Record manager/Adviseur informatiebeheer

Gemeente Venlo; Venlo; On-site; EUR 43,000 - 63,000; Full time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijk salaris

36-urige werkweek

28 vakantiedagen

IKB 17,05%

Reiskostenvergoeding

NS Businesscard

Thuiswerkvergoeding

Ouderschapsverlof

Job summary

Gemeente Venlo zoekt een record manager/adviseur informatiebeheer die duurzaam en digitaal informatiebeheer maakt, processen ontwerpt en dossiers automatiseert volgens archive by design. Je coördineert vernietiging van informatie, beheert het bedrijfsregister en werkt samen met e-depot specialisten en functioneel beheerders om dossiers lang digitaal toegankelijk en integer te houden.

Je werkt klantgericht, vertaalt digitale ontwikkelingen naar gemeentelijke doelen en houdt rekening met belangen

Qualifications

• Probleemanalyse: fouten opsporen, relevante gegevens herkennen en verbanden zien.
• Mondelinge vaardigheid: spreek duidelijk en pas taal aan het niveau van de gesprekspartner.
• Schriftelijke vaardigheid: heldere, correcte Nederlands in rapportages en adviezen.
• Klantgerichtheid: wensen van interne en externe klanten onderzoeken en handelen.
• Resultaatgerichtheid: concrete acties ondernemen om doelstellingen te behalen.

Responsibilities

• Ontwerpen van processen en systemen voor informatiebeheer.
• Advies en ondersteuning proceseigenaren bij dossiervorming.
• Coördineren van tijdige vernietiging van informatie uit systemen.
• Samenwerken met e-depot specialisten en functioneel beheerders.

Skills

Probleemanalyse

Mondelinge vaardigheid

Schriftelijke vaardigheid

Klantgerichtheid

Resultaatgerichtheid

Job description

Als recordmanager ga jij je bezighouden met duurzaam én digitaal informatiebeheer. Vanuit jouw expertise ben je betrokken bij het ontwerp van processen en systemen. Je adviseert en ondersteunt proactief proceseigenaren bij dossiervorming. Dit doe je volgens het principe ‘archive by design’. Dit houdt in dat je ervoor zorgt dat dossiers zoveel mogelijk geautomatiseerd worden gevormd en duurzaam toegankelijk worden gemaakt. Daarnaast coördineer je de tijdige vernietiging van informatie uit systemen. Je beschikt daarom over een bedrijfsregister met alle benodigde informatie over processen, wettelijke bewaartermijnen, welke applicaties hiervoor gebruikt worden en uit welke documenten het dossier bestaat. Dit doe je samen met de e-depot specialist en functioneel beheerders. Samen streven jullie er naar dat digitale dossiers aan de juiste eisen voldoen om voor lange termijn digitaal beschikbaar, authentiek en integer te houden!

• Werk je klantgericht en sta je in contact met de gehele organisatie. Je neemt de collega's mee in het belang van digitaal dossierbeheer.
• Heb je het vermogen om de praktische vertaalslag te maken van alle digitale ontwikkelingen naar de doelstellingen van onze gemeente Venlo.
• Ben jij of word jij kennisdrager van actualiteiten, trends en ontwikkelingen in dit jonge vakgebied.

Wat neem je mee?

• HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met het aanbrengen van structuur.

Onze ideale kandidaat heeft kennis en ervaring in informatica, functioneel beheer of informatiebeheer of heeft een sterke wil om zich hierin te ontwikkelen.

Je hebt interesse in het functioneren van de lokale politiek en het lokale bestuur. Je houdt rekening met de verschillende belangen en weet de vraag achter de vraag te achterhalen. Ook weet jij weet diverse belangen en personen aan elkaar te verbinden.

Onmisbare competenties voor deze functie zijn:

• Probleemanalyse: Problemen signaleren, belangrijke informatie herkennen, relevante gegevens zoeken en hiertussen verbanden leggen; mogelijke oorzaken van problemen overzien.
• Mondelinge vaardigheid: Spreken in begrijpelijke taal; het taalgebruik aanpassen aan het niveau van de ander.
• Schriftelijke vaardigheid: Ideeën en meningen helder, toegankelijk en in correct Nederlands aan anderen schriftelijk duidelijk maken/te verwoorden
• Klantgerichtheid: De wensen en behoeften van de (interne en de externe) klant onderzoeken en hiernaar handelen, zonder het eigen zakelijk belang te kort te doen.
• Resultaatgerichtheid: Concrete en gerichte acties ondernemen om beoogde doelstellingen te behalen of te overstijgen.

Waar kom je te werken?

Team Archief- en Informatiebeheer verwerft en beheert grote hoeveelheden informatie. Van de Venlose middeleeuwen tot de huidige tijd. We zorgen voor een duurzaam beheer en maken informatie toegankelijk voor de burger. Bekijk de pagina van het team.

Wat bieden we jou?

Bij gemeente Venlo werk je aan maatschappelijke impact én aan je eigen ontwikkeling. Op basis van een 36-urige werkweek bieden we jou als Record manager/ Adviseur informatiebeheer aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Aantrekkelijk salaris: Een bruto maandsalaris in schaal 10, variërend van € 3824,-tot € 5624,- afgestemd op jouw ervaring. Een aanloopschaal kan van toepassing zijn.
• Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract, met uitzicht op vast dienstverband.
• Flexibel verlof: Je ontvangt 28 vakantiedagen per jaar op basis van een 36-urige werkweek, kunt wekelijks tot 4 uur compensatieverlof opbouwen én tot 187 uur extra verlof kopen via het Individueel Keuzebudget (IKB).
• Individueel keuzebudget (IKB): 17,05% van je jaarsalaris extra, vrij inzetbaar voor bijvoorbeeld extra verlof, extra salaris of afbetaling van je DUO-studieschuld.
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: €0,25 per km (max. 75 km enkele reis) en € 3,25 per thuiswerkdag. Je ontvangt een NS Businesscard voor het OV, voor woon-werkverkeer en dienstreizen.
• Ouderschapsverlof: Naast het wettelijke verlof ontvang je vanuit de CAO een doorbetaling van je salaris variërend van 50 tot 100%.

Bij gemeente Venlo geloven we in jouw talent en de kracht van diversiteit. Voel je welkom om te solliciteren en jouw carrière bij ons te starten!

Wil je graag meer weten over de vacature, neem dan contact op met Frank Stege, Archivaris op maandag, dinsdag of woensdag (06-14542675 or [e-mail] ).

Heb jij interesse in deze vacature? Reageer dan uiterlijk 4 oktober door het uploaden van jouw motivatie en CV. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 13 oktober.

Ontdek jouw mogelijkheden en maak een sprong in je carrière bij gemeente Venlo!

Bij gemeente Venlo vinden we het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen hun loopbaan verder vorm te geven. Daarom krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur. Daarnaast kan het zijn dat aanvullende screeningsmaatregelen (eventueel een assessment) onderdeel zijn van onze sollicitatieprocedure.