Secretaresse ERP

Maastricht UMC+; Maastricht; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Part time

Job summary

Maastricht UMC+ zoekt een proactieve secretaresse voor het ERP-programma. Je ondersteunt de programmaleiding, bewaakt agenda's, organiseert vergaderingen en houdt acties en deadlines in de gaten.

Je werkt in een dynamisch team en signaleert tijdig knelpunten terwijl je discreet omgaat met vertrouwelijke informatie. De functie vereist MBO 4 werk- en denkniveau, uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en ervaring met secretariële/(project)ondersteuning.

Qualifications

• MBO 4 werk- en denkniveau in een administratieve of secretariële richting.
• Proactieve, servicegerichte en oplossingsgerichte werkhouding.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere werkzaamheden tegelijkertijd te coördineren, ook onder tijdsdruk.
• Nauwkeurigheid, oog voor detail en een gestructureerde werkwijze.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint en Word).
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische werkomgeving.
• Ervaring met secretariële ondersteuning en/of projectondersteuning is een must.
• Fysieke aanwezigheid op dinsdag woensdag en donderdag.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en afspraken, met aandacht voor knelpunten en prioriteiten.
• Vooruitkijken in agenda’s en tijdig signaleren van knelpunten, dubbele afspraken of belangrijke momenten.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines en waar nodig actief opvolging organiseren.
• Snel schakelen bij wijzigingen en ad-hocverzoeken.
• Ondersteunen bij praktische en organisatorische werkzaamheden binnen het ERP-programma.
• Fungeren als een verbindende schakel tussen de programmaleiding, projectteams en andere betrokkenen.
• Zorgen dat belangrijke informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Skills

Proactief

Zelfstandig

Agenda beheer

Prioriteitenbeheer

Discretie

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Microsoft Office

Stressbestendigheid

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Wat ga je doen?

Voor ons ERP-programma binnen het MUMC+ zijn wij op zoek naar een proactieve en stressbestendige secretaresse die zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit in een dynamische werkomgeving.

Als secretaresse ben je een belangrijke spil binnen het programma. Je ondersteunt de programmaleiding en werkt nauw samen met het team. Je bent iemand die niet alleen uitvoert wat gevraagd wordt, maar vooruitkijkt, prioriteiten herkent en actief meedenkt over wat er nodig is.

Wat ga je doen?

• Beheren van agenda’s en afspraken, waarbij je verder kijkt dan alleen het inplannen van een afspraak.
• Vooruitkijken in agenda’s en tijdig signaleren van knelpunten, dubbele afspraken of belangrijke momenten.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines en waar nodig actief opvolging organiseren.
• Snel schakelen bij wijzigingen en ad-hocverzoeken.
• Ondersteunen bij praktische en organisatorische werkzaamheden binnen het ERP-programma.
• Fungeren als een verbindende schakel tussen de programmaleiding, projectteams en andere betrokkenen.
• Zorgen dat zaken goed worden voorbereid en dat belangrijke informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Wie ben jij?

• proactief en zelfstandig werkt en graag een stap vooruitdenkt;
• sterk is in agenda- en prioriteitenbeheer;
• snel kan schakelen wanneer de planning onverwacht verandert;
• ook onder tijdsdruk rust, overzicht en professionaliteit behoudt;
• goed kan inschatten wat urgent is en wat kan wachten;
• makkelijk communiceert met verschillende mensen en niveaus binnen de organisatie;
• discreet en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie;
• organisatorisch sterk is en graag structuur aanbrengt;
• niet afwacht tot iets wordt gevraagd, maar zelf signaleert wat nodig is.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Sinds april 2025 zijn wij druk bezig met de aanbesteding van het nieuwe ERP systeem. Het programma ERP is een project dat als doel heeft een nieuw informatiesysteem te implementeren voor de domeinen Inkoop, Logistiek en Financiën.

Het project heeft een looptijd van 2 jaar en valt onder de verantwoordelijkheid van het servicebedrijf Finance & Accounting. Je komt straks in een dynamisch team met zowel in- als externe medewerkers. Het doel is om in 2027 de overstap te maken naar het nieuwe ERP systeem en dit samen met de leverancier te realiseren.

Wat vragen wij van jou?

• MBO 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Een proactieve, servicegerichte en oplossingsgerichte werkhouding.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere werkzaamheden tegelijkertijd te coördineren, ook onder tijdsdruk.
• Nauwkeurigheid, oog voor detail en een gestructureerde werkwijze.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint en Word).
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische werkomgeving.
• Ervaring met secretariële ondersteuning en/of projectondersteuning is een must.
• Fysieke aanwezigheid op dinsdag woensdag en donderdag.

Daarnaast herken je jezelf in werkzaamheden zoals het plannen en organiseren van bijeenkomsten, facilitaire zaken signaleren en oppakken.

Om succesvol te starten in deze rol, is het belangrijk dat je de Nederlandse taal goed beheerst (minimaal B2-niveau) in verband met het contact met onder andere patiënten en collega's. Daarnaast is het een voorwaarde dat je in Nederland mag werken (EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).

Voldoe jij aan deze functie-eisen en krijg je energie van deze activiteiten? Dan maken wij graag kennis met jou!

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 2,771,- en maximaal € 3,807,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een tijdelijk arbeidsovereenkomst van 9 maanden voor gemiddeld 16-24 uur per week conform artikel 2.4.2 van de Cao umc.

Wat bieden wij

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met PMO Lead (projectmanagement office lead); Renate Weststrate, bereikbaar op tel. [phone] of via e-mail [e-mail].

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

De sollicitatiegesprekken zullen in week 42 worden gehouden.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 8 oktober.

Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.