Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Rotterdam; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

CAO GGZ

24–32 uur per week

Toekomstig vast dienstverband

Job summary

zorgjob.nl zoekt een ervaren directiesecretaresse voor de Divisie ONZ in de regio Rotterdam-Rijnmond en op de Zuid-Hollandse eilanden. Je maakt deel uit van het managementteam en zult de directie ontzorgen zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Je beheert zelfstandig de agenda van de directeuren, bewaakt de e-mailbox, signaleert knelpunten en bereidt vergaderingen voor en notuleert. Je hebt minimaal een MBO 4 secretarieel diploma met 2 jaar relevante ervaring en uitstekende Nederlands

Qualifications

• Eisen: HBO denk- en werkniveau en secretarieel diploma (minimaal MBO 4), met minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring binnen GGZ is een plus.
• Vaardig met digitale systemen en programma's zoals MS Office, SharePoint en Teams.

Responsibilities

• Beheren van de (complexe) agenda van de directeuren en bewaken van de e-mailbox.
• Opvolging signaleren en knelpunten tijdig onderkennen.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen; plannen van afspraken en bijeenkomsten.
• Overdracht tijdens overgangsfase van huidige directiesecretaresse.

Skills

Nederlands taal

Teamspeler

Proactief

Flexibel

Discreet

Communicatief

Education

HBO niveau

Secretarieel diploma (MBO 4)

Tools

Microsoft Office

SharePoint

Teams

Job description

Directiesecretaresse De organisatie is voor de Divisie Ouderen, NAH en Ziekenhuispsychiatrie in de regio Rotterdam-Rijnmond en op de Zuid-Hollandse eilanden op zoek naar een directiesecretaresse. De divisie biedt zowel klinische als ambulante zorg op het gebied van Ouderenpsychiatrie, Niet Aangeboren Hersenletsel en Ziekenhuispsychiatrie. Ben jij een ervaren directiesecretaresse, ben je maatschappelijk betrokken, voel je je thuis in een informele werksfeer en wil je vanuit jouw professie graag een bijdrage leveren aan het verder ontwikkelen van de organisatie binnen de divisie ONZ? Dan zijn wij, vanwege het feit dat onze collega over een bepaalde periode met pensioen gaat, op zoek naar jou!

Dit ga je doen

Je bent onderdeel van het managementteam van de divisie ONZ en werkt nauw samen met je collega. Samen maken jullie je onmisbaar voor de directie. Als directiesecretaresse ben je, samen met je collega, verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het directiesecretariaat. Je hebt je eigen aandachtsgebied, maar samen ontzorgen jullie de beide directeuren zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Je ondersteunt het MT waar nodig. De dagelijkse praktijk is erg divers. Je hebt veel in- en externe contacten, integriteit en (politieke en organisatie) sensitiviteit zijn onmisbare eigenschappen.

De werkzaamheden

• je beheert de (complexe) agenda van de directeuren en bewaakt de e-mailbox;
• je houdt de opvolging in de gaten en signaleert knelpunten;
• het voorbereiden en notuleren van vergaderingen behoort ook tot je takenpakket evenals het plannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten;
• we nemen ruim de tijd voor een een overgangsfase waarin de huidige directiesecretaresse haar werkzaamheden aan jou over kan dragen.

Dit ben jij

• je hebt HBO denk- en werkniveau en bent in het bezit van een secretarieel diploma (minimaal MBO 4) met minimaal 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur binnen de GGZ;
• je bent een kei in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift met uitstekende communicatieve vaardigheden;
• je weet je weg te vinden binnen de digitale systemen en programma s zoals Microsoft Office, Sharepoint, Teams etc;
• je bent een teamspeler en pro actief, flexibel en hebt een hands on mentaliteit en je laat je niet gek maken;
• je hebt oog voor detail, maar overziet ook het geheel;
• je bent je bewust van je plek in de organisatie en weet tactvol en discreet om te gaan met zaken die daarom vragen.

Om in aanmerking te komen voor deze functie is een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Het natrekken van referenties en het controleren van diploma s maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Wij bieden een gevarieerde en zinvolle baan in een professionele en fijne werkomgeving waar jouw inbreng wordt gewaardeerd;

• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband voor 24-32 uur per week;
• een salaris tussen 3180,- en 4273,- (FWG 45) op basis van een werkweek van 36 uur;
• fijne arbeidsvoorwaarden conform de cao GGZ, met allerlei leuke extra's.

Werken bij de organisatie

De organisatie, specialist in psychiatrie en verslaving, is onderdeel van de organisatie. Salaris 3180,- en 4273,- (FWG 45)