Secretaresse Centrum voor Thuisbeademing Maastricht

Maastricht-Umc-4; Maastricht; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Part time

Job summary

Maastricht UMC+ zoekt een secretariële professional voor het CTbM die patiëntenzorg en bedrijfsvoering ondersteunt. Je fungeert als centraal aanspreekpunt, plant en past afspraken aan in Epic en verzorgt de organisatorische ondersteuning van vergaderingen en projecten.

Daarnaast draag je bij aan verbeteringen, ondersteunt bij opleidingsactiviteiten en het functioneel beheer van het LMS, met korte communicatielijnen binnen een multidisciplinair team.

Qualifications

• Een MBO-diploma in secretariële of administratieve richting is vereist.
• Kennis van secretariële en organisatorische ondersteuning binnen patiëntenzorg en/of bedrijfsvoering.
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.
• Een nauwkeurige en zorgvuldige werkhouding.
• Discretie en het kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen.

Responsibilities

• Patiëntafspraken plannen en wijzigen in Epic (zorginformatiesysteem).
• Eerste aanspreekpunt zijn voor patiënten bij vragen over behandeling, disposables of apparatuur.
• Ondersteunen van het medisch team en het hoofd Bedrijfsvoering bij diverse werkzaamheden.
• Notuleren en organiseren van interne vergaderingen en bijeenkomsten.
• Draagt bij aan procesverbetering en nieuwe ontwikkelingen binnen de afdeling.
• Ondersteunen van opleidingsactiviteiten en functioneel beheer van LMS binnen CTbM.

Skills

Klantgerichtheid

Goede organisatie

Nauwkeurigheid

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Vertrouwelijkheid

Oplossingsgerichtheid

Education

MBO-diploma secretariële/administratieve richting

Job description

Wat ga je doen?

Als secretariaatsmedewerker ondersteun je de afdeling bij uiteenlopende planmatige en organisatorische werkzaamheden rondom de patiëntenzorg en de bedrijfsvoering. Je hebt een veelzijdige functie waarin je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden, collega’s en externe contacten.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het plannen en wijzigen van patiëntafspraken in Epic, het zorginformatiesysteem van het MUMC+. Het MUMC+ zet volop in op verdere digitalisering van de zorg. Jij helpt patiënten waar nodig bij het gebruik van digitale toepassingen en nieuwe systemen en draagt zo bij aan een goede en toegankelijke zorgverlening.

Daarnaast:

• ben je een belangrijk eerste aanspreekpunt voor patiënten die bellen met vragen over hun behandeling, disposables of apparatuur. Je zorgt ervoor dat de vraag bij de juiste zorgprofessional terechtkomt en dat de patiënt verder wordt geholpen;
• ondersteun je het medisch team en het hoofd Bedrijfsvoering bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• verzorg je de organisatorische ondersteuning van interne vergaderingen en bijeenkomsten, zoals bv. het notuleren van vergaderingen;
• draag je bij aan procesverbetering en nieuwe ontwikkelingen binnen de afdeling. Je kunt hierbij bijvoorbeeld deelnemen aan projecten en vanuit jouw functie aansluiten bij het patiëntenpanel of het Green Team;
• ondersteun je de opleidingsactiviteiten van het CTbM in de regio Zuid- en Oost-Nederland. Een belangrijk onderdeel hiervan is het functioneel beheer van het landelijke Learning Management System (LMS), waarbij je veel contact hebt met externe zorgverleners.

Door de diversiteit aan werkzaamheden is geen dag hetzelfde. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en weet op een prettige en professionele manier te schakelen tussen patiënten, zorgprofessionals en andere betrokkenen.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Je komt te werken binnen het multidisciplinaire team van CTbM, één van de vier landelijk erkende centra voor thuisbeademing in Nederland. Het CTbM biedt specialistische, beademingsgerelateerde zorg aan patiënten van alle leeftijden. De zorg wordt steeds complexer door toenemende multimorbiditeit en vraagt daarnaast om persoonlijke aandacht en maatwerk, ook in de laatste levensfase.

Het CTbM maakt onderdeel uit van de afdeling Longziekten van het MUMC+ en heeft als verzorgingsgebied Zuid- en Oost-Nederland. Er is een intensieve samenwerking met de drie andere centra voor thuisbeademing in Nederland.

Werken bij het Centrum voor Thuisbeademing Maastricht(CTbM) betekent werken in een omgeving waarin patiëntenzorg, opleiding en ontwikkeling samenkomen. Door de korte lijnen werk je met verschillende collega’s en zorgprofessionals en heb je direct contact met de praktijk. Naast de dagelijkse patiëntenzorg is er ruimte om mee te denken over opleidingen, verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen. Je hebt daarbij veel contact met collega’s binnen en buiten het MUMC+. Dat maakt het werk afwisselend en biedt ruimte om zelf initiatief te nemen en een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van het CTbM.

Een centrale rol binnen de afdeling

Het secretariaat vormt een belangrijke spil binnen de patiëntenzorg en de dagelijkse bedrijfsvoering van de afdeling. Je werkt samen met twee collega’s binnen het secretariaat en hebt contact met een breed en divers team van ongeveer 25 medewerkers. Dit team bestaat onder andere uit verpleegkundig consulenten, verpleegkundig specialisten, artsen, logistiek medewerkers, een medewerker Kwaliteit & Veiligheid, medisch maatschappelijk werkers, instrumentatietechnici, studenten en het hoofd Bedrijfsvoering.

Geen dag is hetzelfde. Je werkzaamheden zijn gevarieerd en worden mede bepaald door de dynamiek van de afdeling. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende vragen en werkzaamheden en speelt flexibel in op wat er op dat moment nodig is. Daarbij heb je contact met patiënten, zorgverleners en andere interne en externe betrokkenen.

Het secretariaat heeft letterlijk én figuurlijk een centrale plek binnen de afdeling. Je bent het eerste aanspreekpunt en verzorgt ook de fysieke ontvangst van collega’s, leveranciers, studenten en soms patiënten.

Kortom: een veelzijdige functie binnen een leuke afdeling waar patiëntenzorg, samenwerking en dynamiek dagelijks samenkomen.

Wat vragen wij van jou?

Je bent een betrokken en klantgerichte professional die het prettig vindt om een centrale rol te vervullen binnen de afdeling. Voor jou staat de patiënt centraal, maar ook interne en externe collega’s en relaties met bijvoorbeeld leveranciers kunnen op jouw aandacht en service rekenen. Je bent nauwkeurig, flexibel en organisatorisch sterk. Je weet overzicht te houden, kunt goed prioriteiten stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. In een omgeving waarin ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, ben je nieuwsgierig, leer je graag bij en weet je nieuwe werkwijzen en systemen snel eigen te maken. Je denkt actief mee en vindt het leuk om ideeën aan te dragen die bijdragen aan het verbeteren van onze werkwijze en dienstverlening.

Wij verwachten van je dat je beschikt over:

• een MBO-diploma in een secretariële of administratieve richting;
• kennis van en ervaring met secretariële en organisatorische ondersteuning binnen patiëntenzorg en/of bedrijfsvoering;
• een klantgerichte en servicegerichte houding;
• goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen;
• een zelfstandige en proactieve werkhouding;
• uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
• een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een nauwkeurige en zorgvuldige werkwijze;
• discretie en het vermogen om vertrouwelijke informatie op een professionele manier te behandelen;
• nieuwsgierigheid en veranderingsbereidheid;
• goede samenwerkingsvaardigheden en het vermogen om gemakkelijk contact te leggen met verschillende disciplines;
• oplossingsgerichtheid en het vermogen om snel en adequaat in te spelen op vragen en onverwachte situaties;
• uitstekende digitale vaardigheden en affiniteit met digitale ontwikkelingen;
• kennis van de ICT-systemen binnen het MUMC+ is een pre.

De werkweekindeling wordt afgestemd op de overige bezetting binnen het secretariaat, waarbij de woensdag in ieder geval onderdeel uitmaakt van jouw werkweek.

Om succesvol te starten in deze rol, is het belangrijk dat je de Nederlandse taal goed beheerst (minimaal B2-niveau) in verband met het contact met onder andere patiënten en collega's. Daarnaast is het een voorwaarde dat je in Nederland mag werken (EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).

Voldoe jij aan deze functie-eisen?

Dan gaan wij voor jou!

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 2.771,- en maximaal € 3.807,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 20 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

Wat bieden wij

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij.

Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie mag je contact opnemen met het hoofd van het Centrum voor Thuisbeademing, mevr. Thissen Maartje bereikbaar via [e-mail]. Een dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden!

Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier.

Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 18 oktober.

Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.