Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

All About Work; Rotterdam; In loco; EUR 26.000 - 38.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Snelle afhandeling sollicitatie

Pensioenopbouw via StiPP

Geen relatie- of concurrentiebeding

CAO van opdrachtgever van toepassing

Descrizione del lavoro

All About Work zoekt een projectsecretaris voor de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2. Je brengt structuur aan in een hectische omgeving en ondersteunt teamleiders en beleidsadviseurs bij werk- en besluitvormingsprocessen.

Je bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en zorgt dat administratieve processen zorgvuldig verlopen. Je werkt samen met professionals en schakelt waar nodig met andere teams binnen de afdeling.

Competenze

• Uitstekende Nederlandse taalbeheersing (C1-niveau).
• Minimaal MBO-4 administratieve opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen, documentmanagement en bestuurlijke postprocessen.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling.

Mansioni

• Ondersteunen van de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij diverse activiteiten.
• Behandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming.
• Ondersteunen bij inkoopverzoeken en administratieve processen.
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bewaken termijnen.
• Registreren en tijdig ingrijpen bij achterstanden en diverse ondersteunende taken.

Conoscenze

Hands-on mentaliteit

Projectmatig werken

Stressbestendig

Communicatie vaardigheden

Formazione

MBO-4 administratieve richting

Strumenti

Microsoft Office

e-Suite

Descrizione del lavoro

Over de functie

ml. 0089389

Je gaat aan de slag als projectsecretaris binnen de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2. In deze rol breng je structuur en rust in een hectische omgeving en ondersteun je het team en de teamleider in werk- en besluitvormingsprocessen. Je bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en zorgt dat administratieve processen zorgvuldig verlopen. Daarmee lever je een directe bijdrage aan de kwaliteit van beleid en projecten. Je werkt in een dynamische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals en schakelt waar nodig ook met andere teams binnen de afdeling.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten.
• Je ondersteunt bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken.
• Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom de inhoudelijke werkzaamheden.
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van diverse overleggen.
• Je ondersteunt indien nodig ook andere teams binnen de afdeling.
• Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden.
• Je zet je in voor diverse ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling.
• Je plant en organiseert overleggen en ondersteunt bij diverse bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het inkoopproces, zoals het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen.

Over jou

• Je hebt een echte hands-on mentaliteit.
• Je presteert onder druk en werkt graag projectmatig.
• Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je het overzicht behoudt.
• Je zoekt de samenwerking op en durft in te grijpen in het proces wanneer dat nodig is en collega’s aan te spreken op hun verantwoordelijkheid.
• Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig.
• Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je bent stressbestendig en kunt deze verantwoordelijkheid dragen.
• Je bent flexibel, want voor jou is het geen probleem om op vrijdag te werken.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services).
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite.
• Je hebt werkervaring met agendabeheer.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. 0089389

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.