Projectondersteuner (Ruimtelijke ontwikkeling)

gemeente Hilversum; Hilversum; Ibrido; EUR 40.000 - 57.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

ABP pensioen met 70% werkgeverpremie

IKB 17,05% per jaar

OV-vergoeding (2e klas)

Opleidingsmogelijkheden via Hilversum-

Hybride werken

Descrizione del lavoro

Gemeente Hilversum zoekt een projectondersteuner die teams ondersteunt bij gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten en gemeentelijke projecten. Je bewaakt financiën, planning en documentmanagement en registreert acties in het zaaksysteem.

Samen met vier collega-projectondersteuners ben je elkaars back-up. Je werkt in een team binnen de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en verzorgt communicatie, inkoop en omgevingsmanagement.

Competenze

• HBO-werk- en denkniveau en relevante ervaring.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in ondersteuning op project- of managementniveau.
• Kennis van MS Office en SharePoint.
• Ervaring met Zaaksysteem of iBabs is een pré.

Mansioni

• Je beheert agenda’s en plant interne en externe overleggen, ook complexe afspraken met inwoners, bedrijven en organisaties;
• Je notuleert overleggen, stelt verslagen en actielijsten op en bewaakt opvolging van afspraken;
• Je bewaakt mijlpalen, deadlines en de voortgang van projecten;
• Je ondersteunt bij projectbeheersing, inclusief financiën, planning, documentmanagement en rapportages;
• Je houdt digitale archieven op orde in het zaaksysteem en in Teams en ondersteunt bij stukken in iBabs;
• Je ondersteunt bij projectcommunicatie, beheert de projectmailbox, verzorgt mailings en organiseert bijeenkomsten;
• Je maakt inkoopopdrachten en verplichtingen aan, codeert facturen in Key2Financiën en toetst budgetten;
• Je ondersteunt bij omgevingsmanagement, bent vraagbaak voor in- en externe contacten en regelt praktische zaken zoals locaties, catering en aanmeldingen via Topdesk.

Conoscenze

Zelfstandigheid

Oplossingsgerichtheid

Nauwkeurigheid

Overzicht en prioritering

Communicatieve vaardigheden

Formazione

HBO-werk- en denkniveau

Strumenti

MS Office

SharePoint

iBabs

Descrizione del lavoro

Vind jij het een uitdaging om deadlines in projecten te bewaken en ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen? Fungeer je graag als vraagbaak en heb jij affiniteit met projectbeheersing en omgevingsmanagement? Dan kijken we uit naar je reactie!

Wat houd je functie in?

Als projectondersteuner ondersteun je projectmanagers en projectteams binnen de organisatie. Het gaat om projecten op het gebied van gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten en gemeentelijke projecten. Je ondersteunt op projectbeheersingsaspecten zoals financiën, planning en documentmanagement. Denk hierbij aan het inrichten en borgen van documentmanagement in Teams, maar ook aan praktische taken zoals het aanmaken en coderen van verplichtingen in het financieel systeem en het bewaken van facturatie in het proces.

Je werkt samen met vier collega-projectondersteuners. Jullie zijn elkaars back-up. Daarnaast ben je bereid om aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden.

Dit zijn jouw kerntaken als projectondersteuner:

• Je beheert agenda’s en plant interne en externe overleggen, ook complexe afspraken met inwoners, bedrijven en organisaties;
• Je notuleert overleggen, stelt verslagen en actielijsten op en bewaakt de opvolging van afspraken;
• Je bewaakt mijlpalen, deadlines en de voortgang van projecten;
• Je ondersteunt bij projectbeheersing, inclusief financiën, planning, documentmanagement en rapportages;
• Je houdt digitale archieven op orde in het zaaksysteem en in Teams en ondersteunt bij stukken in iBabs;
• Je ondersteunt de projectcommunicatie, beheert de projectmailbox, verzorgt mailings en organiseert bijeenkomsten;
• Je maakt inkoopopdrachten en verplichtingen aan, codeert facturen in Key2Financiën en toetst budgetten;
• Je ondersteunt bij omgevingsmanagement, bent vraagbaak voor in- en externe contacten en regelt praktische zaken zoals locaties, catering en aanmeldingen via Topdesk.

Wat breng je mee en welke competenties zijn belangrijk?

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in ondersteuning op project- of managementniveau;
• Je hebt kennis van MS Office en SharePoint;
• Ervaring met een zaaksysteem of iBabs is een pré.

Dit zijn de belangrijkste competenties voor deze functie:

• Zelfstandigheid– Je voert je werk zelfstandig uit en schakelt tijdig hulp in als dat nodig is;
• Oplossingsgerichtheid– Je signaleert knelpunten en komt snel met praktische oplossingen;
• Nauwkeurigheid– Je werkt zorgvuldig, hebt oog voor detail en bewaakt kwaliteit;
• Overzicht en prioritering– Je overziet wat er speelt en stelt de juiste prioriteiten;
• Communicatieve en verbindende vaardigheden– Je brengt informatie helder over, werkt prettig samen en bent een toegankelijke vraagbaak.

Wat kun je van ons verwachten?

• Werkweek:36 uur (32 uur bespreekbaar).
• Contract:Jaarcontract met intentie tot vast dienstverband.
• Salaris:Schaal9van de CAO Gemeenten (€3.568 - €5.096) bruto p/m bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
• Voorzieningen:Uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid.
• Extra’s:Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
• Vergoeding OV:Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig.
• Ontwikkeling:Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één.
• Werk-privëbalans:Hybride werken is mogelijk; Maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.

Zo ziet jouw nieuwe team eruit:

Je werkt vanuit het team Projecten binnen de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling. In dit team wordt gewerkt aan projecten in de openbare ruimte en diverse gebiedsontwikkelingen. Je werkt samen met projectmanagers, projectleiders, omgevingsmanagers, privaat juristen, financieel adviseurs projecten, adviseur projectbeheersing, planeconomen, risico- en planningsmanagers en projectondersteuners.

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 éùen gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden. De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, ’s-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stedelijke karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreeren.

Heb je nog inhoudelijke vragen over deze functie? Neem dan contact op met Sylvia Kort (Teammanager Projecten) op 06-38712505. [e-mail]

Een VOG maakt onderdeel uit van de procedure.