Receptioniste/Telefoniste - Rotterdam

Werken bij Dynamis; Rotterdam; Hybrid; EUR 18,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

35 vakantiedagen (fulltime basis)

Pensioenregeling

Opleidingsmogelijkheden

Bedrijfsevenementen

Job summary

Ooms zoekt een receptioniste/telefoniste die 3 dagen per week onze bezoekers bij het hoofdkantoor in Rotterdam verwelkomt en collega’s ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt en werkt nauw samen met de duo-collega en het Office Management voor uiteenlopende taken.

Je beheerst Outlook en Word, bent representatief en communicatief sterk, en werkt graag georganiseerd aan een vlotte bezoekerservaring. Een salaris conform markt en 35 vakantiedagen op fulltime basis worden geboden.

Qualifications

• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op mbo niveau 4 en ervaring in een vergelijkbare functie.
• Representatief en communicatief sterk; klanten en collega's vriendelijk helpen.
• Nauwkeurig, overzicht houden en kalm bij multitasking; goede beheersing van Outlook en Word; Engels mogelijk.

Responsibilities

• Het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en collega's.
• Beheer van de telefooncentrale en afhandeling van telefoon- en e-mailverkeer.
• Ontvangsten van bezoekers en verzorgen van hospitality rondom vergaderingen.
• Beheren van vergaderruimtes en ondersteuning bij lunches en bijeenkomsten.
• Verwerken van post, bestellingen en diverse administratieve werkzaamheden.
• Ondersteunen het Office Management bij onboarding, offboarding en facilitaire processen.
• Helpen collega's bij eenvoudige ICT-vragen en contact met externe ICT-partners.

Skills

Gastvrij

Organisatietalent

Oog voor detail

Communicatieve vaardigheden

Education

Secretariële/Administratieve opleiding mbo niveau 4

Tools

Outlook

Word

Job description

Ben jij het warme welkom van Ooms?
Bij Ooms draait alles om mensen. Dat begint al bij de eerste indruk. Daarom zijn wij op zoek naar een receptioniste/telefoniste die 3 dagen per week met een glimlach onze bezoekers ontvangt, collega’s ondersteunt en ervoor zorgt dat alles op ons hoofdkantoor in Rotterdam op rolletjes loopt. Je werkt samen met je collega receptioniste/telefoniste en bent in ieder geval beschikbaar op maandag. Ben jij gastvrij, houd je van organiseren en krijg je energie van afwisseling? Dan maken we graag kennis met je.

Een veelzijdige functie in het hart van onze organisatie
Als receptioniste/telefoniste ben jij het visitekaartje van Ooms. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten, relaties en collega's en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Je werkt nauw samen met je duo-collega en ondersteunt daarnaast het Office Management bij uiteenlopende werkzaamheden. Van het ontvangen van bezoekers tot het voorbereiden van vergaderingen en het ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega's: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Wat jouw werk zo bijzonder maakt
Geen dag verloopt precies zoals gepland, en juist dat maakt deze functie zo leuk. Je schakelt moeiteloos tussen telefoongesprekken, bezoekers, administratieve werkzaamheden en praktische ondersteuning. Je zorgt dat vergaderruimtes klaarstaan, houdt overzicht in de planning en helpt collega's wanneer zij ergens tegenaan lopen. Ook ondersteun je bij verschillende office managementwerkzaamheden en ben je het eerste aanspreekpunt voor eenvoudige ICT-vragen. Dankzij jouw gastvrije instelling, organisatietalent en oog voor detail voelt iedereen zich welkom en kan de organisatie iedere dag optimaal functioneren.

Dit ben jij
Je hebt een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op mbo niveau 4 en hebt al ervaring in een vergelijkbare functie. Je bent representatief, communicatief sterk en vindt het vanzelfsprekend om klanten en collega's vriendelijk te helpen. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en blijft rustig wanneer meerdere dingen tegelijk om je aandacht vragen. Daarnaast beheers je Outlook en Word goed, kun je je prima redden in het Engels.

Jouw werkzaamheden:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en collega's
• Je beheert de telefooncentrale en handelt telefoon- en e-mailverkeer af
• Je ontvangt bezoekers en verzorgt de hospitality rondom vergaderingen
• Je beheert vergaderruimtes en ondersteunt bij lunches en bijeenkomsten
• Je verwerkt post, bestellingen en verschillende administratieve werkzaamheden
• Je ondersteunt het Office Management bij onboarding, offboarding en facilitaire processen
• Je helpt collega's bij eenvoudige ICT-vragen en onderhoudt contact met externe ICT-partners.

Een collega aan het woord
“Wat ik zo leuk vind aan deze functie, is dat geen dag hetzelfde is,” vertelt jouw toekomstige collega Yvonne. “Je bent echt de centrale spil van de organisatie. Het ene moment ontvang je bezoekers, het volgende moment help je een nieuwe collega op weg of zorg je dat een belangrijke vergadering tot in de puntjes is verzorgd. Die afwisseling, het multitasken, de telefonie en het contact met zoveel verschillende mensen geven mij veel energie. Dat maakt het werk ontzettend leuk én uitdagend.”

Wat staat er voor jou klaar?
Bij Ooms kom je terecht in een betrokken organisatie waar samenwerken vanzelfsprekend is. Je krijgt een afwisselende functie met veel contact met collega's en bezoekers en volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. Uiteraard kun je rekenen op een passend salaris, 35 vakantiedagen op fulltime basis, een goede pensioenregeling en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast organiseren we regelmatig leuke en sportieve activiteiten en profiteer je van korting op onze dienstverlening. Kortom, een fijne werkomgeving waarin jij iedere dag het verschil kunt maken.