Secretaresse/ Managementassistent

Pompebled; Heerenveen; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

OGMF zoekt voor Sevenwolden Campus in Heerenveen een secretaresse/managementassistent. Je ondersteunt de directeur en het managementteam bij de dagelijkse organisatie, bewaakt afspraken en zorgt voor rust en continuïteit in de werkzaamheden.

Je anticipeert op wat er komen gaat, bereidt stukken voor en onderhoudt geschikte communicatie met bestuur, ouders en externe partners.

Responsibilities

• Je beheert de agenda van de directeur en stelt zelfstandig prioriteiten.
• Je beoordeelt welke afspraken noodzakelijk zijn, welke verplaatst kunnen worden en waar ruimte in de agenda nodig is.
• Je signaleert knelpunten tijdig en doet voorstellen om deze op te lossen.
• Je bewaakt een werkbare verhouding tussen afspraken, overleggen, reistijd en tijd voor voorbereiding en uitwerking.

Job description

Voor OSG Sevenwolden Campus, onderdeel vanOnderwijsgroep Midden-Friesland (OGMF) in Heerenveenzijn wij, per 1 december 2026,
op zoek naar een Secretaresse/ Managementassistent.

Nieuw

Als Secretaresse/ Managementassistent ondersteun je de directeur en, waar afgesproken, het managementteam bij de dagelijkse organisatie van het werk.
Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en acties en regelt veel zaken zelfstandig. Daarmee zorg je ervoor dat de directeur zich zoveel mogelijk kan richten op de hoofdlijnen en op onderwerpen die daadwerkelijk zijn aandacht vragen.

Van belang is dat je niet alleen uitvoert wat gevraagd wordt, maar ook vooruitkijkt.
Je signaleert wat eraan komt, ziet waar iets dreigt vast te lopen en neemt waar mogelijk zelf actie.

Je werkt in een VO-school waarin onderwijs, personeel, leerlingen, ouders, bestuur en externe partners samenkomen. De werkzaamheden worden mede bepaald door onverwachte situaties, bestuurlijke deadlines en vertrouwelijke of gevoelige dossiers.
In deze dynamiek zorg je voor rust, overzicht en continuïteit.

Kerntaken

• Je beheert de agenda van de directeur en stelt daarbij zelfstandig prioriteiten;
• Je beoordeelt welke afspraken noodzakelijk zijn, welke verplaatst kunnen worden en waar ruimte in de agenda nodig is;
• Je signaleert knelpunten tijdig en doet voorstellen om deze op te lossen;
• Je bewaakt een werkbare verhouding tussen afspraken, overleggen, reistijd en tijd voor voorbereiding en uitwerking.

Vergaderingen en voorbereiding

• Je bereidt vergaderingen en afspraken van de directeur voor en zorgt dat de benodigde stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn;
• Je bewaakt agenda\'s, deelnemers, stukken en deadlines;
• Je zorgt ervoor dat de directeur voorafgaand aan belangrijke afspraken weet wat er speelt en welke punten aandacht vragen;
• Je maakt besluiten- en actielijsten, legt formele besluiten zorgvuldig vast en bewaakt de opvolging daarvan.

Acties en opvolging

• Je houdt overzicht over lopende afspraken, acties en toezeggingen van de directeur en, waar afgesproken, van het managementteam;
• Je signaleert welke onderwerpen of acties aandacht nodig hebben en bespreekt dit periodiek met de directeur;
• Je herinnert collega\'s tijdig aan afspraken en deadlines en spreekt hen hier zo nodig op aan;
• Je zorgt ervoor dat gemaakte afspraken niet uit beeld raken en zaken daadwerkelijk worden afgerond.

Documenten en informatie

• Je redigeert en controleert brieven, e-mails, documenten, presentaties en andere stukken;
• Je let daarbij niet alleen op taal en vormgeving, maar ook op inhoudelijke consistentie, namen, data, bijlagen en eerder gemaakte afspraken;
• Je zorgt voor een logische en toegankelijke inrichting van digitale dossiers en bestanden;
• Je bewaakt dat relevante informatie snel beschikbaar en terug te vinden is.

Bestuurlijke en schoolbrede ondersteuning

• Je bewaakt de schoolbrede jaaragenda, bestuurlijke deadlines en belangrijke cyclische processen;
• Je ondersteunt de voorbereiding en organisatie van onder meer inspectiebezoeken, audits en andere formele overlegmomenten;
• Je zorgt dat besluiten, relevante correspondentie en formele documenten zorgvuldig worden vastgelegd en terug te vinden zijn;
• Je onderhoudt, binnen gemaakte afspraken, contacten met onder meer het bestuur, ouders, gemeenten en andere externe partners.

Correspondentie en communicatie

• Je bent een belangrijk eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Je beoordeelt welke vragen rechtstreeks kunnen worden afgehandeld en welke bij de directeur terecht moeten komen;
• Binnen gemaakte afspraken handel je zelfstandig e-mails, telefoontjes en andere verzoeken af;
• Je stelt conceptmails, brieven en andere correspondentie op in een stijl die past bij de directeur en de organisatie.

Organisatie en ontzorging

• Je organiseert bijeenkomsten, bezoeken, reizen en andere praktische zaken rond de directeur;
• Je denkt vooruit bij belangrijke afspraken, projecten en deadlines en regelt tijdig wat daarvoor nodig is;
• Je ziet waar praktische of organisatorische zaken slimmer kunnen worden ingericht en doet daarvoor voorstellen;
• Je neemt eigenaarschap over zaken die binnen je verantwoordelijkheid vallen en wacht niet steeds op een afzonderlijke opdracht.

Over OGMF

Onderwijsgroep Midden-Friesland (OGMF) is een veelzijdige onderwijskoepel van acht scholen in het hart van Fryslân. Onder onze vlag vind je Plein Joure, Grou, KiiM, Kei College, Compagnie, Sevenwolden Campus, Bornego College en de Internationale Schakelklas. Samen bieden we het volledige palet van voortgezet onderwijs: van praktijkonderwijs en vmbo tot havo, atheneum en gymnasium.

Samen vooruit

Met ruim 550 collega\'s verzorgen we dagelijks onderwijs voor ongeveer 4.500 leerlingen. Elke school heeft een eigen identiteit en onderwijsconcept. Zo valt er echt iets te kiezen. Tegelijkertijd delen we binnen de koepel kennis met elkaar en versterken we elkaar. Onze gezamenlijke missie is helder. Wij helpen leerlingen hun talenten te ontdekken, te ontwikkelen en met vertrouwen de toekomst tegemoet te gaan. De kernwaarden waarde(n)vol, samen, veelzijdig, vertrouwen en ambitie vormen daarbij ons kompas. Niet voor niets is onze slogan: Samen vooruit.

Over Sevenwolden Campus

Sevenwolden Campus is een brede, openbare school in Heerenveen waar ruim 1.160 leerlingen werken aan hun toekomst. De school helpt leerlingen om zelfbewust en wereldwijs te worden. Of leerlingen nu sporttalent hebben of creatief zijn, er is volop ruimte om hun talenten te ontwikkelen. De school legt de verbinding tussen leren, samenleven en persoonlijke groei. Iedereen telt mee. Sevenwolden Campus bestaat uit twee gebouwen. Campus Onderbouw en Campus Bovenbouw met moderne faciliteiten. Voor docenten betekent dit werken op een dynamische school, met betrokken collega’s. Bij ons is veel ruimte voor pedagogische invloed en onderwijs dat echt gericht is op ontwikkeling en motivatie.

Boekje