Projectintaker & Opdrachtadviseur Openbare Ruimte

Gemeente Zoetermeer; Zoetermeer; On-site; EUR 72,000 - 80,000; Part time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een Projectintaker & Opdrachtadviseur voor het team Ontwerp & Realisatie binnen de afdeling Stadsbeheer. Je vertaalt aanvragen van interne opdrachtgevers naar heldere, uitvoerbare opdrachten met duidelijke scopeafspraken en risico-inzichten.

Je bent de schakel aan de voorkant, eigenaar van de scope tot aan overdracht naar de projectleider. Je werkt nauw samen met de teammanager, unitmanagers en collega's en krijgt ruimte om de rol verder vorm te geven en te ontwikkelen.

Qualifications

• Wo werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring met projectmatig werken binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met opdrachtvorming en projectvoorbereiding is een pré.

Responsibilities

• Het voeren van intakegesprekken voor nieuwe projecten en werkzaamheden.
• Het opstellen van projectopdrachten en interne offertes.
• Het vastleggen en bewaken van scope, uitgangspunten, risico's en afhankelijkheden.
• Het verzorgen van een volledige en warme overdracht naar projectleiders.
• Adviseren over instroom, opdrachtkwaliteit en prioriteringsvraagstukken.
• Verbeteren van processen rondom intake, opdrachtvorming en projectmatig werken.

Job description

Wil jij aan de voorkant van projecten het verschil maken? Krijg jij energie van het scherp krijgen van de vraag achter de vraag, het verbinden van belangen en het creëren van duidelijkheid voordat een project start? Als Projectintaker & Opdrachtadviseur binnen team Ontwerp & Realisatie zorg jij ervoor dat nieuwe initiatieven worden vertaald naar heldere, uitvoerbare projectopdrachten. Je zorgt voor duidelijke scopeafspraken, inzicht in risico's en een eerste beeld van de benodigde expertise. Je bent geen projectleider in de uitvoering, maar juist de schakel aan de voorkant. Dankzij jouw werk starten projecten met duidelijke kaders, realistische verwachtingen en minder verrassingen tijdens de uitvoering. Daarmee draag je direct bij aan soepelere projecten en een kortere doorlooptijd. Deze functie is nieuw binnen Ontwerp & Realisatie. Dat betekent dat je niet alleen een belangrijke rol speelt in de voorbereiding van projecten, maar ook veel ruimte krijgt om samen met de teammanager, unitmanagers en collega's de functie verder vorm te geven en door te ontwikkelen.

• Werken bij Zoetermeer
• Stadsbeheer
• €6.422
• Schaal 11
• 24 - 36 uur

Jouw uitdaging

Als Projectintaker & Opdrachtadviseur ben je verantwoordelijk voor de intake en opdrachtvorming van nieuwe projecten en werkzaamheden binnen team Ontwerp & Realisatie. Je zorgt ervoor dat aanvragen van interne opdrachtgevers worden vertaald naar heldere, uitvoerbare projectopdrachten met duidelijke scopeafspraken, inzicht in risico's, afhankelijkheden en een eerste inschatting van de benodigde expertise. Je voert intakegesprekken, helpt opdrachtgevers bij het concretiseren van hun vraag en stelt projectopdrachten en interne offertes op. Daarbij ben jij eigenaar van de scope en de kwaliteit van de opdracht tot aan de overdracht naar de projectleider. Wanneer een aanvraag nog onvoldoende duidelijk is, durf je deze terug te leggen voor verdere uitwerking.

Je hebt invloed op de afspraken over de opdracht en scope. Vervolgens wordt de maakbaarheid en beschikbare capaciteit getoetst door de planningsadviseur. Samen zorgen jullie ervoor dat projecten alleen starten wanneer zowel de opdracht als de capaciteit voldoende helder zijn. Daarnaast adviseer je de teammanager over de instroom van nieuwe initiatieven, de kwaliteit van projectopdrachten, mogelijke risico's en kansen voor verbetering. Je bent sparringpartner voor opdrachtgevers, projectleiders en management en draagt bij aan de verdere professionalisering van projectmatig werken binnen het team. Concreet houd je je bezig met:

• Het voeren van intakegesprekken voor nieuwe projecten en werkzaamheden;
• Het opstellen van projectopdrachten en interne offertes;
• Het vastleggen en bewaken van scope, uitgangspunten, risico's en afhankelijkheden;
• Het verzorgen van een volledige en warme overdracht naar projectleiders;
• Het adviseren over instroom, opdrachtkwaliteit en prioriteringsvraagstukken;
• Het verbeteren van processen rondom intake, opdrachtvorming en projectmatig werken.

Dit zijn wij

Je komt te werken bij team Ontwerp & Realisatie van de afdeling Stadsbeheer. Wij ontwerpen en realiseren projecten in de openbare ruimte van Zoetermeer en leveren daarbij hoogwaardige ingenieursdiensten aan onze interne opdrachtgevers. Samen werken we aan een veilige, duurzame en toekomstbestendige leefomgeving voor inwoners en bezoekers van de stad. Dat doen we in nauwe samenwerking met opdrachtgevers, andere gemeentelijke teams en externe partners.

Binnen ons team staan betrouwbaarheid, samenwerking en professionaliteit centraal. We vinden het belangrijk dat projecten starten met duidelijke afspraken en realistische verwachtingen. Daarom investeren we in een professionele inrichting van intake, opdrachtvorming en portfoliosturing. De functie van Projectintaker & Opdrachtadviseur is hierin nieuw. Je krijgt veel ruimte om samen met de teammanager, unitmanagers en collega's de rol verder vorm te geven en een belangrijke bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van onze organisatie.

Dit ben jij

Jij combineert analytisch vermogen met organisatiesensitiviteit. Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden, stelt scherpe vragen en durft duidelijkheid te creëren wanneer verwachtingen, belangen of opdrachten nog onvoldoende scherp zijn. Je bent procesgericht én mensgericht. Je kunt goed schakelen tussen verschillende gesprekspartners, bouwt makkelijk relaties op en weet anderen mee te nemen in jouw adviezen. In complexe situaties blijf je rustig, gestructureerd en oplossingsgericht. Je krijgt energie van het creëren van overzicht, het aanbrengen van structuur en het verbeteren van processen. Daarbij vind je het leuk om mee te bouwen aan een nieuwe functie en werkwijze binnen het team.

Dit neem je mee

• Wo werk- en denkniveau;
• Ervaring met projectmatig werken binnen een complexe organisatie;
• Ervaring met opdrachtvorming, projectvoorbereiding, programmamanagement, portfoliomanagement of advisering;
• Het vermogen om complexe vraagstukken te vertalen naar duidelijke opdrachten en afspraken;
• Ervaring met het adviseren van management en opdrachtgevers;
• Sterke analytische en communicatieve vaardigheden;
• Bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor verschillende belangen;
• Lef om kritische vragen te stellen en duidelijke keuzes bespreekbaar te maken;
• Ervaring met MS Project of vergelijkbare planningsinstrumenten is een pré

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Projectmanager B (Schaal 11).