Functioneel beheerder Zaaksysteem

gemeente Hilversum; Hilversum; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Uitstekende pensioenopbouw ABP (70%)}

IKB 17,05% per jaar

Reiskosten OV (2e klas)

Opleidingsmogelijkheden via Hilversum‑

Hybride werken

Job summary

Gemeente Hilversum is op zoek naar een ervaren Functioneel Beheerder Zaaksysteem. Je bent aanspreekpunt voor functioneel beheer van ons Xxllnc-zaaksysteem, Case genoemd, en zorgt dat gebruikers hun werk goed kunnen uitvoeren.

Je vertaalt wensen naar duurzame oplossingen en blijft aansluiting houden bij de dagelijkse praktijk. Je beheert het systeem op diepgaand niveau en fungeert als sparringpartner voor gebruikers en proceseigenaren.

Qualifications

• HBO-niveau vereist.
• Meerdere jaren ervaring als functioneel beheerder van een zaaksysteem.
• Ruime kennis van zaakgericht en procesgericht werken.
• Kennis van informatiebeheer en archivering.
• Ervaring met servicemanagementprocessen en tooling, bijvoorbeeld Topdesk.
• Ervaring met het zaaksysteem van Xxllnc is een pré.

Responsibilities

• Functioneel beheren, inrichten en doorontwikkelen van het Xxllnc-zaaksysteem.
• Ondersteunen en adviseren van gebruikers uit de hele organisatie.
• Inventariseren van gebruikerswensen en vertalen naar functionele oplossingen.
• Testen, implementeren en begeleiden van wijzigingen en nieuwe functionaliteiten.
• Bewaken van de samenhang met koppelingen en andere applicaties.
• Opstellen en onderhouden van werkinstructies, beheerinformatie en documentatie.
• Signaleren en realiseren van verbeteringen in processen en werkwijzen.
• Afstemmen met de leverancier en interne betrokkenen over incidenten, wijzigingen en ontwikkelingen.
• Bijdragen aan projecten waarin het zaaksysteem of zaakgericht werken een rol speelt.

Skills

Ervaring functioneel beheerder

Zaaksysteem kennis

Zaakgericht / procesgericht werken

Informatiebeheer en archivering

Servicemaanagement & Topdesk

Xxllnc zaaksysteem ervaring

Education

HBO-niveau

Tools

Topdesk

Xxllnc zaaksysteem

Job description

Als ervaren functioneel beheerder, met kennis van zaakgericht werken, weet jij hoe je een zaaksysteem optimaal laat aansluiten op de behoeften van gebruikers. Wij hebben de vacature die daar precies op aansluit!

Wat houd je functie in?

Als Functioneel beheerder Zaaksysteem ben jij het aanspreekpunt voor het functioneel beheer van ons Xxllnc-zaaksysteem, dat wij Case noemen. Je zorgt ervoor dat gebruikers hun werk goed kunnen uitvoeren, signaleert verbeterkansen en vertaalt wensen vanuit de organisatie naar praktische en duurzame oplossingen.

Je beheert het systeem op diepgaand niveau en begrijpt ook de processen die erachter zitten. Daardoor ben je een waardevolle sparringpartner voor gebruikers, proceseigenaren en collega’s. Je maakt gemakkelijk contact, luistert goed naar wat gebruikers nodig hebben en zorgt ervoor dat het zaaksysteem blijft aansluiten op de dagelijkse praktijk.

Dit zijn jouw kerntaken als Functioneel Beheerder Zaaksysteem:

• Functioneel beheren, inrichten en doorontwikkelen van het Xxllnc-zaaksysteem.
• Ondersteunen en adviseren van gebruikers uit de hele organisatie.
• Inventariseren van gebruikerswensen en deze vertalen naar functionele oplossingen.
• Testen, implementeren en begeleiden van wijzigingen en nieuwe functionaliteiten.
• Bewaken van de samenhang met koppelingen en andere applicaties binnen de informatievoorziening.
• Opstellen en onderhouden van werkinstructies, beheerinformatie en documentatie.
• Signaleren en realiseren van verbeteringen in processen en werkwijzen.
• Afstemmen met de leverancier en interne betrokkenen over incidenten, wijzigingen en ontwikkelingen.
• Bijdragen aan projecten waarin het zaaksysteem of zaakgericht werken een belangrijke rol speelt.

Wat breng je mee en welke competenties zijn belangrijk?

• Hbo-werk- en -denkniveau.
• Meerdere jarenaantoonbare ervaring als functioneel beheerdervan een zaaksysteem.
• Ruime kennis van en ervaring met zaakgericht en procesgerichtwerken.
• Kennis van informatiebeheer en archivering.
• Ervaring met servicemanagementprocessen en bijbehorende tooling, bijvoorbeeld Topdesk.
• Ervaring met het zaaksysteem van Xxllnc is een grote pré.

Dit zijn de belangrijkste competenties voor deze functie:

• Analytisch vermogen - Je overziet de samenhang tussen processen, applicaties en gebruikersbehoeften en brengt hierin structuur aan.
• Klantgerichtheid - Je bent gemakkelijk benaderbaar, luistert goed en denkt vanuit wat gebruikers nodig hebben om hun werk te kunnen doen.
• Samenwerken en verbinden - Je zoekt actief contact met gebruikers, collega’s en leveranciers en werkt samen aan passende oplossingen.
• Proactiviteit - Je signaleert kansen en knelpunten vroeg en komt zelf met voorstellen voor verbetering.
• Communicatieve vaardigheden - Je maakt complexe informatie begrijpelijk en stemt je communicatie af op verschillende gebruikers en gesprekspartners.
• Zorgvuldigheid - Je werkt gestructureerd, houdt documentatie op orde en hebt oog voor kwaliteit en continuïteit.

Zo ziet jouw nieuwe team eruit:

Je wordt onderdeel van het team Functioneel Beheer Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit functioneel beheerders, Business IT-regisseurs en recordmanagers, totaal ruim 20 collega's. Binnen het sub-domein Generieke Systemen werk je samen met zes collega’s aan onder andere het zaaksysteem, documentgeneratie, servicemanagement, scanapplicaties en koppelingen met andere systemen.

We zijn een team waarin we kennis delen, elkaar helpen en samen verantwoordelijkheid nemen voor goed beheer. We vinden het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, maar ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt. Er is ruimte voor eigen inbreng, ontwikkeling en werkplezier.

Wat kun je van ons verwachten?

Werkweek: 36 uur (32 uur bespreekbaar).
Contract: Jaarcontract met intentie tot vast dienstverband.
Salaris: Schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3.568 tot €5.096 bruto p/m bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
Voorzieningen: Uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid.
Extra's: Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
Vergoeding OV: Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig.
Ontwikkeling: Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één.
Werk-privébalans: Hybride werken is mogelijk; Maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Bergbehouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.