Projectsecretaris

Dfmwerkt; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Ervaring bij een grote gemeente

Bekend met GROTICK

LEAN/PRINCE2-certificering

Ervaring met complexe gebiedsontwikkel

Job summary

De Facilitair Managers zoekt een Projectsecretaris die de rechterhand van de projectmanager is, taken coördineert en achter de schermen zorgt voor een soepele operatie. Je bewaakt deadlines, houdt overzicht en denkt actief mee over procesverbeteringen in een dynamische omgeving.

Je werkt aan meerdere projecten tegelijk, notuleert complexe overleggen, organiseert bijeenkomsten en beheert projectadministratie en mijlpalen.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding vereist.
• Recente ervaring als projectondersteuner, secretaris of projectcoördinator.
• Ervaring met financiële projectadministratie.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en MS Office.

Responsibilities

• Notuleren van complexe overleggen en bewaken van actiepunten
• Organiseren en faciliteren van in- en externe bijeenkomsten
• Bijhouden van projectadministratie en mijlpalen
• Aanspreekpunt voor vragen van stakeholders en betrokkenen
• Zorgen voor goede archivering en het vastleggen van lessons learned
• Coördineren van bestuurlijke besluitvorming waar nodig
• Adviseren en informeren van betrokkenen binnen en buiten het project
• Bewaken en rapporteren van de budgetstatus

Skills

Notuleren

Proactieve aanpak

Nederlands

Education

HBO-opleiding

Tools

MS Office

Job description

Wat houdt de functie in?

Als Projectsecretaris bij De Facilitair Managers ben jij de rechterhand van de projectmanager, de schakel die ervoor zorgt dat complexe projecten soepel blijven lopen. Je houdt overzicht waar anderen het overzicht kwijtraken en je bent net zo thuis achter de schermen als middenin de operatie.

Je ondersteunt meerdere projecten tegelijk, springt bij waar nodig en pakt zelfstandig deelprojecten op. Geen dag hetzelfde en dat is precies waar jij op draait.

Dit ga je doen

• Notuleren van complexe overleggen en bewaken van actiepunten
• Organiseren en faciliteren van in- en externe bijeenkomsten
• Bijhouden van projectadministratie en mijlpalen
• Aanspreekpunt voor vragen van stakeholders en betrokkenen
• Zorgen voor goede archivering en het vastleggen van lessons learned
• Coördineren van bestuurlijke besluitvorming waar nodig
• Adviseren en informeren van betrokkenen binnen en buiten het project
• Bewaken en rapporteren van de budgetstatus

Wie zoeken wij?

Jij bent een proactieve aanpakker met een feilloos gevoel voor prioriteiten. Je blijft kalm en overzichtelijk in een dynamische omgeving, denkt actief mee over procesverbeteringen en weet adviseurs en managers echt te ontzorgen, daar word jij blij van.

Vereisten

• Een afgeronde hbo-opleiding
• Aantoonbare, recente ervaring als projectondersteuner, secretaris of projectcoördinator
• Ervaring met financiële projectadministratie
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en MS Office

Mooi meegenomen

• Ervaring bij een grote gemeente (180.000+ inwoners)
• Bekend met GROTICK
• LEAN/PRINCE2-certificering
• Ervaring met complexe gebiedsontwikkeling

Wat je van ons mag verwachten

Bij DFM kom je terecht in een klein, hecht team waar je gezien wordt, geen nummer in een groot bedrijf, maar een collega met wie we echt samenwerken. Denk aan een jaarlijks opleidingsbudget en een bonusstructuur.