agendabeheer.
• Beheer van inkomende en uitgaande communicatie (e-mail, telefoon, post).
• Zorgen voor juiste stukken bij overleggen en plaatsen van documenten in iBabs.
• Bijhouden van besluitenlijsten en het bewaken van afspraken.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor heldere afstemming tussen de betrokken partijen.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Sociale vaardigheden

Prioriteren

Plannen

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Job description

Secretarieel Medewerker Domein Stad

Ben jij een energieke, representatieve professional met een hands-on mentaliteit? Houd je van regelen, plannen en overzicht creëren in een dynamische werkomgeving? Dan is de functie Managementondersteuner misschien wel iets voor jou! Laat ons weten waarom jij dé ondersteuner bent die onze teammanagers gaat ontzorgen. Reageer vóór 16 oktober 2026.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau, en ruime ervaring in een ondersteunende rol;
• Je bent goed in je vak, energiek, representatief, gedreven, proactief en integer;
• Je bent omgevingsbewust en begrijpt de ambtelijke en bestuurlijke context waarin wordt gewerkt en kan inschatten welke informatie en acties nodig zijn;
• Je schakelt snel, hebt een goed gevoel voor verhoudingen en weet wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk;
• Je spreekt anderen op een natuurlijke en respectvolle manier aan;
• Je bent flexibel inzetbaar en houdt van afwisseling;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
• Je kunt goed prioriteren, houdt overzicht en denkt altijd een stap vooruit.

Wat ga je doen?

Je start met het tijdelijk ondersteunen van de teammanagers Beleid Ruimte en Beleid Economie. Dit is voor de duur van circa drie maanden, vanwege een tijdelijke personele onderbezetting. Je krijgt daarmee de kans om verschillende teams, werkzaamheden en collega’s te leren kennen. Daarna stroom je door naar je vaste plek binnen het domein, waar je de teammanager Historisch Goud en mogelijk andere teammanagers ondersteunt. Historisch Goud is verantwoordelijk voor het beheer, behoud en de ontwikkeling van het cultureel erfgoed van de gemeente, met Kasteel Hoensbroek als belangrijke locatie. Daar kun je jouw kennis en ervaring verder inzetten.

Jouw ondersteuning bestaat onder andere uit:

• Complex agendabeheer;
• Beheer van inkomende en uitgaande communicatie (e-mail, telefoon, post);
• Zorgen voor juiste stukken bij overleggen en plaatsen van documenten in iBabs;
• Bijhouden van besluitenlijsten en het bewaken van afspraken;
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor heldere afstemming tussen de betrokken partijen.

Hoe ziet jouw dag eruit?

Als ondersteuner voor meerdere teammanagers is geen dag hetzelfde. Ad hoc schakelen, prioriteiten stellen en doorvragen zijn dagelijkse kost. Jij bent het eerste aanspreekpunt, zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is en fungeert als verbindende schakel binnen de organisatie.
Ook al staat de telefoon roodgloeiend, jij behoudt rust en overzicht. De teammanagers kunnen blind vertrouwen op jou en hun agenda. Je werkt nauwkeurig, bent representatief en begrijpt de gevoeligheden binnen een publieke organisatie.

Jouw Team

Je maakt deel uit van het secretariaat binnen de organisatie/domein stad. Je werkt zelfstandig, maar staat er nooit alleen voor. Samen zorgen jullie voor continuïteit en ondersteuning van het management.

Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen

Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. We werken vastberaden en met overtuiging aan grote en boeiende opgaven die onze stad toekomstbestendig maken. Heerlen verlegt grenzen, verkent nieuwe horizonten en wij leren van, en bouwen trots voort op het verleden. En met die lessen uit het verleden pakken we door om beter verder te gaan naar morgen. In Heerlen borrelt het van de ideeën en initiatieven en pakken we uitdagingen aan. Als stad met zo’n 90.000 inwoners vervullen we de centrumfunctie voor de regio Parkstad Limburg. Alles wat we doen draagt bij aan één gezamenlijk doel: Heerlen een nog fijnere plek maken om te wonen, werken en leven!

Ook onze Organisatie is volop in ontwikkeling

Samen met meer dan 1.000 collega’s werken we aan Heerlen van Morgen. Een organisatie met heldere doelen voor ogen: op basis van openheid en vertrouwen efficiënt samenwerken aan een toekomstbestendig Heerlen. Een manier van werken waarbij collegialiteit, creativiteit en curiositeit matchen met onze taken. Een organisatie waar de wensen, ideeën en gedachten van de inwoners en ondernemers centraal staan in ons handelen. Kies je voor Heerlen? Dan steken we samen de handen uit de mouwen en werken we aan een duurzame, leefbare stad én organisatie.

Wat krijg je daarvoor terug?

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Het betreft een structurele functie van 28-36 uren per week. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn.

De functie is ingeschaald in de HR21 normfunctie Medewerker administratief & secretarieel II in schaal 7 met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.875,- en maximaal € 4.065,- (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om meer uren te werken. Daarmee bouw je ADV op.

Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt (Vitknip) die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten. Bekijk al onze arbeidsvoorwaarden op onze site.

Voor deze functie wordt intern én extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.